Skladištenje ugovora u organizaciji: regulatorni okvir, rokovi

Ugovori o skladištenju povezani su s određenim problemima. Konkretno, u nekim je slučajevima vrlo teško odrediti koju vrstu ovog specifičnog dokumenta treba pripisati, koliko treba pohraniti, pod kojim uvjetima, kako ga uništiti i tako dalje. Svi ovi faktori su regulirana zakonom, već zbog činjenice da je jedan te isti ugovor u različitim situacijama može zahtijevati različita razdoblja skladištenja, često imaju sve vrste problema, nejasnoća, i tako dalje. Potrebno je razumjeti sve ovo, iako to može biti teško. Treba razumjeti da u slučaju ne-zakonskih uvjeta u područjima kao što su ugovori za pohranu u arhivu, upravljanje zapisima ne samo da može biti neučinkovito, nego i opasan u smislu moguće kazne ili kazne.

Zašto pohraniti?

Ugovori moraju uvijek biti dostupni ne samo u vrijeme njihove akcije, već poslije. Možda će biti potrebni neki podaci, što se ogleda u tim dokumentima, određenim podacima koje će uprava zahtijevati i tako dalje. Mnogi sporovi, koji se obično sastoje u činjenici da je jedna ili druga strana loše vjere odgovara da ispuni svoje obveze može se riješiti uporabom sporazum kao izvan suda i formalno na sudu. Također treba uzeti u obzir mogućnost inspekcija određenih razdoblja koja će provoditi tijela državne kontrole. Oni također mogu zatražiti dokumentaciju za određeno razdoblje i ako se skladištenje ugovora u organizaciji, rok za njihovo uništenje i druge slične funkcije ne izvode ispravno, mogu se izreći vrlo značajne novčane kazne. Naravno, vodstvo će biti krivo za prvu stvar, ali nakon što se situacija stabilizira, šef će se sjetiti, zbog čijeg je krivnje imao problema na ravnopravnoj osnovi. To jest, ugovori i ostali dokumenti moraju biti strogo određeni. U mnogim tvrtkama općenito vole širiti arhivu redovito i općenito ne uništavaju ništa kako bi se izbjegli mogući problemi, nego da bi pogriješili, a zatim riješili posljedice.

zakonodavstvo

Skladištenje ugovora u organizacija prava opisuje prilično jasno, ako ne uzmete u obzir činjenicu da nije uvijek moguće ispravno procijeniti određeni dokument. Općenito, ugovori izravno na posebnim zakonom nije, oni su navedeni u općem popisu standardnih arhivskih dokumenata (ili upravljanje arhivskih dokumenata), koje nastaju u procesu funkcioniranja organizacije, vladine agencije, lokalne samouprave i tako dalje. Oba varijanta popisa, kako s upravljačkim tako i običnim dokumentima, odobravaju se nalogom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije. Vrsta koja se odnosi na dokumente upravljanja je broj 558 od 25. kolovoza 2010., a druga vrsta - br. 1182 od 31. srpnja 2007. godine. Vrlo je preporučljivo proučiti ove dokumente, ali najbolje je odabrati one radove koji se koriste u određenoj instituciji i odnose se na određeno područje odgovornosti. Postoje previše informacija na popisu da bi se sve to sjećali, ali ako odredite koja se dokumentacija odnosi na ono što je i koliko se pohranjuje, vjerojatno će skladištenje ugovora postati puno lakše i lakše. U mnogim slučajevima, svi korišteni radovi spadaju pod 3-4 točke, detaljno za proučavanje koja nije tako teško.

Različite vrste

Dva glavna sustava za podjelu ugovora koriste se za njihovo spremanje. Dakle, najmanje zajednički sustav je rok trajanja. Dodijelite kratkoročnu, dugoročnu i trajnu pohranu. Prva opcija podrazumijeva postojanje ugovora do 10 godina. Drugi - više od 10 godina. Trajni se najčešće koristi samo kada uopće ne možete uništiti dokument. Ovaj sustav nije vrlo prikladan. Održavanje ugovora u arhivi, čije se odredbe određuju na ovaj način, češće dovodi do zbrke i pogrešaka nego što zapravo pomaže pravilnom postupku upravljanja dokumentima. Stoga je češći sustav obvezujući za vrstu ugovora. Na većini poduzeća postoje tri osnovne verzije: profil, ekonomska i radna snaga. Prvi i drugi su uglavnom slični, a obično se čuvaju samo pet godina. Treba shvatiti da profil znači sve ugovore i općenito dokumente koji se izravno odnose na glavni opseg organizacije. Treći, vrsta posla ugovora, u mnogim slučajevima i samo 5 godina, ali u određenoj situaciji, ovo razdoblje može se značajno povećati. Na primjer, ako nema osobnog računa, tada će takav ugovor o radu morati biti pohranjen do 75 godina, što nije baš pogodno. Zapravo, ako ne idete posebno u problem, možete uvjetno ograničiti razdoblje skladištenja na 5 godina i više se ne sjećate problema. No, u takvoj situaciji vjerojatno će propustiti neke od faktora koji mogu povećati razdoblje u kojem ugovori skladištenja sličnom formatu bi trebalo biti obavezno, a to je kada se uvjerite kaznom ili druge probleme koji pokušava izbjeći Bilo koja zdrava osoba.

