Sažetak tablice programa Excel: kako stvoriti i raditi? Rad s programskim tablicama programa Excel

Mnogi korisnici ureda često se suočavaju s brojem problema prilikom pokušaja stvaranja i uređivanja bilo kojeg uredskog dokumenta. Često je to zbog činjenice da tvrtke koriste više uredskih programa, načela rada u kojima se mogu znatno razlikovati. Posebno mnoge poteškoće mogu stvoriti Excel spreadsheet.

Srećom, relativno nedavno pojavile MS Office 2010-2013, koji ne samo da uključuje niz ažurirani softver za obradu tekstualnih datoteka, proračunske tablice, baze podataka i prezentacije, ali također vam omogućuje da rade s njima istovremeno na nekoliko zaposlenika u poslovnom okruženju je neprocjenjiv.

Zašto nova verzija?

Da biste razumjeli taj problem, trebate zamisliti sve najznačajnije promjene koje su se dogodile u ovom uredskom paketu.

Kao i prije, Excel je drugi najpopularniji program koji vam omogućuje ne samo stvaranje jednostavnih tablica, već i stvaranje prilično složenih baza podataka. Kao i kod ostalih komponenti, dodan je gumb "Ured", klikom na koji možete spremiti dokument u formatu koji vam je potreban, promijenite ga ili odredite potrebne mjere kako biste ga zaštitili. Sigurnosni modul dokumenta značajno je ažuriran.

Što se tiče najznačajnijih promjena u Excel, treba napomenuti ispravljanje višestruke pogreške u formulama, zbog onoga što prethodne verzije često se pojavila prilično ozbiljne greške u izračunima.

Valja reći da nova verzija paketa nije samo skup uredskih programa, već i moćan alat, pogodan za rješavanje čak i vrlo složenih zadataka. Kao što možete shvatiti, danas ćemo razmotriti Excel proračunsku tablicu.

Što je to i zašto je to?

Najznačajnija promjena u novim verzijama "Office" je njihovo potpuno redizajnirano sučelje, koje se zove kreator vrpce (tape). U vrpcama svih 1500 timova prikladno se grupiraju u kategorije pa ih ne morate dugo tražiti. Da bi se u potpunosti pridržavali ovih parametara, programeri su dodali Excel i poboljšali pivot tablice.

Danas ćemo razmotriti Excel "za teapots". Pivot tablice su poseban alat u kojem se rezultati procesa vizualno grupiraju. Jednostavno rečeno, uz njihovu pomoć možete vidjeti koliko različitih proizvoda svaki prodavatelj prodaje za njegov radni pomak. Osim toga, oni se koriste u slučajevima gdje je to potrebno:

• Pripremite analitičke izračune za pisanje završnih izvješća.
• Izračunajte svaki od njihovih pokazatelja zasebno.
• Napravite grupiranje podataka prema njihovim vrstama.
• Napravite filtriranje i dubinsku analizu podataka.

U ovom ćemo članku pogledati jednostavne načine za njihovo stvaranje. Naučit ćete kako tablica Excel omogućuje izradu i analizu vremenskih serija, stvaranje i rastavljanje detaljnijih predviđanja.

Izradite potrebni dokument

Pa kako napraviti tablicu stola u programu Excel? Prvo, moramo sastaviti jednostavan dokument u koji unosimo podatke za njihovu naknadnu analizu. Jedan stup mora imati jedan parametar. Uzmimo najjednostavniji primjer:

• Vrijeme prodaje.
• Prodana roba.
• Trošak sve prodaje.

Dakle, između svih parametara u svakom pojedinom stupu dobiva se veza: pretpostavimo da su tenisice prodane u 9 sati, a profit je n-rublja.

Oblikovanje tablice

Pripremite sve početne informacije, stavite pokazivač u prvu ćeliju prvog stupca, otvorite karticu "Umetni", a zatim kliknite gumb "Sažetak tablice". Odmah se pojavljuju dijaloški okvir, u kojem možete učiniti sljedeće:

• Ako odmah kliknete gumb "OK", Excel spreadsheet će odmah biti prikazan na zasebnom listu.
• Potpuno prilagodite zaključak.

