Komponente e-pošte: sa stajališta korisnika, tehnički, u poslovnoj korespondenciji

E-mail, zahvaljujući velikom broju prednosti nad papirnatim slovima, odavno je postao jedan od glavnih vrsta komunikacije. Međutim, kao i mnoge druge tehnološke inovacije, ova vrsta komunikacije ima svoja pravila. Unatoč činjenici da je komunikacija putem internetske pošte postala sastavni dio mnogih sfera života, većina korisnika neće moći odgovoriti na pitanje o tome što su komponente e-pošte.

Struktura e-pošte iz perspektive korisnika

Elektronske poruke istodobno i slično, i vrlo različite od uobičajene starije generacije papirnih slova. No, bez obzira na uslugu pošte, struktura e-pošte uvijek je ista. Navedimo komponente e-pošte, ukratko opisujući svaku od njih:

1. Polje "To". Ovo polje navodi adresu primatelja. Ako postoji nekoliko primatelja, odvojite ih točkom sa zarezom.
2. Polje "Predmet slova". U mnogim uslugama pošte smatrat će se obaveznim. I korisnicima će lakše pronaći pismo ako je tema ispravno navedena u njemu.
3. Tijelo pisma. Tijelo slova glavni je tekst.

Skrivene komponente e-pošte

Pogledali smo vidljivu strukturu pisma. Pored elemenata vidljivih golim okom, komponente e-pošte također se mogu pripisati sljedećim poljima:

• od kojih (ovo polje se automatski popunjava);
• kopija (uz glavni primatelj, kopija pisma šalje se nekome drugome);
• skrivena kopija (upotrijebljena u slučaju da se kopija pisma treba poslati bez obavještavanja glavnog nositelja adrese o tome);
• ulaganja.

Komponente e-pošte s tehničkog gledišta

S tehničkog gledišta, bilo koja e-pošta uključuje i sljedeće komponente:

1. Zaglavlja, ili, kako se zovu, omotnice SMTP-protokola. Ta zaglavlja mogu biti dio tijela slova i možda neće biti uključena u nju. To jest, moguće je da poslužitelj e-pošte ima više informacija nego što je naznačeno u tijelu poruke. Zaglavlje sadrži adrese pošiljatelja, primatelja i adresu šaljećeg čvora.
2. Sama poruka, koja se na jeziku SMTP-protokola zove Data. Ona je, pak, podijeljena na:

• naslov slova - analogno papirnoj pošti koja sadrži informacije o poslužiteljima pošte koji su prošli pismo i neke druge informacije;
• tijelo slova je tekst samog pisma.

Struktura e-pošte za poslovnu korespondenciju

Ako do sada bilo je pitanje strukture E-mail s tehničke točke gledišta, sada razmotriti elemente ispravno sastaviti od strane e-maila na popravak, jer svaki zagriženi tvrtka pokušava u skladu s općeprihvaćenim standardima komunikacije.

Iako postoji velik broj različitih klasifikacija elektroničkih poruka, oni su podijeljeni u dvije skupine prema strukturi dizajna. Prva skupina - slova-komunikacija, oni se koriste tijekom rada. Druga su pisma sporazuma: poruke sažete na sastanak naznačuju rokove za obavljanje posla i druge važne aspekte kako bi se objasnile postupke potrebne za svaku od stranaka.

Navedimo komponente svake vrste e-pošte zasebno.

Pismo komunikacije

Njegova struktura mora sadržavati:

1. Predmet pisma. U ovom polju najbolje je naznačiti točno ono što očekujete od strane domaćina, na primjer, dogovaranje vremena sastanka, popis pitanja koja treba razmotriti i tako dalje.
2. Dobro došli. Čak i ako se pismo namjerava poslati na više osoba, etika poslovne komunikacije pretpostavlja obvezno pozdravljenje adresata.
3. Sadržaj poruke. Stvarni tekst e-pošte, u kojem je zahtjev što specifičniji.
4. Korporativni potpis. Stavka koju mnogi zaboravljaju. Ispravno sastavljen potpisni predložak sadrži naziv i autorov naslov, podatke o kontaktu (telefonski broj, veze na web stranicu tvrtke, e-poštu itd.). Potpis može varirati ovisno o pravilima i propisima koje je organizacija usvojila.
5. Polja "To" i "Copy". Oni su navedeni posljednji ne slučajno - punjenje ih na posljednjem mjestu, isključujete mogućnost slanja nedovršene ili nepotvrđene poruke.

Pismo ugovora

Kao što je gore već spomenuto, ova vrsta e-pošte koristi se za sažetak sastanka, označavanje akcijskog plana s obje strane i popravljanje rokova. Takva su pisma vrsta "protokola" sastanaka i omogućuju vam jednostavno strukturiranje informacija. Pismo ovog tipa izrađeno je prema planu:

1. Dobro došli. Ako je broj sudionika na sastanku, sa rezultatima koji su sažeti u pismu, bio mali, možete sve navesti po imenu ili koristiti općenitu vrstu pozdrav.
2. Ponovite svrhu sastanka, čiji rezultati su sažeti u pismu.
3. Popis pitanja o kojima je raspravljano tijekom sastanka. Za svako pitanje naznačeni su dogovoreni sporazumi, odluke i uvjeti izvršenja.
4. Popis pitanja koja ne zahtijevaju hitno rješenje, ali ih ne možete previdjeti.
5. Pojašnjenje mišljenja sudionika sastanka - je li sve uzet u obzir?
6. Potpisano predloškom.