Kontrola izvršavanja dokumenata: faze i ciljevi

Važan aspekt menadžerskih procesa bilo kojeg modernog poduzeća je organizacija kontrole nad izvršavanjem dokumenata. Sama kontrola pretpostavlja složeni strukturirani slijed postupaka koji omogućuju kontrolu činjenice izvršenja dokumentacije u uvjetima utvrđenim zakonima, pravilima, propisima, nalozima glave odredaba. Odgovornost za poštivanje uvjeta dodjeljuje se određenom zaposleniku ili odjelu. Svi zadaci moraju biti ispravno zabilježeni u njihovim zadaćama.

Zašto i kako?

Svrha kontrole izvršavanja dokumenata je osigurati kvalitetu i pravodobnost provedbe dokumentacije. Zaposlenici izabrani za to odgovoran, odgovoran za kvalitetu podataka o kojem se procijeniti u kojoj mjeri učinkovito obavljati svoje zadatke različitih odjela, podjela poduzeća, pojedinačne dužnosnike. To pomaže da se analiziraju aktivnosti tvrtke, formulirati koliko učinkovito upravljati svojim odjela, utvrditi učinkovitost izvođačima i provesti opću analizu na tvrtku. Na temelju informacija dobivenih tijekom istraživanja, moguće je razviti najučinkovitiji tijek poboljšanja kvalitete rada tvrtke.

Sustav kontrole izvršavanja dokumenata pretpostavlja sveobuhvatan pristup analiziranju različitih osobina zaposlenih u radu tvrtke. Istodobno se vrednuju mnogi čimbenici i pokazatelji. Nakon što je implementiran takav sustav u poduzeću, moguće je razumjeti u kojoj se mjeri zaposlenici tvrtke pridržavaju discipline izvedbe, kao i izraditi mjere za njihovo poboljšanje.

Što da radim?

Kontrola izvršenja dokumenata i uputa započinje formiranjem takvog sustava kroz koji možete nadzirati izvršavanje dokumentacije unutar tvrtke. Potrebno je izraditi sustav tako da se kroz njega pojave i dolazni dokumenti i oni poslane vanjskim primateljima, formirani i namijenjeni internoj interakciji. Naravno, pozornost ne bi trebala biti dana svima, bez izuzetka, ali prva i najvažnija dokumenta o kojima su vođe formulirale svoje upute o daljnjim aktivnostima i operacijama. Zaposlenici koji su odgovorni za provedbu takvog sustava trebaju sažeti informacije dobivene u analizi cjelokupnog volumena dokumentacije, dovesti ih voditeljima. Njihova je zadaća pružiti informacije na takav način da ih se lako razumije, percipira, analizira i donese točne zaključke. Ako je potrebno, dužnosnici su odgovorni za davanje objašnjenja u vezi s prikupljenim statistikama.

Program kontrole izvršavanja dokumenta omogućuje vam da shvatite koji su problemi unutar tvrtke, kakvi nedostaci primjećuju i stoga formulirati pretpostavke glede poboljšanja postojećeg sustava. Ideje koje pomažu u ubrzanju tijeka dokumentacije, njihovoj obradi, a time i jačanju discipline izvođača mogu se realizirati - to ostaje na slobodu menadžera tvrtke. U svakom slučaju, to je kontrolni sustav koji je glavni izvor korisnih, objektivnih informacija. Bez njih, nije moguće donijeti odgovarajuće odluke u vezi s poboljšanjem tijeka rada.

Što slijedimo?

Kontrola izvršenja dokumenata u uredskom radu se provodi s obzirom na određene kategorije dokumenata - nema potrebe pratiti svaki papir dolazi u tvrtku, interno stvorenog ili poslan na vanjskim primateljima. Ona je obavezna da imaju kontrolu u prvom indikaciji, dokumenti, preporuke poslane poduzeću viši vlasti, tijela, tijela. Jednako su važne regulatorne dokumenti doneseni u okviru pojedine tvrtke, kao i specifična dokumentacija, proveden na temelju odabranog pristupa upravljanju poduzeća. Ako vođa postavlja rokove za izvršenje, onda ih se mora bezuvjetno promatrati. Ako s obzirom na neke vrste dokumenata primljenih naloga uređuje vremenskim intervalima, oni također moraju slijediti bez ikakve devijacije.