U potonjem slučaju, programeri nam daju mogućnost odrediti raspon ćelija u koje će se prikazati željeni podaci. Nakon toga, korisnik mora točno odrediti gdje će se stvoriti nova tablica: na postojećem ili na novorazvijenom listu. Klikom na "OK" odmah vidite gotov stol ispred vas. Ovako je stvaranje stožernih tablica u programu Excel gotovo završeno.

S desne strane lista su područja s kojima ćete raditi. Polja se mogu povući u zasebna područja, nakon čega će se podaci prikazati u tablici. Prema tome, sama stožerna tablica bit će smještena u lijevom dijelu radnog prostora.

Držanje, a pritiskom na lijevu tipku miša, „proizvod”, slanje u „naslovnu traku” i kliknite na „Sum of prodaje” na isti način prema naprijed u „vrijednosti” (na lijevoj strani lista). Na taj način možete dobiti količinu prodaje za cijelo analizirano razdoblje.

Izrada i grupiranje vremenskih serija

Da biste analizirali prodaju za određene vremenske intervale, trebate umetnuti relevantne stavke u samu tablicu. Da biste to učinili, idite na list "Podaci", a zatim umetnite tri nova traka odmah nakon datuma. Odaberite stupac sa naziv proizvoda, zatim kliknite gumb "Zalijepi".

Vrlo je važno da se svi novosagrađeni stupci unutar već postojeće tablice s izvornim podacima. U tom slučaju ne morate ponovno izraditi tablice za zaokret u programu Excel. Jednostavno ćete dodati nova polja s potrebnim podacima.

Primijenjene formule

Na primjer, novoizgrađeni stupci mogu se zvati "Godina", "Mjesec", "Mjeseci-godine". Da bismo dobili podatke za koje smo zainteresirani, svaki će morati napisati zasebnu formulu za izračune:

• U "Godišnjem" umetnemo formulu oblika: "= GODINA" (odnosi se na datum).
• Mjesecu treba dopuniti izrazom "= MONTH" (također s obzirom na datum).
• U trećem stupcu unosimo formulu obrasca: "= KLIKNITE" (što se odnosi na godinu i mjesec dana).

Prema tome, dobivamo tri stupca s početnim podacima. Sada morate ići na "Sažetak" izbornika, kliknite na bilo koji slobodan prostor u tablici s desnim gumbom miša, a zatim u otvorenom kontekstni izbornik odaberite Ažuriraj. Obratite pažnju! Pažljivo napišite formule u Excel proračunskim tablicama, jer će svaka pogreška dovesti do netočne prognoze.

Kako provesti analiza prodaje po godinama?

Opet pritisnemo lijevu tipku miša „Godine”, a zatim ga povucite u „Column Name”, a onda počinje tablica sa sažetkom prikazuje rezultate pojedine vrste prodaje proizvoda u svim godinama. A ako trebate analizirati i mjesečnu prodaju? Isto tako, stisnemo LMC "mjesec", povlačenjem ga pod godišnjim stupcem.

Da bi se vizualna dinamika mjesečnih promjena u prodaji po godinama, polje "Mjesec" treba povući izravno u godišnji stupac koji je prethodno premješten na naziv "stupca". Nakon dovršetka ove operacije, prikazat će se tablica u sljedećem prikazu:

• Količina prodaje određenog proizvoda za cijelu godinu.
• Dinamika prodaje svake od njih po godinama.

Uklanjamo podatke iz tog problema

Pretpostavimo da od izdavanja moramo ukloniti podatke za listopad, jer nemamo punu statistiku o njoj. U sažetoj tablici tražimo "Filter izvješća", a zatim povucite "Godina - mjesec" na njega.

Iznad tablice pojavljuje se filtar u kojem želite označiti okvir pored stavke "Odabir više stavki". Nakon toga na popisu koji će se pojaviti, poništite okvir iz listopada, a zatim kliknite "U redu".

Tako možete dodati i ukloniti elemente iz filtra, stvarajući stvarno relevantne i potrebne analize. Program će automatski izračunati brojke za mjesece koje vas zanima, jasno prikazujući dinamiku promjena pokazatelja.

