Obrada primarne dokumentacije: zahtjevi, primjer. Primarna računovodstvena dokumentacija

Djelatnost bilo kojeg poduzeća usko je povezana sa održavanjem i obradom osnovne dokumentacije. Potrebno je sastaviti izvješća, izračunati porezne isplate, donositi odluke rukovoditelja. U članku ćemo razmotriti što je to - primarna dokumentacija u računovodstvenom odjelu - i kako se njegova obrada provodi.

Osnovni pojmovi

Primarna dokumentacija u računovodstvu - što je to?? Zove se potvrda o činjenici poslovne transakcije, koja se reflektira na papiru. Trenutno su mnogi dokumenti sastavljeni u automatiziranom sustavu "1C ". Obrada primarne dokumentacije uključuje registraciju i obračunavanje podataka o ekonomske operacije.

Primarno računovodstvo odnosi se na početnu fazu evidentiranja događaja u poduzeću. Gospodarske operacije su radnje koje uključuju promjene u stanju imovine ili kapitala organizacije.

Obrada primarne dokumentacije u računovodstvu: shema primjera

U pravilu, u poduzećima pojam "rad s dokumentacijom" znači:

• Dobivanje primarnih podataka.
• Preliminarna obrada podataka.
• Izvršenje dokumenata.
• Odobrenje od strane uprave ili stručnjaka ovlaštenih po nalogu ravnatelja.
• ponovljen obrada osnovne dokumentacije.
• Izvršite radnje potrebne za obavljanje poslovnih transakcija.

klasifikacija

Postoji jednokratna i akumulativna osnovna dokumentacija. obrada informacije sadržane u takvim radovima imaju niz osobitosti.

Jednokratna dokumentacija ima za cilj potvrditi događaj jednom. Sukladno tome, redoslijed njegove obrade znatno je pojednostavljen. Kumulativna dokumentacija se koristi za određeno vrijeme. U pravilu, to odražava operaciju koja se izvodi nekoliko puta. U ovom slučaju, za obrada osnovne dokumentacije Podaci iz njega prenose se u posebne registre.

Zahtjevi za čuvanje dokumenata

Primarna dokumentacija sastavlja se u vrijeme transakcije ili odmah po završetku transakcije.

Razmatranje informacija provodi se na posebnim jedinstvenim oblicima. U nedostatku odobrenih oblika, poduzeće ih može razviti samostalno.

Faze obrade primarne računovodstvene dokumentacije

Na svakom poduzeću u državi postoji zaposlenik odgovoran za rad s primarnim informacijama. Taj stručnjak mora znati pravila obrada osnovne dokumentacije, strogo pridržavati se zahtjeva zakonodavstva i slijeda akcija.

koraci obrada osnovne dokumentacije To su:

• Taksirovka. To je procjena operacije koja se odražava na papiru, što ukazuje na iznose povezane s njegovom provedbom.
• Grupiranje. U ovoj fazi, dokumenti se raspoređuju ovisno o zajedničkim karakteristikama.
• Raspored računa. To podrazumijeva određivanje zaduženja i zajma.
• Gašenje. Da biste spriječili ponovljeno plaćanje na primarnim računovodstvenim dokumentimap stavlja oznaku "plaća".

Pogreške u dokumentima

Mogu se pojaviti iz raznih razloga. Uglavnom, njihov nastup dovodi do neodgovornog stava zaposlenika na posao koji obavlja, nepismenosti stručnjaka, tehnike neispravnosti.

Ispravljanje dokumenata vrlo je obeshrabreno. Međutim, u nekim slučajevima ne možete učiniti bez ispravljanja pogrešaka. Priznajna pogreška na primarnoj dokumentaciji, računovođa treba ispraviti kako slijedi:

• Prekrižite pogrešnu liniju s tankom crtom tako da se može jasno vidjeti.
• Napišite točne podatke preko linije udesno.
• Označite "Ispravljeni vjeruj".
• Navesti datum podešavanja.
• Stavite potpis.

Korektivna sredstva nisu dopuštena.

