Profesionalni upravitelj dokumenta: opis posla

Promet dokumenta je važna komponenta aktivnosti i obvezan element upravljanja bilo kojom institucijom, organizacijom, poduzećem. Poslovni radovi moraju biti pravilno sastavljeni, sustavno pohranjeni i optimalno premješteni. Razvojem gospodarstva povećavaju se protok informacija i broj dokumenata u svim sferama ljudske aktivnosti. Stoga u našim danima raste potražnja za prilično novom profesijom - stručnjak za dokument.

Tko je voditelj dokumenta?

Stručnjak za dokument je stručnjak koji je odgovoran za snimanje i snimanje dokumentacije. Blisko zanimanje su tajnica, arhivistica, činovnik.

Dokumenti o uputama smjernice bi trebale biti pravilno izrađene u skladu s propisima i dostavljene zaposlenicima, a upravo onima za koje su namijenjene narudžbe. Dokumenti imaju svojstvo zastarjelosti, izlaska iz optjecaja. U tom slučaju, oni se moraju razvrstati u skladu s zakonskim aktima o vođenju evidencije i staviti u arhivu. Sve ovo obavlja upravitelj dokumenta.

Službene dužnosti stručnjaka za dokumente mogu se činiti dosadnim. Ali ovo je samo na prvi pogled. Kroz ruke stručnjaka za dokument, posebno ako je odgovoran za cirkulaciju dokumenata u poduzeću, svi protok informacija prolaze, može pratiti dokumente svih odjela i razumjeti mehanizme aktivnosti i razvoja tvrtke.

U velikim organizacijama, dužnosti stručnjaka koji rade s dokumentima, u pravilu, se dijele: registraciju, upis, upisivanje u elektronsku bazu podataka, kontrolu izvršenja, skladištenje okupirana od strane različitih ljudi, pa čak i cijelih jedinica.

Što voditelj dokumenata treba znati

Da bi se pravilno sastavljali dokumenti u kojima se informacije pružaju sažeto, jasno i jasno, stručnjak treba znati svrhu i oblike sastavljanja svih vrste dokumenata. Da biste saznali kakav je pravno valjan dokument, mora posjedovati osnove zakona.

Od danas većina dokumenata pohranjuju se na elektroničkim medijima, a potrebna je razmjena računalnih informacija, voditelj dokumenata mora razumjeti softver. Treba stvoriti elektronske baze podataka i biti u stanju komunicirati s osobljem koji služi automatiziranim sustavima za stvaranje, pohranjivanje i prijenos dokumenata.

Za pohranu dokumenata u arhivi, stručnjak mora znati određena pravila i tehničke uvjete. Svrha dokumenata i njihova povjerljivost, uvjeti, uvjeti skladištenja - na temelju tih razloga morate poredati dokumente u arhivi, a zatim stvoriti učinkovit sustav pretraživanja.

Dužnosti stručnjaka za dokument

Dužnosti stručnjaka za dokument u ustanovi uključuju

- sastavljanje, obračunavanje, pohranu i kontrolu dokumenata;

- sustavizacija cirkulacije dokumenata i osiguranje kretanja dokumenata;

- organizacija optimalnog protoka dokumenata unutar organizacije;

- organizacija skladištenja i razvoja klasifikatora dokumentacije;

- razvrstavanje, ispitivanje vrijednosti i prenošenje u arhivu dokumenata s istekom valjanosti;

- Raspored dolazne dokumentacije;

- razvoj standardnih obrazaca i tablica dokumenata;

- stvaranje baza podataka dokumenata uz stvaranje registracijskih brojeva i indeksa i elektroničkih adresa za pohranu;

- priprema potrebnih materijala za sastanke, pregovore i sastanke.

Vodeće dužnosnike za upravljanje dokumentima, u stvari, imaju isti, ali s većim udjelom odgovornosti, a dodjeljuje zadatke nižim zaposlenicima.

Dužnosti stručnjaka za dokumente u odgojnoj ustanovi

Istraživač dokumenta u obrazovnoj instituciji trebao bi, pored ostalih zakonskih akata, i RF zakon "o obrazovanju". Budući da su vrtići i škole ograničeno osoblje, dokument objedinjuje poslove i tajnika i činovnik, i kadrova, vođeni metodološkim preporukama za rad s dokumentima u obrazovnim ustanovama (pismo od Ministarstva obrazovanja Ruske Federacije 02.12.2000 №03-51 / 64).

Službene dužnosti stručnjaka za dokumentaciju u vrtiću, pored toga, obuhvaćaju izradu ugovora o radu sa zaposlenicima i registraciju osobnih dosjea, vođenje dječje knjige. On također radi s vojnim registracijskim uredom i održava relevantnu dokumentaciju ako ustanova ima vojno odgovorne osobe.

