Popis za provjeru - što je ovo? Kako sastaviti popis za provjeru?

Da biste bili na vrijeme da učinite sve, ne zaboravite ništa i ne pogriješite! Bit ćete iznenađeni, ali s takvim mislima mnogi moderni ljudi idu na spavanje ili ustanu ujutro. Koje se metode i sredstva ne koriste za povećanje profesionalne i osobne produktivnosti. Netko stavlja alarmne satove i podsjetnike na osobne elektroničke uređaje, a netko "na staru modu" zalijepi sve oko sebe šarenim naljepnicama. Ali postoji i jedna stvarno zgodna opcija koja radi - popis za provjeru. Što je to i je li to čarobni alat za sve?

Magic liste potvrđene u letovima

Vjeruje se da su u početku počeli upotrebljavati kontrolne liste u zrakoplovstvu. Kontrola zrakoplova uključuje niz obavljanja brojnih složenih operacija u određenom slijedu. I bez sustava podsjetnika, čak i iskusni pilot s pomoćnikom može pogriješiti, a pogreške u takvom slučaju mogu imati ukupne posljedice. Zato, kao dodatni "osiguratelj" avijati za svaki let nudimo popis za provjeru. Što je ovo? Zapravo, popis koji se sastoji od pojedinih radnji potrebnih za izvođenje, u ovom slučaju organiziranog u ispravnom redoslijedu. Budući da ovaj alat savršeno radi u zrakoplovstvu, također su ga koristili civili, čija su zanimanja daleko od zrakoplovstva.

Tko će biti korisni popis za provjeru i za što?

Dnevni podsjetnici korisni su za svakoga tko želi povećati osobnu produktivnost. Upravljanje vremenom je područje znanja, čije osnovne principe i tehnike mogu jednako uspješno koristiti i vođa, početni poduzetnik i svaka kućanica. Samo se specifičnosti mijenjaju, jer svaka vrsta aktivnosti ima svoju specifičnost. U svojoj standardnoj verziji, kontrolni popis je popis radnji i zadataka. Ali, ako je potrebno, možete ga izraditi u obliku popisa pojedinih stavki. Mnogi su shopping liste - a to je, u stvari, također, provjeriti popise, kao i bilo koji recept, piše kolumnu u obliku komponentama pribora s preporukama za doziranje. Usput, gotovo svi ugostiteljski objekti takvi podsjetnici su visi u kuhinji za kuhara, tako da oni mogu kuhati brže koristiti savjete dijelove težinu i svaki proizvod koji će se koristiti u određenom pladnju. Najčešće je popis za provjeru izrađen za jednu osobu, ali ako određeni zadatak riješi grupa osoba, popis će također pomoći. U tom slučaju potrebno je razbiti poslovni / krajnji cilj u podrazrede, od kojih će svaki obavljati jedan zaposlenik. Zatim se svaki zadatak dodjeljuje određenom izvođaču i, ako je potrebno, on ga sami fiksira u fazama svoje osobne kontrolne liste.

Opća pravila za izradu

Ako želite postati produktivniji i upravljati više bez nepotrebne buke, vrijeme je da pokušate napraviti svoj prvi popis čekova. Takav plan trebao bi imati jasnu strukturu i atraktivan izgled. Također je poželjno promatrati vremenski slijed (možete ga napustiti ako su sve zadaće neograničene). Izbjegavajte dugačke odlomke, poželjno je da svaki zadatak bude izražen u 3-4 riječi i svakako koristite glagole. Kako sastaviti popis za provjeru koji će raditi? Jednostavno - odaberite format koji vam odgovara: papir, bilješku u telefonu ili datoteka na računalu. U svemu, trebali biste imati dva stupca, prvi će se broj zabilježiti, a zadatak će biti formuliran, a drugi će biti postavljen kvačicom dok se izvršava. Stručnjaci savjetuju da ne brišu izvršeno poslovanje, odnosno ih označavaju oznakama ili križevima.

