Što je elektronički dokument?

Razina informatizacije danas zahtijeva prijelaz na "bez papira" uredskog rada. Temelji se na elektroničkom dokumentu koji, za razliku od tradicionalnih, karakterizira niz novih svojstava i značajki. Do sada nema jedinstvene definicije ovog fenomena u zakonodavstvu ili u znanstvenom svijetu Rusije.

Koncept "elektronskog dokumenta" pojavio se već sedamdesetih godina. Tako su počeli zvati "strojno čitljivi dokumenti". Njihova je osobitost da se oni moraju stvoriti uz pomoć računalne tehnologije i biti prikladan za obradu na računalu. Istodobno, obvezni preduvjeti se formalno određuju redoslijedom utvrđenim za sve dokumente.

Elektronički dokument - ovaj objekt informacije, koje se sastoje od dva obvezna dijela: 1) predmeti (ime, podaci autora, vrijeme, mjesto stvaranja itd.) i elektronički digitalni potpis - 2) glavni sadržaj, uključujući tekstualne, grafičke i numeričke podatke obrađene u kao cjelini.

Elektronički dokument mora biti potpisan kvalificirani elektronički potpis, što ga čini ekvivalentom papiru koji je potpisao vlastitim rukama. Informacije su prikazane u digitalnom (elektronskom) obliku. Podaci se mogu percipirati korištenjem računala, prenesenih putem informacijskih i telekomunikacijskih mreža, te obrađivati ​​u informacijskim sustavima. Ako je potrebno, takav dokument može steći oblik vizualnog prikaza na zaslonu i na papiru.

Upravljanje elektroničkim dokumentima - ovaj ciklus život elektroničkog dokumenti u poduzeću (u organizaciji, tvrtka) od primitka, promjena stanja (dogovorena, dovedena u obavijest, u radu, potpisana, zatvorena, itd.) prije otpisivanja u arhivu. Takav se tijek rada ponekad naziva i "tijek rada" koji karakterizira kretanje dokumenata kao pojedinačni tok pojedinačnih djela unutar određenog poslovnog procesa. sve sustav elektroničkog upravljanja dokumentima uključuje softver koji je nužan za organizaciju i podršku životnog ciklusa takvih dokumenata.

Elektronički tijek dokumenata i dokumenata na svojoj osnovi ima brojne prednosti u usporedbi s tradicionalnim. Oni omogućuju zaposlenicima organizacije da kontroliraju ne samo svoje radno mjesto nego cjelokupni proces. Korištenje elektronske arhive mnogo je prikladnije od papira. Dokument možete pronaći za nekoliko minuta, vrijeme za njegovo usklađivanje i izvršenje smanjuje se. Općenito, to je ekonomičnije od papira. Postoji dosta programa elektroničkog upravljanja dokumentima (Motive, E1 Euphrates, DocsVision, 1C: Upravljanje dokumentima itd.).

Do danas postoji inozemno iskustvo u reguliranju odnosa u području elektroničkog dokumenta u pravnom smislu. U Rusiji problem reguliranja tih odnosa nikad nije dobio zakonodavstvo, iako su pokušaji donošenja odgovarajućeg zakona (2005.). Usvajanje zakonodavnog akta o ovakvoj vrsti dokumenta jedno je od najizravnijih područja zakonodavne regulacije.