Nije uvijek račun i kontrola izvršenja dokumenata - područje odgovornosti službe za promet dokumenata. Uprava može odlučiti nametnuti takve obveze bilo kojoj zaposlenici u društvu. Trenutačno se ova praksa širi sve više i više. Ponekad menadžeri preuzmu kontrolu nad samim sobom, ponekad imenuju odgovornu osobu, na primjer, šefa odjela, odjela. Možete dodijeliti kontrolu nad pripremanjem dokumenta svakom zaposleniku, kojem je to što je moguće bliže zbog specifičnosti njegovog položaja. Odjel zadužen za upravljanje dokumentima treba centralizirati sve procese, praćenje izvršenja važnih vrijednosnih papira. Samo taj pristup pomaže da rad u radu tvrtke bude učinkovit, učinkovit, kako bi se izbjegle "probijanje".

Korak po korak

Općenito prihvaćene faze kontrole izvršavanja dokumenata uključuju dosljedno postavljanje službenog rada za kontrolu, provjeru činjenice da je doveden izvršitelju, preliminarno praćenje odluka nastalih tijekom njegovog izvršenja. Istodobno, glava može regulirati izvršenje zadatka. Kao rezultat rada, dokumentacija se uklanja iz kontrole, nakon čega se svi rezultati analiziraju, uzimaju u obzir, sažeti.

Prvi i najvažniji korak pri registraciji i kontroli izvršavanja dokumenata je identifikacija da je određeni službeni papir predmet takve obrade unutar tvrtke. Postavljanje za kontrolu zapravo se događa u trenutku kada se neki dokument formira unutar poduzeća ili dolazi ovamo od vanjskog primatelja. Već tekst može sadržavati strogo određeni datum, na koji moraju biti ispunjene sve upute. U nekim slučajevima, rokovi se određuju posebnim popisom standardne dokumentacije - to se odnosi na situaciju u kojoj se službeni papir spada pod jednu od stavki na popisu. Pravilo za kontrolu je usluga koja provodi radni proces unutar tvrtke. Redoslijed je jednostavan - registracija, sljedeća - postavka za kontrolu. Pojedinačni rokovi mogu se dodijeliti menadžmentu poduzeća pregledavanjem dolaznog dokumenta i formuliranjem rješenja o njemu. To također postaje razlog postavljanja kontrole.

Tehnologija za kontrolu izvršenja dokumenata zahtijeva posebnu pažnju da obratite pozornost na vrstu dokumentacije koju obrađuje služba, odgovorne osobe. Ukoliko pripada broju upravnih tijela, potrebno je kontrolirati svaku od odluka navedenih u tekstu službenog rada. Klasičan je primjer redoslijed višeg autoriteta. Za svaku stavku potrebno je jasno i bezuvjetno upravljanje. Ako dokument ima zadatke, zadatke, njihovo izvršenje također će biti potrebno pratiti.

Kada će biti spremna?

Kontrola rokova za izvršavanje dokumenata sugerira da osobe odgovorne za to znaju koliko vremena moraju pripremiti odgovor ili provesti mjere koje zahtijeva službeni dokument. Ako govorimo o periodičnoj dokumentaciji, kao i onoj koja se u našoj zemlji često formira, tada će biti potrebno slijediti standardne uvjete. To se odnosi na djelatnosti pojedinih tvrtki, pravnih osoba. Možete saznati stvarne tipične pojmove ako pažljivo proučavate zakonodavstvo, predsjedničke i vladine uredbe, uredbe, naloge i druge značajne normativne akte. Na primjer, posebna pravila reguliraju rokove za razmatranje pritužbi, zahtjeve zamjenika, prijenos dokumentacije za skladištenje ili stupaju na snagu potpisanom odlukom. Važnost pridržavanja takvih pravila je zbog potrebe da slijedite pismo zakona. Kršenje rokova postaje kršenje zakona.

Pravila su još jedan važan izvor informacija o vremenskim okvirima za pripremu odgovora i odluka. Kontrola izvršenja dokumenata preuzima važnost specijalizirane dokumentacije koja regulira pravila za formiranje statističkih izvještaja, računovodstvo. Posebna pravila predviđaju rok za donošenje zahtjeva za kvalitetom, kada ih treba pregledati, kako pravilno i kada šaljete žalbu sudu, koliko vremena je potrebno da agencija odgovori na zahtjev.

Sve je regulirano!

Za ispravan nadgledanje izvedbe službenih dokumenata unutar određenog društva, možete poduzeti posebne propise kojima se standardne uvjete za određene vrste službenih dokumenata, osim onih koji su navedeni u zakonima, drugim vanjskim propisima. Kada se odobre odobrene propise, narudžbe i upute o tvrtki, svi zaposlenici moraju slijediti utvrđeno pravilo. U pravilu, standarda kontrole i vremenu ručno ili crkvenom stolu oblika. Uzmi ih u obzir sve i raznolike.