Prijenos na arhivu

Postupak za prijenos skladištenja u arhivu, čiji su uvjeti već istekli, može se razlikovati ovisno o poduzeću. U nekim slučajevima, zaposlenici jednostavno sastavljaju dokumente i stavljaju ih u tamni kut koji se smatra arhivom. Ali s drugom tvrtkom cijeli proces može biti jasno opisan u normativnoj dokumentaciji, bit će osoba koja je zadužena za arhivu ili čak posebne nomenklature, pravila za formiranje podnošenja, klada i tako dalje. Obje opcije mogu biti udobne, ovisno o mnogim čimbenicima. Na primjer, prva opcija pogodna je za malu tvrtku s skromnim prometom. Neće biti toliko mnogo dokumenata koji se uvijek mogu naći bez problema u istom tamnom kutu. No, druga naznačena situacija već je pogodna za ozbiljne korporacije, koje imaju veliki broj zaposlenika i jednostavno su dužne nekako ne utopiti u dokumentu cirkulaciju. Opće pravilo, koje razlikuje pohranu ugovora u organizaciji bilo kojeg oblika vlasništva, vrijeme je za prijenos u arhivu. Zaposlenici su u pravilu dužni poslati dokumente najranije u određenom roku, bez obzira kada su istekli. Obično se arhiviranje odvija na početku godine. To jest, čak i ako je ugovor završio u veljači, još uvijek morate čekati sljedeću godinu da ga stavite u pohranu.

razaranje

Kao što je gore već spomenuto, jednostavno je nemoguće uništiti ugovor. Najprije morate osigurati da ste stvarno prošli kroz pravo vrijeme. Tek tada možete uništiti ovaj dokument. No, ove akcije često mogu biti opasne zbog njihovih posljedica, zbog čega ih većina zaposlenika radije obvezuje samo i isključivo sa sankcijom vodstva. Izgleda ovako: zaposlenik skuplja uzorak iz svu dokumentaciju, čije je razdoblje već izlazilo ili završava. Skladištenje ugovora u poduzeću trebalo bi biti postavljeno tako da taj postupak uzorkovanja ne traje dosta vremena. Zatim, na temelju primljenog popisa, izvješće se daje upravi, dokument je potpisan, podnesen, a tek kada se sve to odvija, počinje proces izravnog uništenja ugovora i drugih sličnih vrijednosnih papira. Kontrola u arhivi neprestano nije najbolje rješenje, pogotovo jer neke tvrtke čak i to uspijevaju malo zaraditi, dajući im smeće i tako dalje.

Primjer računovodstvenog i skladišnog sustava

Da biste bolje razumjeli sve značajke i glavne točke aktivnosti, možete dati relativno jednostavan primjer organizacije upravljanja zapisima za pohranu dokumentacije. Dakle, postoji zaposlenik, obično netko iz računovodstvenog odjela koji je odgovoran za skladištenje ugovora s drugim klijentima ili sličnim vrijednosnim papirima. Ima zasebnu mapu, gdje su svi stalno, dok rade. Kada se ugovor zatvori, premjestit će se u drugu mapu. Bit će pogodno imati poseban registar u elektronskom obliku, gdje će svi navedeni dokumenti biti navedeni kako bi se naveli razdoblje skladištenja. Ali u početku treba odrediti ovo razdoblje. Najbolje je proći kroz mapu svim odjelima koji se u određenoj mjeri bave ugovorima, kako bi bolje razumjeli njihovu suštinu. Kako se iskustvo akumulira, potreba za takvim akcijama nestat će. Zatim, kada je jasno što točno predstavlja svaki od dokumenata, postavlja određeno razdoblje za pohranu. U nekim će slučajevima biti prikladnije odrediti krajnji datum ugovora i, dodajući mu 5 godina (ili više), odrediti točno kada se papir može uništiti. Zapravo, čak i na samom početku organizacije ovog pitanja, postupak nije osobito kompliciran, a dugoročno će biti sve više pojednostavljen. Kada se skladištenje ugovora u organizacijama čiji je rok odobren biti standardiziran, cijeli proces će potrajati nekoliko minuta. I sad je došla godina kada je moguće uništiti određene dokumente. Povucite ih iz mape, provjerite moguće pogreške i, uz popis tih radova, šalju ih na pregled glavu. On zauzvrat mora ponovno provjeriti je li sve stvarno navedeno na popisu, jer je šef koji će ostati kriv u slučaju problema. Ako je sve u redu, voditelj potpisuje dopuštenje za uništenje i ovdje svi dolaze do svojeg razumijevanja. Netko samo povraća i baca. Drugi koriste shredder. Drugi ga daju da otpada papir, spali ga i tako dalje.

