Tajni ured: organizacija i pravila poslovanja

Od sada, tajni klerikalni rad prerogativa je ne samo vladinih agencija. Dokumenti sa pečatom tajnosti danas se nalaze u gotovo svim većim komercijalnim organizacijama. Ovaj vam članak govori o pravilnom upravljanju tajnim dokumentima.

Koncept tajnosti u evidenciji

Svaka radna aktivnost, na ovaj ili onaj način povezana s tajnom ili tajnom dokumentacijom, uvijek sadrži mnoge poteškoće, probleme i rizike. Koji je razlog za to? Postoje mnogi razlozi, među kojima je osnovna banalna nesposobnost za kompetentno raditi s vrijednosnim papirima koji imaju klasifikaciju tajnosti.

Za početak, bilo bi vrijedno odlučiti što je općenito tajna. Otajstvo ima nekoliko značenja. Treba uzeti u obzir najčešu definiciju, onda bi taj koncept trebao smatrati nekom vrstom informacija dostupnih samo ograničenom krugu ljudi. Tajna ne treba biti otkrivena, ona mora biti tajna. U pravilu, tajna je uskoro izgubljena, a informacije postaju dostupne velikog broja ljudi. Sukladno tome, organizacija upravljanja tajnim zapisima postaje nepotrebna.

Sigurnosni pozdrave

Trenutačno, privatnost ima nekoliko osnovnih vrsta. Ako je riječ o tajnom uredu, jedan ili drugi način povezan s državnim poslovima, onda su svi dokumenti podijeljeni u tri glavne vrste:

• posebna važnost;
• vrhunska tajna;
• službena uporaba.

Ova klasifikacija utvrđena je posebnim saveznim zakonom od 21. srpnja 1993. "O državnim tajnama". Što je svaki od gore navedenih supova?

Traka "posebne važnosti" predstavlja najviši stupanj tajnosti. Naravno, takav status ne može se dobiti svaki dokument. Dakle, u slučaju otkrivanja ploče od posebne važnosti, može se značajno oštetiti državu ili skupinu ljudi. Zato je zaštita takvih dokumenata primjerena.

Oznaka "vrhunske tajne" također je dodijeljena dokumentima koji sadrže neku državnu tajnu. Stroga regulacija u postupanju s takvim vrstama vrijednosnih papira u ovom je slučaju osobit lik.

Griffin za "poslovnu uporabu" ne pruža dokumente s posebnom tajnošću, ali značajno ograničava njihovo korištenje. Ovakav posao tajnog ureda uspostavljen je, u pravilu, u komercijalnim strukturama.

Redoslijed klasifikacije

Redoslijed klasifikacije također utvrđuje federalni zakon o državi. tajno, gore navedeno. Prema ovom dokumentu tajni subjekt države može uključivati:

• informacije o vojnoj sferi;
• informacije o ekonomiji, tehnologiji ili znanosti;
• informacije o vanjskoj politici ili gospodarskoj sferi;
• informacije o protuobavještajnoj, operativnoj ili istražnoj aktivnosti, o protuterorističkoj politici, i tako dalje.

Kako se dokumenti razvrstavaju? Najvažnije je napomenuti dostupnost posebno ovlaštenih stručnjaka. Osobe s određenim kvalifikacijama bave se razvojem sigurnog skladištenja određenih vrijednosnih papira. Odabire se najprikladnija klasifikacija tajnosti, prema kojoj se provodi daljnji rad. Zapravo, tajno vođenje evidencije ogromna je sfera sa svojim zaposlenicima i menadžerima.

Sustavno načelo definiranja tajnosti

Za najkompetentniju definiciju stupnja tajnosti potrebno je periodično primjenjivati ​​posebna načela. Dalje ćemo govoriti o samom obliku definicije tajnosti u evidenciji - načelu sustavnog. Što je to?

Glavna značajka sustava pristupa je posebna pozornost na problem tajnosti uopće. Njegova glavna funkcija je da bi dvije međusobno utječu trendovi: s jedne strane, kako bi se spriječilo širenje važnih informacije s druge strane - kako bi se izbjeglo masovno razvrstavanje i posljedičnih problema.

Kako se tajni zapis čuva? Ovdje glavni su dva mehanizma: pretjerivanje i podcjenjivanje vrata tajnosti. Overstiranje znatno smanjuje mogućnost razmjene potrebnih informacija, podcjenjivanje donekle slabi taj proces.

Ostala načela

Koja druga načela i pravila upravljanja tajnim zapisima mogu se razlikovati? Uz sustavno, vrijedi spomenuti i objektivnost. Što je to ovdje? Ako dajte kratak opis, to se zvuči ovako: kada se radi s tajnom dokumentacijom ne može se voditi različitim vrstama subjektivnih mišljenja i pretpostavki. Mora postojati određeni popis pravila, prema kojima će se razviti sve potrebne mjere.

Princip optimizacije još je jedan neotuđivi element tajnog uredskog rada. Njezina je glavna činjenica da je najmanje količina podataka u povjerljivim dokumentima najbolje i optimalno rješenje. Prekomjerne informacije samo će krše potrebnu razinu sigurnosti.