Kontrolu izvršenja isprava vrše zaposlenici službene službe ili upravitelj ili osobe koje je odredio u rezoluciji na službenom papiru. Ako određeni dokument ne spada u popis tipičnih dokumenata, upravitelj ima pravo odrediti rokove izvršenja po vlastitom nahođenju. Iznimka je situacija u kojoj autor dokumenta određuje rok u tekstu. Ako upravitelj želi da se odgovor pripremi u različitom vremenskom okviru, to je naznačeno iu rezoluciji. Ponekad je situacija također moguća kada, u vrijeme registracije, razmatranje upravnog tijela nekog službenog rada, nije moguće razumjeti vremenski okvir za ispunjavanje odredbi. To nas prisiljava na formuliranje ulovnog okvira, koji se prilagođava vremenom, ako je potrebno.

Važne točke

Osobe odgovorne za praćenje izvršenja dokumenata moraju se sjetiti da se dokumentacija koja stiže u organizaciju izvršava u roku od mjesec dana od datuma primitka, osim ako u tekstu dokumenta ili rezoluciji glave nema posebnih uputa, a službeni papiri ne spadaju u popise standardnih dokumenata. Ako, međutim, postoje određeni pojmovi u tekstu, u kojima, primjerice, informacije trebaju biti poslane adresi, a dolazni se stavlja na kontrolu, s tim vremenskim ograničenjima. Ponekad takav okvir je više standardan, ponekad - puno kraći.

Važno je osigurati ispravnu kontrolu nad izvršavanjem dokumenata koji dolaze od viših tijela, organizacija koje uključuju određene upute. Obično takav službeni dokument sadrži uvjete u kojima se sve mora izvršiti. Ako dokument proizlazi iz kolegijalnog tijela, pripada broju administrativnih, u pravilu postoje i pojmovi za svaku stavku u tekstu. Ako to nije jasno navedeno, potrebno je usredotočiti se na standardna pravila i odluku uprave tvrtke. Moguće je da dolazni dokument sadrži pitanje koje se već više puta susreće u radnoj praksi tvrtke. Optimalan pristup u ovom slučaju je formuliranje opće skupine takve dokumentacije i odražavati pravila rada s njom u internoj uputi. To će vam pomoći optimizirati rad i smanjiti vrijeme za analizu dokumenata.

Tehnički aspekti

Najprikladnija opcija, dostupna gotovo svakom modernom poduzeću - automatizirana je kontrola izvršavanja dokumenata, uključujući upotrebu specijalizirane opreme (elektroničkih računala) i softverskih sustava. Za veliku tvrtku, možete naručiti individualni razvoj uzimajući u obzir sve značajke strukture poduzeća, njegovo područje djelovanja. Ako je tvrtka mala, a proračun ne dopušta kupnju takvog pojedinačnog proizvoda za sebe, možete kupiti standardno rješenje, najpogodnije za zahtjeve i zahtjeve, stvarnost poslovnih procesa. Za vrlo male organizacije to je dovoljno za održavanje digitalne arhive. Jednostavan automatizirani računovodstveni sustav može se implementirati čak i na licu mjesta, koristeći mogućnosti programa Excel iz standardnog Microsoft paketa.

Analiza organizacije kontrole nad izvršenjem dokumenata u tvrtki koja je provodila računovodstvo putem automatiziranih sredstava je mnogo jednostavnija. Mnogo jasnije možete dobiti informacije - većina programa ne samo da mogu samostalno stvarati tablice, već i građu grafike. Možete zatražiti statistiku za određenu vrstu dokumenta, izvođača ili odjela. Takvi programski paketi sami podsjećaju na točke na kojima se pojmovi "spali". Sve to omogućuje da djelo pravne osobe bude učinkovitije, što je osobito važno ako je cirkulacija dokumenata vrlo volumna.

