Учитываем командировочные расходы

При уплате НДФЛ предприниматели имеют право на уменьшение налоговой суммы в размере суммы расходов, затраченных на служебные командировки. Командировочные расходы при этом подлежат обязательному документальному подтверждению. Перечень расходов, относимых на командировочные нужды, предприниматель определяет самостоятельно. Командировкой признается поездка сотрудника, целью которой является выполнение им служебного задания. Трудовой кодекс выступает гарантом возмещения работнику всех затрат, связанных с проездом, пребыванием и проживанием во время выполнения производственного задания.

Факт направления сотрудника в командировку должен быть документально подтвержден следующими документами: локальным приказом, командировочным удостоверением и служебным заданием. В этих документах указывается место, время и цель служебной поездки. Обязательным условием компенсации понесенных расходов служит командировочное удостоверение. В день убытия работника сотрудник организации проставляет в командировочном удостоверении отметку о дате убытия, с обязательным заверением подписью и печатью организации. По прибытии к месту командировки, работник предъявляет командировочное удостоверение для проставления отметки о прибытии к месту командировки, уполномоченному на это сотруднику. Таким образом, в командировочном удостоверении отражаются все этапы перемещения работника.

Командировочные расходы складываются из суммы, составляющей транспортные расходы (оплата железнодорожных или авиабилетов и пр.), суммы, затраченной на проживание, и суточных.

Дополнительные командировочные расходы (суточные)

Суточные выплачиваются за любой день нахождения специалиста в командировке, сюда же входит и время, проведенное в дороге. Суточные командировочные расходы тратятся работником на его личное усмотрение, отчету эта сумма не подлежит. Размер суточных устанавливается локальным нормативным актом, исходя из финансовых возможностей предприятия, однако, расчет командировочных не должен быть ниже 700 рублей за каждый день, проведенный вне предприятия, если работник направляется в командировку в пределах страны и 2500 рублей, если командировка предстоит за границу. Бухгалтеру следует учитывать, что в случае превышения указанных сумм, разница облагается НДФЛ. Если командировка предстоит за границу, то суточные выплачиваются в валюте.

Транспортные расходы

Предприятие обязано возместить работнику траты на проезд к месту откомандирования и обратно, при этом компенсации подлежит не только стоимость билета, но и сопутствующие траты: оплата постельных принадлежностей, страховки и пр. Если до места командировки работник может добраться при помощи железнодорожного, авиа или водного сообщения, выбор способа перемещения остаётся за руководителем организации. В противном случае, работник самостоятельно решает каким образом добраться до места назначения. К командировочным расходам относится компенсация проезда на общественном транспорте в период командировки, при подтверждении факта поездки соответствующими документами. Все билеты необходимо сохранить и приложить к авансовому отчету, который сдаётся после командировки.

Командировочные расходы на проживание

Затраты на проживание подлежат компенсации при условии подтверждения их формой №3-Г, выданной гостиницей или отелем. Следует иметь в виду, что данная форма должна быть отпечатана типографским способом. Поэтому, бронируя гостиницу, желательно сразу уточнить этот момент.

По прибытии из командировки, специалист обязан представить авансовый отчет, приложив к нему все подтверждающие документы и отчет о выполнении цели командировки.