Postavljanje SMART zadataka: primjeri

Prebacujući se na bilo koje moderno područje djelovanja, bilo da se radi o građevinskoj industriji, obrazovnom sektoru ili informacijskoj tehnologiji, može se suočiti s projektnim aktivnostima. Aktivnosti projekta

Što je SMART zadatak?

Ova tehnologija postavljanja ciljeva pojavila se dugo i već se pokazala od najboljih strana. Zahvaljujući ovoj metodi moguće je jasno formulirati zadatak, generalizirati dostupne podatke, odabrati uvjete i količinu resursa. Svaki voditelj samopoštovanja mora imati vještine postavljanja zadataka za SMART.

SMART je kratica, što znači:

• Specifična - specifična.
• Mjerljiv - mjerljiv.
• Postizanje - dostupno.
• Realno - Pragmatično (Stvarno).
• Vremenski - određeno vremenom.

Detaljno ćemo analizirati svaku komponentu.

Specifična - zadatak treba biti specifičan

Kako bi se povećala vjerojatnost uspješne provedbe određenog projekta, potrebno je uspostaviti određeni cilj. Zapravo, potrebno je u početnoj fazi odlučiti što će biti rezultat. U specifikaciji budućeg cilja pomaže niz pitanja skrivenih iza akronima 5W:

• Što je? (Što?) - Što trebam, koji cilj idem, što želim postići?
• Zašto? (Zašto?) - Zašto trebam ovo ili moj tim / tvrtka?
• Tko je? (Tko?) - Tko će raditi na ovom zadatku?
• Gdje? (Gdje?) - Gdje bih trebao nastaviti ovaj zadatak?
• Koji? (Što?) - Koji su zahtjevi i ograničenja s kojima ćete se morati suočiti?

Važno je razumjeti: ako je cilj jedan, onda rezultat slijedi jedan. Sve promjene u planu rezultata trebale bi značiti promjene u broju ciljeva.

Mjerljivo - zadatak mora biti mjerljiv

Postavljanje ciljeva i ciljeva za SMART zahtijeva jasno razumijevanje onoga što čini uspješan završetak ovog zadatka. Mjerenje uspjeha može se izraziti u određenom monetarnom dobitku ili povećanju web prometa, broju publike i tako dalje.

Da biste jasnije formulirali mjerljivi problem, treba se obratiti sljedećim pitanjima:

• U kojem će se trenutku razmatrati cilj?
• Koji od odabranih pokazatelja (iznos prihoda, broj posjeta web resursu) ima veći utjecaj na uspjeh i pokazuje da je zadatak dovršen?
• Što bi trebalo biti vrijednost ovog pokazatelja kako bi se smatrao da je projekt ili zadaća uspješno završena?

Dostupno - zadatak bi trebao biti ostvariv

Postavljanje zadataka za SMART uključuje postavljanje realistične zadaće, koje vaš tim ili tvrtka može postići. Ovo je izuzetno važan element SMART sustava, jer ima ogroman utjecaj na motivaciju izvođača. Nedostupni ciljevi gotovo nikada nisu dovršeni. Da još jednom ne sanjamo i pridržavamo se stvarnosti, treba se osloniti na iskustvo rada, dostupnost određenih resursa. Također je potrebno imati na umu postojeća ograničenja.

Sljedeće može poslužiti kao ograničenje:

• Privremeni resurs.
• Dostupnost ulaganja.
• Broj zaposlenih / izvođača.
• Dostupna znanja i iskustva (ljudski kapital).
• Pristup potrebnim informacijama.
• Sposobnost vođe da u potpunosti upravlja procesom rada.

Realno - zadatak treba imati vrijednost

Postavljanje zadataka za SMART razlikuje se u adekvatnosti, važno je ne samo propisati tijek rada, nego i ostvariti točno ciljeve koji će biti značajni za tvrtku. Potrebno je odabrati ciljeve koji će dugoročno biti korisni i omogućiti timu / tvrtki da se razvije.