Značajke dizajna

Kontrola izvršenja dokumenata obvezuje se pravilno izraditi sve faze rada s službenim papirom. U trenutku kada je dokumentacija registrirana i stavljena na kontrolu, na vrhu praznih polja odgovorni zaposlenik izrađuje odgovarajuće napomene (19. rekvizita). Sličnu oznaku treba navesti u obrascu za registraciju. Ako je zadatak težak, sasvim je moguće da će mandat izvršenja biti postavljen dugo - mjeseci, ili čak godinu dana. Time je potrebno podijeliti rad u faze i formulirati pojedinačne pojmove za svaku od njih, što će morati nadgledati u budućnosti. U bilo kojoj od opcija, trenutak postavljanja za kontrolu je izvještajna točka, nakon čega odgovorne osobe moraju pratiti dokument. Zaposlenik (ili drugi zaposlenik čija je dužnost) usmjerava papir izvođaču, čime se ovaj trenutak popravlja u knjizi računa. Službenik nadzora ili tijelo nadležno za kontrolu će provjeriti pravovremenost primitka dokumentacije izravno izvođaču radova.

Kontrola izvršenja dokumenata uključuje provođenje inspekcija, tako da se prate svi koraci pripremnog rada za pripremu odgovora. Rezultati srednjih faza trebaju biti zabilježeni u službenoj tablici za registraciju papira ili u kontrolnom sustavu. Izvršitelj je dužnosnik odgovoran za pravovremeni i točan prikaz podataka, u skladu s stvarnim stanjem. Moguće je organizirati pisane provjere, ponekad dovoljno usmeno. Kontrolna služba može redovito slati pisane obavijesti odgovornim osobama koje sadrže reference na sve dokumente koji su trenutno pod nadzorom. Redovito šaljete podsjetnike o dokumentaciji koja je istodobno u radu nekoliko odjela tvrtke odmah. To pomaže učinkovitije koordinirati strukture.

Važni aspekti

Uobičajeno, rokovi, u kojima se provode preliminarne provjere kao dio kontrole nad izvršenjem dokumenata, bilježe se u dokumentaciji kojom se uređuje rad poduzeća. Ako nema propisa, tada se naznaka takvih pravila trebaju nalaziti u uputama ili dužnostima zaposlenika.

Pravo na uklanjanje službenog papira iz kontrole glave, u skladu s odlukom kojom je kontrola uvedena. Na temelju naloga višeg ovlaštenja to se može obaviti u uredu. Na činjenicu uklanjanja iz kontrole, odgovarajuća napomena je stavljena u sustav registracije, automatizirani račun. Dokument koji je označen kao dovršen, jer se dugoročno skladište šalje na slučaj. Obavijest o tome je popunjavanje 28. rekvizita.

Promjena statusa

Da bi službeni papiri bili klasificirani kao dovršeni, u stvarnosti je potrebno ispuniti sve upute koje su propisane u tekstu. Izvršenje mora imati potvrdu u dokumentarnom, službenom obliku. Službena osoba koju imenuje izvršni odbor dužna je izvješćivati ​​upravi o rezultatima obavljenog posla. Osim toga, izvješća se moraju poslati organizacijama, primjercima, pojedincima na višoj razini, ako su zainteresirani za dobivanje informacija. U nekim slučajevima, službenik dobiva projekt za reviziju ili se suočava s dodatnim uputama. U takvoj situaciji, prerano je govoriti o izvršenju dokumentacije. Ako je dokument predan izvršenju od jednog dužnosnika u drugu, važnost njegove kontrole se ne smanjuje, služba službe u svakom slučaju treba pratiti poštivanje rokova i pratiti prijenos tih, ako je potrebno. Služba odgovorna za praćenje rada na dokumentima može smatrati da sadržaj koji službenik priprema u obliku, suštini, ne odgovara zadatku koje daje upravitelj. U takvoj situaciji, dokumentacija se šalje izvršitelju za obradu, bez pomicanja vremenskog okvira.

Sve informacije (kako o procesu kontrole nad dokumentacijom, tako i njezinim rezultatima) trebaju biti strogo zabilježene u računovodstvenom sustavu. S vremena na vrijeme informacije se skupljaju, analiziraju, šalju na glavu na pregled. Najčešća praksa su mjesečna izvješća o radu službene službe. Voditelju se šalje dokument u obliku sažetka. Njegova struktura obično je postavljena u uputama za proizvodnju, od mjeseca do mjeseca dolazi papir, izdan po istom uzorku. To olakšava usporedbu iznosa za različita vremena. Rezultati ove analize pomažu razumjeti mjere koje treba poduzeti kako bi se poboljšala učinkovitost tijeka rada i ubrzala obrada dokumentacije. Odgovorni dužnosnici odgovorni su za formuliranje prijedloga za optimizaciju rada, a menadžeri odlučuju što treba učiniti i u kojem se vremenskom okviru radi.