Koja je nomenklatura u uredskom poslu?

Da biste pravilno obavljali uredski posao, morate znati što je nomenklatura. Prema definiciji, nomenklatura naziva sastoji se od određenog sustava transfer listu te pojedinosti, materijali, konstrukcije, koje su se koristile za proizvodnju. Prilikom sastavljanja takvog popisa, svaki od tih materijala dodjeljuje se kod brojeva, slova ili alfanumeričkih kombinacija - naziv nomenklature.

Papirologija nomenklatura poslova - to je sustavno u popisu sadržaja službenih novina (ili predmetima) koji su napravili tijekom rada bilo koje organizacije. Nomenklatura određuje koliko dugo vrijednosni papiri trebaju biti čuvani iu kojem redoslijedu registracije. Na primjer, u srednjim školama (gimnazije) školski časopisi čuvaju nastavnik još 5 godina nakon diplome.

Glavne funkcije

Glavni zadatak pri sastavljanju nomenklature predmeta je da rad upravnog aparata bude savršeniji, produktivniji da bi se riješio birokratski trzaj. Brzo i kvalitativno rješavanje mnogih problema, aktivnost cijele organizacije često ovisi o redoslijedu pohranjivanja dokumenata, o tome kako se lako mogu pronaći na zahtjev, koliko su kompetentno klasificirani i sistematizirani. Ispravna klasifikacija omogućuje ne samo brzi rad s dokumentima, već i olakšava rad s arhivima i arhivima.

Pogledajmo primjere onoga što je nomenklatura predmeta, i na kojim je područjima najučinkovitiji.

• Sistematizacija dokumenata - gdje su dokumenti koji se koriste u svakom slučaju (izrada ugovora, transakcija, završetak kaznenog predmeta, planiranje izvještaj kartice i slično), a zatim je otišao iz aktivne uporabe, prema nomenklaturi, oni su pohranjeni u organizacijama u određenom redoslijedu , To se odnosi i na papiru i elektronički pohranjenim u računalnoj bazi podataka.
• Sadržaj informacija o tome koliko dugo ostaje dokument, koliko dugo može biti učinkovito. Svaki slučaj uključen u nomenklaturu ima svoje uvjete za očuvanje dokumenata koji su uključeni u nju. Što je dokument vrijedniji i važniji, to će trajati. Tj. Kada radite s dokumentima u slučaju, odmah ih vrednuju - neka vrsta ispitivanja vrijednosti. To pomaže i radi sa samim slučajem.
• Omogućavanje indeksiranja Poslova. Nomenklatura slučaja često se koristi u procesu registracija dokumenata, a nomenklaturni indeks slučaja postaje sastavni dio registracijski broj dokument. To se može vidjeti u inventaru kada postoji inventar u tvornici ili u ustanovi.
• Obavlja ulogu referentne pri proučavanju organizacijske strukture ustanove itd.
• U uredskom radu smatra se temelj za popis slučajeva s trajnim ili privremenim razdobljem skladištenja i računovodstvenih dokumenata.
• Koristi se kao uzorak, shemu za izradu ormara datoteka i referencu na upotrijebljene dokumente.

Dakle, dobro poznavanje onoga što je nomenklatura i vještine u radu s njom nužne u bilo kojoj organizaciji ili instituciji u poduzeću. Nomenklatura bi trebala obuhvatiti cjelokupnu dokumentarnu djelatnost ustanove.

Klasifikacija nomenklature

Nomenklatura ima svoje standarde i zahtjeve za dizajn, ne može se kršiti. Navedeni su u posebnim metodologijama i upute za vođenje evidencije.

Uobičajeno je razlikovati tri vrste poslovne nomenklature:

• tipičan;
• Primjer;
• Pojedinac, razvijen za određenu organizaciju.

Što je nomenklatura je tipična, jasno je od imena - to su normativni dokumenti, oni utvrđuju sastav predmeta koji se koriste u organizacijama istog tipa.

Približan raspon je dizajniran za utvrđivanje približnog sastava slučajeva koji se pretvorio u vođenje organizacije, gdje se distribuira raspon. Takvi uzorci upravljanja zapisima nisu normativni, već su preporučljivi. Značajna je značajka da su u dokumentima ovog tipa naznačeni indeksi.

Tipične i uzorne klerikalne nomenklature razvijene su od strane viših organizacija za njihove podređene organizacije.

Pojedinačna nomenklatura - dizajnirana posebno za određenu organizaciju i uzimajući u obzir specifičnosti njezinih aktivnosti. Uzorak se obično ili uzorka koristi i potrebne su promjene u njima.