Izračunavamo prognoze

Pokušajmo predvidjeti rezultate prodaje neko vrijeme. Da biste to učinili, najprije morate onemogućiti ukupne iznose kako ne bi unijeli netočnosti u generiranu prognozu.

Da biste to učinili, stavili smo pokazivač u polje "Ukupni ukupni", a zatim kliknite gumb "Izbriši ukupni zbroj". Nakon toga izvodimo automatsko ažuriranje Excel tablicu na gore opisani način (kliknite desnu tipku miša, odaberite "Osvježi").

Zbog toga se ovi podaci gube iz naše sažetne tablice. Da bismo izgradili vizualni prikaz predviđanja prodaje, stavili smo pokazivač na godinu iz koje namjeravamo odbiti, a zatim kliknite lijevu tipku miša gumb "Model predviđanja grafova".

Nakon toga pojavljuje se lijep i informativan raspored u kojem su predviđeni rezultati kupovne aktivnosti u obliku predviđanja zanimljivi za vas prikazani u vizualnom obliku. Time ćete uštedjeti energiju i uštedjeti novac, koji se može koristiti za kupnju robe koja je stvarno potrebna.

Izrađujemo sažetak tablice pomoću drugih izvora podataka

Vrijeme je da razmislite o složenijim lekcijama iz programa Excel. Sažetak tablice može se stvoriti iz dokumenata koje su uređivali drugi korisnici.

Funkcija "Spajanje" pomoći će nam u tome. Ovaj program vam omogućuje automatsko spajanje teksta dokumenta i potrebnih adresa, naziva ili drugih potrebnih podataka za izradu personaliziranih predviđanja, što je u našem slučaju potrebno.

spajanje funkcija u kasnijim verzijama „ured” nije mnogo promijenio u odnosu na Office 2003. ipak upita baze podataka za odabir izvora podataka mogu se obavljati uz korištenje Microsoft upita. Za dobivanje podataka iz Excel tablice za podešavanje potrebno vam je dva objekta:

• Glavni dokument koji sadrži potrebne podatke, kao i polja koja označavaju Excel, koji bi podaci trebali biti umetnuti u dokument. Glavna tablica je standardni dokument za obradu tablice, ali u dijaloškom okviru Alat za spajanje pošte morate navesti da se treba koristiti kao primarna tablica.
• Izvor podataka koji sadrži informacije potrebne za sastavljanje predviđanja. Možete izraditi novu tablicu na način na koji smo gore spomenuli.

Kada se pojavi proces stvaranja sažetih dokumenata, program stvara jednu kopiju za svaki od zapisa koji se nalaze u datoteci izvora podataka. Ove se datoteke mogu prikazati kao zasebni odjeljci novog dokumenta ili se mogu koristiti kao dijelovi vaše stožerne tablice.

Pomoću lijevog gumba miša kliknite na polje koje vam je potrebno, a izvorni podaci možete pregledati umjesto naziva polja koji se pojavljuju u glavnom dokumentu. Polja se mogu umetnuti bilo gdje u dokumentu.

Koristi se kategorije

Također možete koristiti ASK kategoriju, što znači „tražiti” i FILLIN što znači „popuniti” Sljedećeg i NEXTIF, što drugo. Također možete konfigurirati parametre tih predviđenih stavki koje će se prikazati u gotovom stolu. Neophodni zapis možete pronaći pomoću posebnog filtra ili jednostavno sortirati podatke, kao što smo već spomenuli.

Kada budete spremni za izradu glavnog dokumenta, dijaloški okvir Merge omogućuje korisniku da identificira i popravi pojedinačne pogreške prije nego što se pojave. Kada je sve označeno, možete sigurno pritisnuti gumb "Spoji". Ako želite spojiti putem e-pošte, od vas će se zatražiti da instalirate program pošte (ako ga nemate instaliran).

U slučaju da se tijekom spajanja pojavi pogreška, to označava netočno navedeno polje u stranom dokumentu ili se podaci koji se koriste prikazani u nepodržanom formatu. Stoga se ovaj postupak treba ponovno pregledati.

Općenito, Excel (rad sa StožerneTablice u kojoj smo vidjeli) omogućuje ne samo relativno složenu analizu kupovne moći, ali i da ih stvoriti na temelju prognoze.