Jednostavno rečeno, ako cilj koji se ostvaruje ne donosi nikakvu korist, onda to nije SMART cilj, a rad na njemu se gubi.

Važno je napomenuti da je ne samo pragmatična komponenta važna već i kompatibilnost cilja sa stvarnostima tvrtke, načelima izvršitelja, ukupnom razvojnom strategijom.

Zakazano - zadatak bi trebao imati vremenski okvir

SMART sustav zadavanja zadataka nameće niz ograničenja na izvođaču, uključujući ograničeni vremenski resurs. Prilikom formiranja takvog zadatka potrebno je postaviti rok (krajnji rok), prekoračenja koja automatski čini cilj / projekt ne uspije.

Takvo ograničenje pozitivno utječe na motivacijsku komponentu, a također olakšava kontrolu nad ispunjenjem zadatka.

Naravno, sama zadaća, izračun resursa i sl. Treba formirati uzimajući u obzir vremenska ograničenja. Jednostavno rečeno, vrijeme potrebno za dovršavanje zadatka mora biti povezano s postavljenim rokovima.

Postavljanje SMART zadataka: primjer

Ovdje je jedan vizualni uzorak.

Pretpostavimo da je zaposlenik cijevi proizvodne tvrtke (nazovimo joj Lena) dobio veliku narudžbu iz jednog od klijenata provjerom podataka za robu, Lena dogovara isporuku na klijenta. Nakon nekog vremena u koje korisnik nazove s Lenom i navodi da je količina robe ne ispunjava prethodno navedeno. To se dogodilo jer je još jedan zaposlenik prodao cijevi drugom klijentu jedan sat ranije.

Takvu znatiželju može se izbjeći ako Lena radi na SMART shemi:

• S - Lena jasno oblikuje nalog, otkriva što klijent zahtijeva.
• M - Lena navodi količinu potrebnih dobara koju klijent treba primiti.
• A - Lena koordinira narudžbu s klijentom, kao is zaposlenicima tvrtke. Na primjer, mogla bi nazvati skladište i pobrinuti se da će dovoljno vremena za kupca biti dovoljno.
• R - Izvedene radnje olakšale bi zadatak da bude zadovoljavajući i da neće stvoriti probleme za tvrtku.
• T - Na temelju primljenih informacija bilo bi moguće odrediti realni vremenski okvir.

Stoga bi postavljanje zadataka za SMART pomoglo zaposleniku da provede zacrtani posao bez narušavanja vjerodostojnosti tvrtke.

SMART tehnologija postavljanja ciljeva u svakodnevnom životu

Vještine za postavljanje zadataka za SMART mogu biti korisne u svakodnevnom životu, jer se struktura projektnih aktivnosti može primijeniti za bilo koju svrhu.

Zamislite da je netko otpustio želja za učenjem stranog jezika, jer to pretpostavlja obećavajući posao kao tumač.

• S - Osoba jasno oblikuje svoj cilj: učiti jezik. Zna da će raditi sam, zna da će mu ta vještina omogućiti da dobije dobar posao. On također zna s kojim poteškoćama je taj proces povezan i gdje početi.
• M - Kako mjeriti poznavanje jezika? U tom se slučaju certifikat može koristiti kao mjera. Sličan certifikat može se dobiti davanjem međunarodnih ispita.
• A - Je li to postignut cilj? Da. Osoba ima puno slobodnog vremena, pristup internetu, mogućnost da ide na tečajeve i sredstva za ove tečajeve.
• R - Postoji li neka prednost ovom zadatku? Da. Iz takve vještine kao što je posjedovanje stranog jezika, možete imati koristi.
• T - Da ne propustite razrede, a ne da se datoteka, osoba može odrediti određeno vremensko razdoblje, recimo, godinu dana. Ovaj put je dovoljno da bi dobili potrebne vještine.