Načelo periodičnog nadzora je stalno praćenje tajne dokumentacije.

O uvođenju izmjena u klasificirane dokumente

Kao što je već spomenuto, stupanj tajnosti dokumenta određen je u skladu s posebnim popisom informacija. nakon klasifikacijski dokumenti klasificirani i poslani na čuvanje. Je li moguće izmijeniti te dokumente?

Uputstvo o tajnom zapisniku koji sadrži savezni zakon o državi. tajna, popravlja niz objektivnih situacija i okolnosti, prema kojima, dokumenti mogu biti podložni reviziji u različitim stupnjevima. Treba, međutim, napomenuti da rok za deklasifikaciju ili promjenu dokumentacije ne smije biti duži od 30 godina. Iznimka je odluka posebne međuresornog povjerenstva. Kao u slučaju tajnosti, rad na uklanjanju ili smanjenju klasifikacijskih supova provodi posebna, ovlaštena skupina pojedinaca.

Uništenje tajnih dokumenata

Odluka o uništenju jednog ili drugog tajnog dokumenta ovisi o klasifikaciji tajnosti koja mu se nameće. Ako je šipka označena posebnom važnošću ili savršenom tajnom, sva pitanja rješava međuresorno povjerenstvo. Ako je riječ o komercijalnoj tajni, tajnoj dokumentaciji poduzeća, potrebno je sazvati posebnu stručnu komisiju i rukovoditelje. To će riješiti organizacijska pitanja, a upravljanje bi trebalo dati dopuštenje.

Proces uništavanja odvija se, u pravilu, u sastavu tri ili više ljudi. Papir se uništava uz pomoć posebnih strojeva - strojeva za obradu papira. Trebao bi biti označen u obrascima za registraciju koji određuju zapis dokumentacije. Treba također napomenuti da bi uništenje klasificirane dokumentacije trebalo dogoditi paralelno s uništenjem unutarnjeg inventara.

Pravila za obavljanje poslova tajnih poslova

Dalje ćemo govoriti o tajnoj dokumentaciji tvrtki ili drugih komercijalnih struktura. Prilikom rada s tajnim dokumentima potrebno je uzeti u obzir nekoliko osnovnih pravila i zahtjeva. Valja istaknuti najvažnije točke:

• Potrebno je poštivati ​​najstrožu kontrolu pristupa neovlaštenim osobama dokumentima. Radi se o osoblju. Dakle, sigurnost treba biti uspostavljena putem sigurnosnih ili sigurnosnih službi.
• Potrebno je točno odrediti osobe koje imaju pravo raditi s tajnom dokumentacijom. Sukladno tome, trebalo bi im dati posebne ovlasti.
• Treba razviti jasnu uputu (zapis) za rad s tajnom dokumentacijom. Svi daljnji radovi trebaju biti organizirani u strogom skladu s njom.
• Zaposlenici moraju imati sporazum o neobjavljivanju poslovnih i industrijskih tajni.
• Trebali bi postojati konstantni materijalni poticaji za osobe koje imaju pravo pristupa povjerljivim dokumentima. Konkretno, svaka specijalistička tajna evidencija mora biti pod osobnom kontrolom uprave.

Ovo su sva osnovna pravila koja se moraju poštivati ​​pri radu s tajnim ili tajnim dokumentima.

Dužnosti stručnjaka na tajnim dokumentima

Dužnosti zaposlenika priznati za rad s tajnim klerikalnim radom su različite za svako poduzeće. U svakom slučaju, nema nikakve upute o radu s tajnom dokumentacijom. Međutim, još uvijek je moguće identificirati najčešće i najčešće točke koje svaki zaposlenik koji se bavi tajnim dokumentima treba zapamtiti. Posebno govorimo o činjenici da:

• Zaposlenik je osobno odgovoran za pohranu, čuvanje ili izmjenu dokumenata.
• Zaposlenik mora biti budan, odgovoran i pažljiv. Svaki pokušaj neovlaštenih osoba za pristup dokumentaciji mora se odmah zaustaviti.
• Zaposlenik mora znati i pridržavati se odredbi uputa o radu s tajnim dokumentima.

Osim toga, potrebno je istaknuti ono što je stručnjak zabranjen. To uključuje:

• poruke bilo kojoj trećoj tajnoj tajnoj informaciji;
• uklanjanje, transport ili izmjenu dokumentacije bez znanja menadžmenta;
• upoznavanje s dokumentacijom o pitanjima koja nisu uključena u ponašanje zaposlenika;
• uništavanje dokumenata bez znanja menadžmenta.

izgled tajna dokumentacija

Vrijedi dati najopćenitije informacije o tome kako pokriti tajne dokumente treba izgledati. Gotovo svaki odjel tajnog zapisnika popravlja sljedeće norme:

• u gornjem desnom kutu je klasifikacija tajnosti;
• ispod vrata - inventarni broj;
• dokumenti s pečatom savršene tajne moraju imati crvenu liniju iz gornjeg desnog kuta;
• Listovi moraju biti numerirani i navojeni.

Naravno, za ove vrste vrijednosnih papira postoje mnogi drugi zahtjevi. Međutim, gore spomenute točke odnose se na gotovo sve oblike tajnih dokumenata.