Rad s dolaznim dokumentima

Proces obrade dolaznih vrijednosnih papira uključuje:

• Definicija vrste dokumenta. Računovodstveni radovi uvijek sadrže podatke o počinjenom ekonomske operacije. Na primjer, uključuju teretnica, nalog za primanje novca itd.
• Potvrda pojedinosti korisnika. Dokument bi trebao biti upućen određenom poduzeću ili njegovom zaposleniku. U praksi se događa da su za tvrtku posebno napisani dokumenti za kupnju materijala, iako ugovor s dobavljačem nije zaključen.
• Potvrda potpisa, pečata. Potpisnici moraju imati ovlasti da to učine. Ako vid primarnih vrijednosnih papira nije u nadležnosti zaposlenika, onda se priznaju kao nevaljani. Što se tiče pojavljivanja, u praksi se pogreške često pojavljuju u poduzećima koja imaju više pečata. Informacije o ispisu moraju odgovarati vrsti dokumenta na kojemu se nalazi.
• Provjera statusa dokumenata. U slučaju otkrivanja oštećenja na papirima ili manjkavosti bilo kojeg listova, potrebno je izraditi akt čiji se primjerak treba poslati drugoj osobi.
• Potvrda valjanosti događaja koji se odražava u dokumentu. Zaposlenici poduzeća moraju potvrditi podatke o činjenici operacije. Dokumenti o prijemu dragocjenosti potvrđuju upravitelj skladišta, a uvjete ugovora potvrđuje trgovac. U praksi postoje situacije kada dobavljač prima račun za robu koju poduzeće nije primilo.
• Odredite razdoblje u koje pripada dokument. Prilikom prerade primarnih radova važno je dvaput ne uzeti u obzir iste informacije.
• Definicija računovodstvenog odjela. Pri dobivanju osnovne dokumentacije potrebno je utvrditi svrhe za koje će se isporučene vrijednosti koristiti. Oni mogu djelovati kao osnovna sredstva, materijali, nematerijalna imovina, roba.
• Definicija registra u kojoj će se dokument podnijeti.
• Prijava papira. Provodi se nakon svih provjera.

Rad s odlaznim vrijednosnim papirima

Obrada ove vrste dokumentacije je nešto drugačija od gore navedenog.

Prije svega, ovlašteni zaposlenik poduzeća sastavlja nacrt verzije odlaznog dokumenta. Na temelju toga se razvija nacrt papira. Šalje ga u glavu radi koordinacije. Nacrt dokumenta, međutim, može biti odobren od strane drugog zaposlenika koji ima odgovarajuće ovlaštenje.

Nakon izdavanja certifikata, projekt se sastavlja prema utvrđenim pravilima i šalje primatelju.

Planiranje tijeka rada

Ova faza je neophodna kako bi se osiguralo brzi prijam, slanje i obrada dokumentacije. Za nadležnu organizaciju cirkulacije dokumenata u poduzeću izrađuju se posebni rasporedi. Oni uključuju:

• Mjesto i vrijeme registracije primarnih vrijednosnih papira.
• Ime i položaj osobe koja je izradila i predala dokumente.
• Računi izrađeni na temelju vrijednosnih papira.
• Vrijeme i mjesto skladištenja dokumentacije.

Računovodstvene knjige

Potrebni su za registraciju osnovne dokumentacije. Istovremeno se na vrijednosne papire stavlja napomena o registraciji. Potrebno je spriječiti ponovnu registraciju dokumenata.

Primarni vrijednosni papiri mogu biti pohranjeni u elektroničkim registrima. Međutim, na zahtjev vladinih agencija ili ugovornih strana, poduzeće mora dostaviti papirnate primjerke.

Značajke oporavka dokumenta

Trenutno nema jasnog postupka za vraćanje vrijednosnih papira u regulatornim aktima. U praksi, ovaj proces uključuje sljedeće aktivnosti:

• Imenovanje komisije za istraživanje uzroka gubitka ili uništenja dokumenata. Ako je potrebno, šef tvrtke može uključiti agencije za provedbu zakona u postupku.
• Žalba bankarskoj organizaciji, na kolege za kopije primarnih dokumenata.
• Ispravak porezne prijave na dobit. Trebate dostaviti poboljšanu izvješće povezane s tom neprijavljenih troškovi nisu priznati kao trošak za porezne svrhe.

U slučaju gubitka primarne dokumentacije, Porezni inspektorat će izračunati iznose poreznih olakšica na temelju raspoloživih vrijednosnih papira. Istodobno, postoji mogućnost da će porezno tijelo primijeniti mjere odgovornosti u obliku novčane kazne.

Uobičajene pogreške u procesu izdavanja primarnih vrijednosnih papira

U pravilu, osobe odgovorne za vođenje evidencije priznaju sljedeća kršenja:

• Ispunite obrasce koji nisu jedinstveni ili odobreni od strane voditelja poduzeća.
• Ne ukazuju na zahtjeve niti ih odražavaju s pogreškama.
• Ne vidite dokumente s njihovim potpisom ili dopustite da potpišete radove zaposlenika koji nemaju ovlasti.

Dokumentacija, koja potvrđuje činjenice o ispunjavanju ekonomskih operacija, iznimno je važna za poduzeće. Za projektiranje potrebno je vrlo pažljivo pristupiti. Svaka pogreška može dovesti do negativnih posljedica.