Što je dokument? Vrste organizacijskih dokumenata. Upravljanje ljudskim resursima

Izrada papira rješava bilo koje privatno i državno poduzeće. Bez nje jednostavno je nemoguće voditi zapise. Pri radu često koriste izraze poput „normativka”, „okvire”, „oblik”, „uzorak”, „dokument”. Vrste dokumenata podijeljene su u nekoliko vrsta, ovisno o svrsi. Razmotrimo osnovne elemente, a više ćemo se zaustaviti u radu osoblja.

vođenje evidencije

Djelovanje bilo koje organizacije je nemoguće bez dokumentarne pratnje. Osim specifičnih knjigovodstvenih i osobnih radova, postoji i niz drugih. Svi su podijeljeni u određene tipove i imaju odgovarajuću vrstu. Razmotrite što znači koncept "dokumenta". Vrste dokumenata bilo kojeg sadržaja vrlo su slične jedna drugoj zbog prisutnosti istih elemenata. Informacije, formalizirane prema jedinstvenim zahtjevima, omogućuju sistematizaciju podataka i uvelike pojednostavljuju aktivnost organizacije. Ispod je popis atributa koji su prisutni na glavnim dokumentima organizacije, bez obzira na to jesu li obavljeni u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Potrebni elementi dokumenta

Sve izdane regulatorne informacije moraju biti u skladu s posebnim zahtjevima izgleda i sadržaja. Dokument mora sadržavati niz atributa:

- Datum. Relevantnost informacija predstavlja ovaj glavni pokazatelj.

- Broj. Obično se izrađuje prema odobrenoj nomenklaturi ili se može izravno izmijeniti zajedno s drugim pokazateljima, primjerice datumom.

- Naziv tijela koje je stvorilo dokument. U pravilu ti se podaci u jednoj organizaciji ne mijenjaju, samo je naznačena strukturna pripadnost.

- Ispis. Njegova odsutnost na dokumentu čini ga nesposobnim. U većini slučajeva na dokumentu taj je element neodvojivo povezan sa sljedećim atributom.

- Potpis. Ovjeravanje informacija na taj način glavna je potvrda ispravnosti podataka. No, priručnik ili elektronski "udar" službenika na dokumentu nije dovoljan. Službeni stupanje na snagu u većini slučajeva javlja se samo ako postoji pečat.

- Pečat. Nema takve pravne snage kao pečat. Sadrži informacije o naziv organizacije i njezine preduvjete. No, njegova je glavna svrha zapisati podatke poslane stavljanjem datuma i serijskog broja.

Oblici dokumenata za interakciju s drugim organizacijama

Treba uzeti u obzir sve informacije koje dolaze u vanjsko okruženje ove organizacije i obično se nazivaju odlazna korespondencija. Glavni atributi tih dokumenata su pečat, pečat i potpis. Navedeni datum bilježi se u posebnim časopisima, što čini računovodstveni sustav. Glavni oblici dokumenata za interakciju s drugim organizacijama uključuju poslovne pisma, žalbe, pritužbe. Računovodstvo za primitak takvih radova kao i dolazna korespondencija provodi se iu obliku registracije s dodjeljivanjem datuma i broja.

Interni dokument. Vrste dokumenata koji reguliraju djelatnost organizacije i odnose s zaposlenicima

Razmatranje interakcije unutar poduzeća očituje se u jednoj od oblika slanja prometa i informacija:

1. Unutarnji regulatorni i trenutni dokumenti. To uključuje radnje, naloge, zapisnike i druge dokumente koji reguliraju i odražavaju aktivnosti organizacije.

2. Tip papira "organizacija-radnik". Bilo koji od njih može se nazvati općim konceptom "osobnog dokumenta". Vrste dokumenata za računovodstvo osoblja podijeljeni su u dvije vrste interakcije:

- od organizacije do zaposlenika;

- od zaposlenika do organizacije.

Osnovna lista sadrži izjave, narudžbe, protokole, zakoni, uredbe, punomoći, životopis, itd Uzorci tih kategorija dokumenata unutar svake organizacije može se razlikuju jedni od drugih, ali još uvijek tipična za njegov sadržaj. Računovodstveni postupci moraju se provoditi na općim zahtjevima. Na popisu obveznih dokumenata kadrovskoj uključuju:

- Lokalni normativni akti. Oni uključuju: raspored, osoblje, rasporedi blagdana, pravila postupka, dokumente za obradu osobnih podataka zaposlenika, računovodstvo naknade za rad.

- Trenutni dokumenti. To su ugovori, podaci o registraciji, zapisnici i obrađeni sati, administrativne informacije itd.

Svi dokumenti organizacije su uključeni u nomenklaturu i imaju odgovarajući kôd.

Virtualni dokumenti

Zahvaljujući suvremenom tehničkom napretku, upravljanje slučajevima postalo je potpuno automatizirano. Zapravo, tijek rada je 100% elektronički u svim organizacijama. No, istodobno je značajan dio još uvijek tiskan na papiru. Uvođenjem prava na elektronički potpis i njegovu legalnu zakonitost planira se u potpunosti napustiti materijalne nositelje informacija u budućnosti. To znači da će poslovna komunikacija i razmjena podataka biti virtualni. To će znatno uštedjeti vrijeme i smanjiti duljinu razdoblja za kretanje vrijednosnih papira između organizacija.