Nomenklatura poslova organizacije: uzorci punjenja. Kako napraviti nomenklaturu poslova organizacije?

Svaka organizacija u procesu rada suočena je s velikim prometom dokumenata. Ugovori, zakonski, računovodstveni, unutarnji dokumenti ... Neki od njih moraju biti pohranjeni u poduzeću za cijelo razdoblje svog postojanja, ali većina potvrda može biti uništena po isteku njihove valjanosti. Da bi se brzo razumjeli prikupljeni dokumenti, sastavljena je nomenklatura organizacijskih poslova. Uzorci ovog dokumenta i algoritam za njegovu izgradnju bit će razmotreni u nastavku.

sudbina

U svakoj organizaciji stvaraju se stotine dokumenata. Svaki se dan akumuliraju, radnici postupno zamjenjuju jedni druge. U nekom trenutku postaje teško pronaći nalog prije dvije godine. Kako bi izbjegli takve situacije, stvara se nomenklatura slučajeva.

definicija

Bit je dokument koji se odnosi na jedan problem, dio aktivnosti. Nomenklatura slučajeva je popis koji sadrži popis slučajeva koji se pokreću, što ukazuje na razdoblja njihove pohrane. Pomoću nje možete urediti tijek rada. Nomenklatura slučajeva komercijalne organizacije, uzorak koji će se razmatrati u nastavku, sastavlja se sa sljedećom svrhom:

• sustavizacija grupiranja dokumenata, koja osigurava njihovo brzo traženje i očuvanje;
• dodjelu registracijskog broja za klasifikaciju predmeta;
• izrađivanje Popis dokumenata trajnu, dugotrajnu i osobnu pohranu (uključujući i djela uništenja).

Nomenklatura slučajeva koristi se prilikom odabira dokumenata za arhiviranje i uništavanje. Ova višenamjenska referenca je potrebna od svake organizacije radi pojednostavljenja tijeka rada. Istovremeno, oblik vlasništva nad organizacijom nije bitan. Ako se uzorak nomenklature slučajeva medicinske organizacije može naći u normativnim aktima i propisima, onda će analitičar pokrenutih poslova privatne organizacije morati samostalno činiti.

Obvezno ili prisilno?

Izrada ovog popisa pruža "Pravila za rad arhiva". Obvezno je za organizacije koje stvaraju arhivu kao zasebnu uslugu. Ovaj popis, osim državnih i općinskih institucija, također uključuje neke komercijalne strukture, primjerice, urede za bilježenje.

Sve ostale institucije trebaju stvoriti nomenklaturu slučajeva za sustavizaciju rada s dokumentima, budući da su poduzeća svih oblika vlasništva dužna osigurati očuvanje arhivskih certifikata. To je predviđeno Federalnim zakonom br. 125. Osnovati ili ažurirati detaljni popis slučajeva slijedi u četvrtom tromjesečju kalendarske godine.

struktura

Nomenklatura poslova mora sadržavati sve intravaskularne posao nego tiskanim publikacijama: .. Izjave zaposlenika, potvrde o zapošljavanju, časopisa, knjiga, evidencija, sva dokumentacija strukturnih jedinica, strukturne jedinice dopisivanja itd Restricted dokumentacija treba sadržavati potpis pečat „DSP”. Imenik treba sadržavati poslove privremenih komisija, jedinica. Ali, primjerice, sindikat je neovisna organizacija. Njegovi zaposlenici samostalno sudjeluju u formiranju imenika. Arhiv također treba sadržavati zaglavlja nedovršenog poslovanja likvidiranih poduzeća, čiji pravni slijednik je operativna organizacija.

Uzorak popunjavanja nomenklature poslova organizacije možete vidjeti u nastavku.

Danas mnoga poduzeća održavaju dokumentaciju elektroničkim putem. Neka izvješća ni ispisuju na papirnom obrascu. Na kraju svakog odjeljka trebali biste navesti koja se izvješća čuvaju u elektroničkom obliku, navesti broj datoteka i sve ključne riječi koje trebate pretraživati. Neke institucije stvaraju posebnu elektroničku nomenklaturu poslova komercijalne organizacije. Uzorak i algoritam za njegovo punjenje moraju u potpunosti biti u skladu s prihvaćenim standardima.

Gdje početi?

Odgovornost za sastavljanje imenika u velikim institucijama pruža služba za podršku dokumentaciji (tajništvo, ured), i mali - tajnik, druga imenovana osoba. U komercijalnim organizacijama, ovu funkciju obavlja odjel osoblja u kojemu se kreira većina dokumenata. Budući da informacije trebaju doći iz svih strukturnih podjela, poželjnije je započeti s razvojem reda o nomenklaturi poslova u organizaciji. Uzorak takvog naloga predstavljen je dalje na vašu pozornost.

