Ispitivanje vrijednosti dokumenata

Aktivnost bilo kojeg poduzeća prvenstveno je povezana s formiranjem velikog broja dokumenata, različitih sadržaja i vrste. Ali nije svu dokumentaciju vrijedna. Neki mogu postati izvorom proučavanja gospodarskog, kulturnog i političkog života, jer oni donose vrijedne informacije. Ostali dokumenti imaju usku praktičnu važnost. Slijedom toga, uloga svih dokumenata ne može se smatrati istim. Glavni zadatak ispitivanja je odrediti dokumentaciju povijesne vrijednosti i izabrati ga za pohranu. Vrijednost se određuje informacijskim sposobnostima dokumenata, zbog znanstvenog, povijesnog, ekonomskog, društvenog, kulturnog ili političkog značaja.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata - utvrđivanje socio-kulturne, znanstvene i povijesne vrijednosti dokumenta i praktičnog značaja na temelju načela i kriterija vrijednosti za odabir za skladištenje i fiksiranje uvjeta skladištenja.

Ispitivanje dokumenata provodi se, u pravilu, od strane posebne stručne komisije osnovane u poduzeću. Povjerenstvo je stvoreno od više kvalificiranih djelatnika po nalogu čelnika organizacije koja se sastoji od četiri ili pet osoba. Na obveznoj osnovi, članovi komisije su glavni računovođa, voditelj arhive i voditelj odjela dokumentacijska podrška.

U procesu rada povjerenstvo se temelji na načelima razvijenima u praksi i teoriji arhivske djelatnosti. To su načela sveobuhvatnosti, historicizma, socio-političke neutralnosti i složenosti.

S obzirom na ta načela, razvijeni su kriteriji za ispitivanje dokumenta. Kriteriji su skup značajki koje dokumentacija mora odgovarati. Trenutačno postoje tri glavne skupine kriterija za određivanje vrijednosti podataka:

1. podrijetlo;

2. sadržaj;

3. Vanjske značajke.

Kriterijska skupina za podrijetlo dokumenta sadrži sljedeće parametre:

1. Značaj osobe ili ustanove koja je stvorila dokumentaciju. Što je važnija njegova uloga u nacionalnom gospodarstvu, sustavu državne uprave, znanosti, kulture i drugih grana, to će vrijedniji podaci biti.

2. Mjesto i vrijeme formiranja dokumenata. Važne informacije snimljene su, snimljene istodobno s opisanim događajem ili ubrzo nakon njega. Osim toga, informacije će biti važnije ako su fiksne na istom mjestu gdje se događaj dogodio.

3. Intenzitet dokumentacije. Informacije će biti sve vrijednije što manje publikacija postoji.

Stoga, ispitivanje vrijednosti dokumenata ima za cilj istaknuti one dokumente koji odražavaju povijest javnog života ili određenu organizaciju u ključnim trenucima.

Kriteriji sadržaja obuhvaćaju sljedeće glavne parametre:

1. Važnost informacija. Dokumenti koji sadrže jedinstvene podatke dobit će veliku procjenu na ispitu.

2. Vrste dokumenata. U procesu rada, prednost se daje dokumentima koji služe za snimanje najvažnijih aspekata aktivnosti organizacije i života društva.

3. Ponovite informacije. Informacije će biti sve vrijednije, rjeđe se događa.

Kriteriji za vanjske značajke uključuju:

1. Autentičnost dokumenata. Ispitivanje vrijednosti dokumenata također je neophodno za procjenu vjerodostojnosti informacija. U slučaju da se kopija vrednuje, ona mora biti ispravno izdana i ovjerena.

2. Pravna snaga dokumentacije. Od velike važnosti u procesu uredskog rada, kao što je već navedeno, to je ispravno izvršenje dokumentacije.

3. stupanj sigurnosti dokumentacije.

4. Umjetnička obilježja.

Ovi kriteriji smatraju se uvjetnim. Ispitivanje vrijednosti dokumenata može uključivati ​​i druge kriterije, ovisno o ciljevima i specifičnim značajkama poduzeća.