, Document dužnosti u školi nadopunjuje pripremu projekata upravnih dokumenata o kretanju trupa i registracije osobnih stvari, ponašanje abecede knjige studenata i uzimajući u obzir sate obrazovnog rada školskog osoblja, obrada i dizajn stavljajući osobne stvari studenata u arhivi.

Visokoškolske ustanove provode ne samo obrazovnu aktivnost, već i znanstvenu djelatnost.

Dužnosti dokument za obradu specijalista u srednjoj školi čine barem u općim uvjetima, razumjeti profil određeni fakultet, jer je za pripremu dokumentacije za sastanke i konferencije i održavati svoje zapise i telefonske pozive u ime dekana.

Osobne kvalitete upravitelja dokumenta

Svjesnost je najvažnija kvaliteta stručnjaka za dokumente. Točnost, skrupuloznost i odgovornost nadopunjuju popis osobnih kvaliteta potrebnih za rad s poslovnim dokumentima. Pogreške u podacima, kršenje zakona, gubitak dokumenata mogu biti skupi za poduzeće prilikom sklapanja ugovora ili revizija osoblja.

Količina informacija na kojoj radi upravitelj dokumenta zahtijeva dobru memoriju.

Da bi radila u bilo kojem području, potrebno je brigu i pismenost prilikom rada s radovima, te u području upravljanja kadrovima - organizacijskim vještinama, kreativnošću i komunikacijskim vještinama.

Postavljanje pravih ciljeva i rad s strukturom tvrtke, tzv. Poduzetničke kvalitete, potreban vam je dokument za organiziranje optimalnog tijeka rada i klasifikatora.

Često u malim tvrtkama, upravitelj dokumenta radi sam. Samoorganizacija, disciplina i samokontrola pomažu organiziranju učinkovitog rada.

Zahtjevi za upravitelja dokumenta

Čvrsti regulatorni okvir za cirkulaciju dokumenata zahtijeva stručno usavršavanje. stoga kada se prijavljujete za posao potrebna je diploma visokoškolske ustanove ili sekundarne specijalizirane obrazovne ustanove u području "Documentologije", "Dokumentacijske podrške poduzeća". Tu su i srodni specijaliteti "Dokumentacija u pravu" ili "Informacijska podrška poduzeća".

Zakonodavni i propisi, regulatorni, regulatorni i upravljački dokumenti viših tijela vezanih uz cirkulaciju dokumenata opći su uvjeti za dokumente koje voditelj dokumenta treba znati. Službene dužnosti zahtijevaju znanje ili barem njihovo utemeljenje u metodama analize, istraživanja, projektiranja, implementacije i razvoja dokumentacijskih sustava, oblikovanja i djelovanja automatiziranih sustava kontrole, organizacije arhiva i osnove programiranja.

Prednosti i nedostaci profila upravljanja dokumentima

Profesija stručnjaka za dokumente je univerzalna. Diploma i znanje o specijalnosti dopuštaju diplomanti da rade u bilo kojoj organizaciji, jer je cirkulacija dokumenata posvuda. Ovo je glavna prednost ove profesije.

Druga prednost može se smatrati prilikom rada kao administrator, arhivist, službenik, tajnik-pomoćnik, voditelj ureda, pomoćnik upravitelja, a ne samo stručnjak za dokument.

Treći plus je da, unatoč naizgled rutinu rada, upravitelj dokumenta je u središtu informacijskih tokova u organizaciji i posjeduje gotovo sve svoje tajne. Ponekad je on, osim višeg rukovodstva, jedini vlasnik tih tajni.

Iskustvo i poduzetničke vene omogućavaju upravitelju dokumenta, ako se želi, organizirati vlastiti posao za pružanje informacijskih usluga.

Doplate struke mogu se pripisati i radu u uredu u dobrim uvjetima, bez obzira na profil poduzeća i strog radni raspored.

Nedostaci struke stručnjaka za dokument su uniformnost i, što je najvažnije, velika odgovornost.

Gdje može upravitelj dokumenta raditi?

Od documentalists koji su primili obrazovanje na profilu, mogu raditi sa svim vrstama dokumenata (računovodstva, ljudskih resursa, znanosti i tehnologije), oni mogu biti pozvani u različitim organizacijama:

- u državnim tijelima, kako lokalnim tako i državnim;
- u tijelima upravljanja odjela;
- usluge arhivske dokumentacije inženjeringa i tehnike i dizajna, istraživačkih institucija, javnog zdravstva, arhiva, knjižnice i muzeja, strukture za provedbu zakona;
- u administrativnim službama i odjelima komercijalnih struktura: uredski rad, upravljanje uredom, upravljanje osobljem;
- u poslovanju razvoja informacijskih sustava, dokumentarnog savjetovanja, revizija informacijske sigurnosti.

Porast karijere stručnjaka za dokument ovisi o mjestu rada. U velikim strukturama može se ustati upravitelju poslova, u malim strukturama - pomoćniku glave. Vrh karijere dokumentologa može se smatrati pripremom dokumenata za Vladu i predsjednika Ruske Federacije.