Uzorak standardnog radnog opisa arhivista

Post arhivista naziva se arhivistom. Glavni zadatak stručnjaka na ovom području je utvrditi rad samog arhiva i promet dokumentacije u njemu. Takvi su stručnjaci potrebni tamo gdje postoji veliki promet službenih radova, osobito u organizacijama koje se odnose na osiguranje, financije, a osobito u državnim poduzećima. Glavni dokument na koji se novi zaposlenik treba uputiti je opis posla arhivista.

Opće odredbe

Samo voditelj poduzeća može prihvatiti ili odbaciti arhivista. I na prvom mjestu, mora se pozvati na postojeće zakonodavstvo zemlje. Uputstvo treba navesti osobu koja je neposredni nadglednik stručnjaka koji zauzima takav položaj.
Da bi radio kao arhivist, osoba mora primiti početno strukovno obrazovanje, a onda može preuzeti poziciju čak i bez iskustva na ovom području. Postoji mogućnost da će osoba koja ima prosječno ili opće obrazovanje dobiti posao, ali tada mora primiti posebnu obuku u tom smjeru. Iskustvo u ovom položaju nije obavezno.

Što trebate znati

Opis posla arhivara tvrtke pretpostavlja da zaposlenik mora imati određeno znanje: dužan je proučiti propise, upute i cijeli popis pravnih dokumenata koji se odnose na arhiviranje u toj organizaciji. Osim toga, mora znati pohraniti, koristiti dokumente, a također o standardima koje će ih prihvatiti i predati. Njegovo znanje trebalo bi uključivati ​​jedinstveni državni sustav upravljanja dokumentima. Osim toga, dužan je shvatiti kako se sastavljaju opisi skladištenih dokumenata, koji od njih treba trajno čuvati, a koji - samo privremeno, i da sklapaju akte koji se odnose na njihovo uništenje.

Opis posla pomoćnik arhivist podrazumijeva da on mora znati kako stvari napravio, što pravila se priprema za kasniju uporabu i sigurnosti, kao što je računovodstvo i izvještavanje u poduzeću. Ta osoba mora razumjeti strukturu tvrtke, gdje radi i pravilima korištenja opreme i svim tehničkim sredstvima potrebnim za obavljanje posla u arhivi. Osim toga, mora poznavati sva unutarnja pravila i zakone organizacije, uključujući zaštitu radne snage, sigurnost na požar, propise i tako dalje.

dužnosti

Opis posla arhivista proračuna institucija ukazuje na to da on mora obavljati određene funkcije: provođenje radova vezanih za arhive poslovanje, održavanje dokumentaciju koja se isporučuje u arhivu, registracija dokumentima koje je primila, razvoj raspona i provjeriti valjanost slučajeva prije isporuke arhivu. Ako postoji takva potreba, šifrira skladišne ​​jedinice, organizira smještaj slučajeva i zapisuje ih u registar.

Opis posla arhivista zdravstvene ustanove pretpostavlja da treba sastaviti sažetak opisa pohranjene dokumentacije, njegovu distribuciju za privremene i trajne cjeline. On mora voditi evidenciju i uništiti dokumente koji su istekli na vrijeme, te razviti sustav u kojemu možete brzo i jednostavno pronaći dokument koji vam je potreban.

Ostale funkcije

Osim toga, njegove dužnosti na radnom mjestu zahtijevaju prisustvo stručnosti u dostupnosti dokumenata za znanost, a ne samo. On mora osigurati da dokumenti ostanu sigurni, ako je potrebno, obavljaju poslove obnove s njima. Također, ovaj stručnjak osigurava da su svi potrebni uvjeti za normalno pohranjivanje dokumenata u arhivskoj sobi.Arhivar treba pratiti provedbu pravila o zaštiti od požara, kao i koristiti suvremene tehničke alate za rad s dokumentima. Na zahtjev zaposlenika i posjetitelja organizacije dužan je izdati kopije ili izvornike arhivskih dokumenata, izraditi certifikate koristeći podatke dostupne u arhivi i pripremiti izvješća o svom radu.

prava

Opis posla medicinskog arhivista pretpostavlja da ima određena prava. Može zatražiti i primati dokumente koji se odnose na njegovu radnu aktivnost. Ako je potrebno, može surađivati ​​sa stručnjacima iz drugih odjela poduzeća ili drugih organizacija, ako će to pomoći u rješavanju svojih kompetentnih pitanja. Ako postoji takva potreba, onda može zastupati interese svoje tvrtke u drugim organizacijama o svim pitanjima koja se izravno odnose na rad arhive.

odgovornost

Arhivar Opis posla sugerira da je odgovorna za neizvršavanje svoje dužnosti i loše kvalitete rada, za pružanje lažne ili obmanjujuće informacije o obavljenog posla, za nepoštivanje naredbi nadređenih.

Osim toga, on je odgovoran za situaciju ako su otkrivene povrede, sigurnosne povrede ili druge radnje koje ugrožavaju normalan rad poduzeća, a zaposlenik ih nije obavijestio niti je poduzimao mjere za rješavanje problema. Arhivist je odgovoran za kršenje normi radne discipline.

Radni uvjeti

Opis posla arhivista pretpostavlja da menadžment organizacije mora odrediti sate svog rada u skladu s radnim zakonodavstvom. U slučaju potrebe za proizvodnjom, tvrtka mora osigurati radno mjesto uzimajući u obzir sve norme i standarde, kao i sve što je potrebno za obavljanje poslovnih putovanja, uključujući i lokalne. Također ima pravo potpisati dokumente koji su u njegovoj nadležnosti.

zaključak

Glavni dokument na kojem se stručnjak treba osloniti na ovaj post je opis posla arhivista. Bez obzira na to je li u kakvu organizaciju djeluje, prava, obveze, funkcije i stručnost su praktički isti i mogu se razlikovati ovisno o potrebama pojedine tvrtke, a što je za upravljanje je problem tim mjestima na svoje zaposlenike.

Takav rad uključuje pažnju, marljivost, poznavanje pravila sigurnosti važnih radova, poznavanje vrednovanja određenih dokumenata, kao i sposobnost sistematizacije, brzo pronalaženja i šifriranja dokumenata. Drugi važan čimbenik je rad s ljudima, jer struka arhivista uključuje izdavanje i prihvaćanje različitih dokumenata, provjeru točnosti svoje kompilacije i autentičnosti. Samo pozorna osoba koja je spremna raditi s velikom količinom informacija i zastupati interese tvrtke u drugim organizacijama moći će pravilno i pouzdano obavljati radne dužnosti na tom položaju.