Glavni zahtjevi dokumenata

Dokumenti su sastavni dio našeg života. Naše rođenje potvrđuje dokument, svaka faza života povezana je s službenim novinama, a čak i smrt dokumentirana. Glavni element dokumenta bilo koje vrste je preduvjet. O njima se raspravlja kasnije.

Zahtjevi dokumenata su njihovi elementi, koji omogućuju procjenu svrhe, vrste i stupnja važnosti rada. Trenutno, naša zemlja je usvojila Uniform državnog standarda (GOST 351 141 1998), koja određuje ne samo broj detalja, kao takav, ali i uvjete za njihovu registraciju, kao i regulira kombinaciju različitih vrsta dokumentacije.

Vrsta dokumenta određuje stupanj njegove važnosti, svrhe. Oni zauzvrat određuju broj i mjesto pribora. Općenito, dokumenti se mogu podijeliti u dvije široke kategorije: službene i osobne.

Osobni predstavljaju rezultat ljudske aktivnosti. To uključuje pisma i memoare, fotografije i bilješke. Takvi dokumenti su vrijedni samo za određenu osobu ili krug ljudi, najčešće nemaju pravnu snagu.

Službeni dokumenti uključuju razne administrativne i regulatorne akte, namijenjen za izvršenje unutar jedne organizacije ili zemlje kao cjeline (uredbama, zakoni, propisi, protokoli, itd), kao i službene osobne dokumente (osobne iskaznice, dokumenti koji potvrđuju civilni status, status itd.).

Zahtjevi dokumenata glavni su element njihove službene raznolikosti. Kao što je gore već spomenuto, to je status i svrha službenog dokumenta koji određuje broj konstitutivnih elemenata.

U zasebnoj kategoriji možete odrediti glavne preduvjete za dokumente. Kao što slijedi iz samog imena ove kategorije, oni su skup elemenata koji su nužno prisutni u službenom radu. Najsvjetličniji skup osnovnih preduvjeta odražava oblik ili oblik dokumenta. U njima se prikupljaju predmeti dokumenta, bez kojih će se smatrati netočnim. Među njima:

• državni amblem i / ili logotip tvrtke;
• naziv organizacije (potpuna i ako je dostupna, skraćeno);
• referentni podaci. Valja napomenuti da odredbe standarda ne sadrže jasne upute o potpunosti sadržaja tih podataka. Stoga, dovoljno je navesti samo pravnu adresu i kontakt telefone. Međutim, oni često uključuju i bankovni detalji;
• naziv vrste dokumenta;
• autor i podaci o osobi kojoj je dokument poslan;
• datum i registracijski broj;
• zaglavlje;
• stvarni tekst dokumenta;
• potpis voditelja poduzeća ili autora.

Ove pojedinosti dokumenta nisu jedine. Osim osnovnih elemenata, može sadržavati različite markere hitnosti i tajnosti, suglasni ili odobrenje (inače poznat kao „lešinara” i „vizu”).

Naprotiv, mnogi dokumenti imaju moć i bez nekih od gore navedenih elemenata. Dakle, oni koji su namijenjeni internom prometu, ne smiju sadržavati referentne podatke o organizaciji, a ne bez njih.

Pojedinosti o dokumentima, njihovo nadležno distribucije i vrijeme u skladu sa standardom, ne samo govoriti o pismenosti izvršne odgovorne za sastavljanje dokumenta, ali i visokog statusa organizacije.