Formulirajte zadatke ispravno

Da bi vaši kontrolni listi stvarno počeli raditi, važno je naučiti ispravno formulirati zadatke. Slučajevi koji se redovito provode ne mogu se opisati u podstavcima, ali jednokratni poslovi i upute trebaju biti podijeljeni u podstranice. Na primjer: poželjno je zapisivanje pregovora s novim klijentima s najmanje 3 zapisa, ističući one teme koje trebate raspravljati. Ako trebate poslati dnevno izvješće, napišemo zadatak s jednim elementom. Obavezno zapišite sve što stvarno zaboravite. Da biste smanjili vrijeme za poslovanje, možete također napraviti detaljne napomene u kontrolnom popisu, na primjer, unijeti kontaktne podatke onih s kojima namjeravate kontaktirati.

Korisni savjeti

Neki poslovni planeri preporučuju se da pišu na kontrolni popis kao da već postoje. Prema tome, nije potrebno napisati "helliplip", već "hellip-.complex!". Ovo je relativno djelotvorno, u smislu psihologije, recepcije, ali će trebati neko vrijeme da se navikne. Također je prikladno koristiti sustav označavanja. Odaberite najprikladniju opciju za sebe: tekstualni označitelji, podcrtano. No pokušajte se ne uključiti u dodjelu, inače ćete dobiti previše šarene i svijetle check-liste. Popunjavanje popisa obveza obavlja se u jednoj boji, a za odabir koristite najviše dvije boje, označavajući najvažniju stvar.

Ne pokušavaj sve uhvatiti

Popularno pitanje među onima koji tek počinju raditi s popisima slučajeva: check-list - što je to, radni plan tjedan dana ili dnevni? Dugoročni ciljevi i aktivnosti moraju se zasebno zabilježiti. Popis za provjeru je mini-popis, izračunan za jedan dan. Ukupni broj stavki ne smije biti veći od 20 godina. Inače, vi ili propustite ili ste preplavljeni, a ove dvije mogućnosti nemaju nikakve veze s produktivnošću. Izrada popisa čekanja može postati redovna večer ili jutarnji ritual. Na kraju dana, vrijeme je da pogledate popis i provjerite jesu li svi slučajevi dovršeni u pravom iznosu.

Potrebna je potvrda

Dakle, pretpostavimo da ste završili s sastavljanjem prvog popisa čekova. Što dalje? Jednostavno, sad je vrijeme da ga pažljivo pročitate i provjerite. Prvo, važno je stvarno zaboraviti ništa i ne propustiti. Drugo, tijekom provjere možete podesiti nešto i dodati je ako je potrebno. A samo ako vam sve odgovara možete raditi na popisu čekova. Pokušajte ne zaboraviti pravovremeno stavljati bilješke o provedbi posla. Ako vam se čini da je stvaranje kontrolnih popisa dugo i teško, žurno ćemo vas odvratiti. Za praktičnost možete pohraniti neke predloške, na primjer, popise za prikupljanje stvari na poslovnom putu ili osnovne zadatke za svaki dan (pod uvjetom da se ponavljaju). U prosjeku, popunjavanje popisa provjere ne više od 10 do 15 minuta zajedno s potvrdom, važno je samo odabrati vrijeme kada se nitko neće ometati.

Alat za analizu

Popis za provjeru nije samo alat za podsjećanje i povećanje produktivnosti. Također možete koristiti popise obveza u korporacijskom okruženju. Voditelj može napraviti popis za provjeru svojih podređenih, a uz njihovu pomoć nadgledati i kontrolirati proces ostvarivanja zadataka. Ovaj alat će također biti koristan u slučaju da tek počinjete raditi na sebi, tražeći najprikladnije metode i mogućnosti za distribuciju dnevne aktivnosti. U tom slučaju, također je potrebno provjeriti broj ili postotak dovršenih slučajeva i neriješenih zadataka dnevno, a zatim sljedeći dan stvoriti novi program na temelju rezultata. Ispada da je pitanje: "Check list - što je to?" Može odgovoriti na sljedeći način: instrument za podizanje i procjenu produktivnosti.