LLC "ABC"

20.11.2017. Moskva

U svrhu sistematizacije, pohrane i snimanja dokumentacije

JA ORDER:

• Za odobravanje i stavljanje u promet nomenklatura poslova Društva od 01.01.2018.
• Voditelji strukturnih jedinica pružaju osnivanje poduzeća prema odobrenom obrascu.
• Tajnik za slanje strukturnih jedinica izvlači iz imenika za rad.

Generalni direktor Ivanov NA

Za institucije nekih područja djelovanja, Ministarstvo je već razvilo uzorke nomenklature organizacijskih slučajeva. Ova nijansi trebaju biti razjašnjeni prije stvaranja imenika. Tipične nomenklature trebaju biti ispunjene u strogom skladu s danim uzorkom nomenklature organizacijskih poslova. Druge institucije mogu koristiti ove direktorije za sastavljanje pojedinačnog dokumenta.

Potpora dokumentaciji

Pri razvoju oblika imenika, trgovačke organizacije trebaju se usredotočiti na:

• "Pravila arhiva" (odluka Rosarkhiva od 06.02.02.);
• Odjeljak 5. Rezolucije br. 477 od 15.06.2009. "O odobrenju pravila evidencije".
• Upute o uredskom radu.
• Popis arhivskih dokumenata.

Također je potrebno proučiti stolove za osoblje, čarter, lokalnim aktima, odredbe o pododjeljcima, pravilima, standardima, uputama, zapisima o slučaju. Sadrže reference na upotrijebljene dokumente. Prvo se sastavljaju uzorci nomenklature poslova organizacije po jedinicama, a zatim formiraju opću referentnu knjigu. Ponekad se koristi funkcionalno, a ne strukturno načelo. To jest, distribucija nije odjel, već po funkciji.

Kako napraviti uzorak nomenklature organizacijskih poslova?

Oblik referentnih knjiga propisan je u Dodatku br. 8 Pravilima arhive. Katalozi se sastavljaju na zaglavlje organizacije. Glavni dio izvješća prikazan je u obliku tablice i sastoji se od 5 stupaca:

• indeks slučaja;
• zaglavlje (volumen, dio);
• broj (volumeni, dijelovi);
• rok trajanja, broj artikla po popisu;
• Napomena.

indeks

Indeks je digitalna oznaka strukturne jedinice unutar poduzeća. Na primjer: 04-06, gdje 04 je redni broj odjela za osoblje, 06 je serijski broj slučaja. Indeks se može sastojati od tri para brojeva, na primjer: 04.03.08, gdje 04 - kod financijskog i ekonomskog odjela, 03 - Računovodstvo oznaka, 08 - broj slučaj. Indeks može biti numerički, abecedni ili mješoviti.

naslovi

Naslovi su podijeljeni prema važnosti dokumenata. Prvo se uzima u obzir organizacijska i administrativna dokumentacija (počinju s višim jedinicama i prelaze u strukturalne podjele). Zatim se navode pravila i propisi koje je razvila sama organizacija. Zatim se uzimaju u obzir planovi i izvještaji (godišnji, tromjesečni, mjesečni). Projekti administrativnih dokumenata postavljeni su nakon glavnih dokumenata. Slični slučajevi (na primjer, osobne iskaznice zaposlenika) popunjavaju se abecednim redom.

Naslov bi trebao, u općenitom obliku, odražavati sadržaj dokumenta. Korištenje općih formulacija kao što su "razno", "dopisivanje", "ulazni / odlazni dokumenti" nije dopušteno. Naslov datoteke sadrži sljedeće elemente:

• naslov dokumenta ili narav slučaja, ako je dokument dio velikog volumena;
• autor dokumenta (naziv organizacije ili podjela);
• adresat (od koga je primio ili tko će biti poslan)
• sažetak / suštinu (na primjer, "Pitanja o ovjeravanju");
• naziv teritorija;
• datum / razdoblje;
• ako datoteka sadrži kopije drugih dokumenata, a ne njihove izvornike.

Opseg svakog slučaja ne bi smio premašiti 250 listova. Ako se pretpostavlja da će slučaj biti opsežan, onda je podijeljen na dijelove i sveske. U trećem stupcu na kraju kalendarske godine navodi se broj stvarno pokrenutih slučajeva.

U četvrtom stupcu navesti razdoblje skladištenja dokumenata, u skladu s pravilima. Treba ih poštovati i državne i trgovačke organizacije. Ako dokument nije u Pravilima, tada bi razdoblje skladištenja trebalo utvrditi na temelju popisa. Razdoblje skladištenja počinje od 1. siječnja sljedeće godine nakon njezina osnivanja. Ako se potvrda izdaje 2016., odbrojavanje bi trebalo započeti 01.01.2017.

Ažuriranje popisa

Godišnje, prilikom podnošenja predmeta u arhivu, daje se detaljan popis. Evo kako izgleda ažurirani primjer nomenklature poslova ogranka sigurnosnih organizacija:

Tijekom godine svi dokumenti su grupirani prema odobrenom obrascu. Ako želite dodati neiskorišteno izvješće, generira se novo zaglavlje. I postupak se ponavlja prema gore opisanom algoritmu.