Kako bi se dokumenti trebali registrirati u poduzeću?

Što je registracija dokumenata i što organizacija treba? Na ovo pitanje odgovorimo redom: prvo - "što", a zatim već - "za što".

Dakle, taj proces je fiksacija činjenice primitka ili stvaranja dokumenta. U tijeku je poseban indeks izravno stavljen na papir koji je organizacija stvorila ili primila. Ali to je samo polovica postupka. Drugi dio - uvođenje relevantnih informacija o "pridošlicama" u posebnom registracijskom obliku. Indeks obično sastoji se od nekoliko dijelova. Prvo, to je serijski broj. Može se nadopunjavati indeksima izvođača, nomenklatura slučajeva,

sadržaj

klasifikator primatelja i tako dalje. Komponente mogu biti raspoređene u različitim sekvencama. Prvi, na primjer, može biti broj, a zatim nomenklaturni indeks, a upotrijebljeni klasifikator može biti označen na samom kraju. Ali obrnuto je moguće. Usput, dodjelu posebnih brojeva koji sadrže abecedne kombinacije karakterizira i registracija sastavni dokumenti.

Mora se reći da u poduzeću ili tvrtki mora biti provedena globalna registracija dokumenata. To znači da moraju biti zabilježeni svi poslovni dokumenti, dolazni i odlazni.

registracija dokumenata organizacije

Nadalje, treba napomenuti da je registracija organizacija dokument mora ispunjavati sljedeće uvjete:

• Jednokratno - sve dolazne ili kreirane dokumentacije bilježe se samo jednom. Ako govorimo o internim nalozima, od odjela do odjela putujemo s brojem (indeksom) dodijeljenim na samom početku. Ovo pravilo jednako vrijedi i za službenu korespondenciju i za zapovijedi jakih gazda.
• Pravovremenost - ovdje se podrazumijeva da se registracija vrijednosnih papira primljenih izvana izvršava na dan primitka. Ako govorimo o internim nalozima, uputama ili uputama, onda se mogu utvrditi činjenicom potpisivanja od strane odgovornih zaposlenika (maksimalno - sljedeći dan).
• Razdvajanje - za svaku vrstu poslovnih radova postoji osobna fiksacija (dolazni, odlazni, narudžbe, dopise, minuta sastanka, naloga i tako dalje).
• Jedinstvenost - računovodstvo se uvijek provodi u skladu s istim pravilima. U ovom slučaju registracijski obrazac nije bitan.
• potpunost suštine - kada upisujete podatke u obrazac za registraciju, trebate prikazati maksimalne podatke u njemu. Osobito u smislu sadržaja bilo koje dokumentacije.

registracija sastavnih dokumenata

Osim toga, fiksiranje svih radova u tvrtki trebalo bi provesti u roku od jedne godine (kalendar).

A sada je vrijeme odgovoriti na pitanje: "Za što?" Registracija dokumenata korištenih u organizacijama omogućuje rješavanje različitih zadataka. Uzmimo u obzir najsvjetliji primjer. Ako uzmete i analizirate serijske brojeve na kraju kalendarske godine, možete pratiti rast tijeka dokumenta. Te informacije mogu uzrokovati legitimne zahtjeve tajnika da podignu svoju plaću (kao opciju - povećati broj osoblja tajništva).

Dijelite na društvenim mrežama:

Povezan