Organizacija rada s dokumentima

Organizacija rada s osobni dokumenti

Interni tijek rada bilo kojeg poduzeća obuhvaća različite aktivnosti za pripremu, održavanje, punjenje, kopiranje, prijenos poslovnih informacija. Kao što pokazuje praksa, oko sedamdeset posto svih zaposlenih vremena provode na tim aktivnostima. To bi trebalo biti rečeno organizacija rada s dokumentima postaje sve važnija. Danas se ova aktivnost smatra jednim od glavnih čimbenika konkurentnosti modernog poduzeća.

Organizacija rada s dokumentima preuzima poseban pristup primljenim i obrađenim poslovnim podacima, koordinaciji procesa formiranja i promjene distribucije informacija. Pravilna organizacija rada s dokumentima smanjuje vrijeme pretraživanja, povećava točnost, pravovremenost podataka i uklanja redundantnost.

Uzimajući u obzir dugoročnu praksu, razvijene su tri glavne vrste rada s dokumentacijom: mješovita, decentralizirana i centralizirana.

Potonji oblik osigurava koncentraciju raznih postojećih strukturnih operacija u upravljanju jednim jedinicama u poduzeću. Takva podjela može biti opći ili kadrovski odjel, kancelarij i tako dalje. Dokumentaciju može održati jedna osoba koja je tajnica. U svakom slučaju, odgovornost jedinice ili jednog zaposlenika uključivat će provedbu punog ciklusa aktivnosti prerade od primitka do prijenosa u odjel za arhive. Ove aktivnosti uključuju prijem, obradu poslovnih informacija, registraciju, pohranu, nadzor nad izvršavanjem, slanje, referentne i informacijske operacije, sistematizaciju prije prijenosa u arhivu.

Centralizirana organizacija rada s dokumentima smatra se najracionalnijom, u tom smislu, i poželjnija. To se posebno odnosi na male poduzetnike. Pri korištenju ove metode sistematizacije dokumentacije, troškovi aktivnosti obrade informacija značajno se smanjuju. Osim toga, značajno poboljšana organizacija rada zaposlenika. Ovim oblikom organizacije tijeka rada uredska oprema je najučinkovitija, postiže se jedinstvo u metodološkim i upravljačkim aktivnostima vezanim za obradu dokumentacije.

Suprotno centralizirani sustav je decentralizirana shema. U tom slučaju, za svaku jedinicu, formira se vlastita dokumentacijska usluga. U tim se jedinicama sve operacije provode samostalno. Decentralizirani sustav je više tipičan za one institucije i organizacije koje se razlikuju u teritorijalno različitim aparatima. Osim toga, ovaj sustav rada je također pogodan za ta poduzeća, dokumentacija u kojoj se razlikuje u nekoj specifičnosti (primjerice, postoji potreba za osiguranjem zaštite informacija).

Najčešći oblik, u međuvremenu, je mješoviti sustav. U tom se slučaju u središnjoj jedinici izvodi određeni dio svih operacija (u pravilu, za primanje i obradu poslanih i primljenih dokumenata, pohranjivanje, repliciranje). U strukturnim odjelima poduzeća provode se aktivnosti za tiskanje (stvaranje), naručivanje, pohranjivanje i priprema za dostavu u arhivu.

Izbor ove ili one sheme rada s dokumentacijom provodi se u skladu s strukturom samog poduzeća.