Kada počinje rok trajanja

Ovo je vrlo važno pitanje, jer s njim nastaju mnoge pogreške. Skladištenje ugovora u poduzeću RB ili RF u ovom slučaju je točno isto i počinje u trenutku kada počinje nova godina u kojoj određeni dokument više ne djeluje. Na primjer, postoji sporazum koji je završio 15. srpnja 2010. Mora se spasiti 5 godina, ali ne može biti uništen 15. srpnja 2015., već početkom 2016. godine. To jest, izvješće je od 01.01.2011., A ne od sedmog mjeseca prethodne godine. Obično, s ciljem općenito smanjenja vjerojatnosti pogreške, dodana je jedna godina u prethodno definirani rok. I tek nakon što prođe, započinje postupak razaranja.

Značajke pohrane

Općenito, postoje posebne preporuke o tome kako arhiva treba izgledati i raditi. U idealnom slučaju skladištenje ugovora o odgovornosti, namirenje s ugovornim stranama, ugovori o radu i slična dokumentacija trebaju se odvijati u prozračnoj i suhoj sobi. Istodobno sami radovi nalaze se na policama (otvoreni ili zatvoreni). Ako se odnose na stroge obrasce izvješća ili dokumente klasificirane kao "poslovne tajne", onda moraju biti prisutni posebni sefovi. U principu, nitko ne provjerava ovaj trenutak, jer su to preporuke da je profitabilan da tvrtka promatra. Bit je vrlo jednostavna: ako se sam sustav ne kažnjava, onda zbog nedostatka onih radova koji se moraju, često kažnjavaju. A ako postoji poplava, ili će dokumenti biti uništeni na bilo koji drugi sličan način, onda će samo krivo biti konkretno poduzeće.

Odgovornost i izvršitelji

Glavnu i primarnu odgovornost za sve što je uključeno u skladištenje ugovora snosi voditeljica organizacije. On je onaj koji će, u prisutnosti problema, odgovoriti državi i iskusiti sve moguće probleme. Nadalje, slijedeći ga, obično postoji glavni računovođa, odvjetnik i onaj zaposlenik koji je odgovoran za očuvanje dokumenata. Ali obično sve te osobe kažnjavaju vođa u mjeri svojih pogrešaka. Zapravo, u većini relativno malih organizacija, sustav kontrole ugovora je dodijeljen računovodstvu. I već u ovom odjelu glavni knjigovođa imenuje, bilo samostalno ili općim glasovanjem, određenu odgovornu osobu. U nekim slučajevima ta osoba dobiva mali porast plaća, što bi trebalo nadoknaditi dodatnu količinu posla, ali najčešće posljednja stavka jednostavno se zanemaruje na temelju nedostatka sredstava ili drugih sličnih čimbenika. U rijetkim slučajevima, odvjetnik je odgovoran za očuvanje dokumenata općenito i ugovora posebno. Ali to nije baš prikladno, jer ta osoba može odgovoriti samo za ugovor, a sa ostalim člancima obično je samo površno poznat. Najprikladnije je kada postoji pojedinac koji se bavi ovim problemom. To će biti što preciznije i neće izazvati manje neugodne pogreške, kao što to mogu učiniti i drugi zaposlenici.

Rezultat

Skladištenje ugovora u organizaciji provodi se na principu potpunog poštivanja svih zakonskih zakona. To je preduvjet koji može eliminirati sve probleme tvrtke. U ovom slučaju male nijanse, interni standardi, registri i pripadajuća dokumentacija mogu se razlikovati od tvrtke do tvrtke. Glavni zadužen je šef, ali to može prenijeti na drugu osobu. To će olakšati rad uprave, ali neće ukloniti cijelu dubinu odgovornosti za eventualne pogreške. To je zaposlenik koji vjeruje da rade sa arhivskim dokumentima, treba biti što odgovoran i jasno razumjeti svoje dužnosti u zamjenu za pravi novac, a ne verbalno zahvalnosti, kako to obično biva s povećanjem opterećenja bez svoje naknade s dodatnim sredstvima za plaćanje.