Poslovni proces: analiza poslovnih procesa. Opis, primjena, rezultati

Svaki poduzetnik mora barem indirektno znati što je poslovni proces. Analiza poslovnih procesa pomaže smanjenju troškova, poboljšanju profitabilnosti i konačno povećanju dobiti poduzeća. U ekonomskoj je literaturi ovaj koncept prvi put susreo u radu istraživača 80-ih godina prošlog stoljeća. Tada je Sjedinjene Države prvi put razmišljale o činjenici da učinkovitost cjelokupne proizvodnje ovisi o nizu međusobno povezanih akcija, nazvanih poslovnim procesom.

definirati

Poslovni proces je složen koncept. Razvoj poslovanja jako ovisi o međusobno povezanim operacijama, postupcima i akcijama. Ne možete zamisliti biljku bez opskrbe sirovinama, preradom, radnicima za alatne strojeve i računovođe. Poduzeće je zatvoreni sustav koji funkcionira kao integralni organizam. Kako bi se osiguralo da sve radi ispravno bez kašnjenja i kašnjenja, potreban je glavni mozak - iskusni menadžer koji će provesti analizu i pratiti usklađenost djelovanja svih poslovnih procesa.

Ako pogledate s ekonomskog gledišta, međusobno povezivanje svih mogućih mjera, tijekom kojih se obrada vanjskih resursa u konačni proizvod za potrošača naziva poslovnim procesom. Analiza poslovnih procesa je procjena učinkovitosti određene akcije, operacije ili događaja povezanih s proizvodnjom.

Za koga?

Prilično je jednostavno opisati poslovne procese. No, najveći problem je činjenica da u svim poduzećima u našoj zemlji je rijetko da je netko stvarno zainteresiran za poboljšanje učinkovitosti drugačiji procesi proizvodnje. Malo i srednje poduzetništvo za dugo vremena pokušava koristiti zastarjele metode za smanjenje troškova, dok je na Zapadu odavno shvatio da je uspjeh slučaju ovisi o nadležnom angažirao menadžera koji je zainteresiran za dobivanje najbolje rezultate od svog rada.

Stvaranje poslovnih procesa pruža jasno razumijevanje tko je odgovoran za koju stadiju, kakav položaj zauzima i što bi trebalo učiniti. Ovo strukturiranje čini shemu proizvodnje transparentnom i olakšava upravljanje njome. na pola puta stablo ciljeva zaposlenicima je moguće povećati svoju motivaciju, pokazujući da je njihov rad usmjeren na zajedničke ciljeve. Osim toga, organizacija poslovanja na taj način pomoći će identificirati dodatne troškove financijskih i vremenskih resursa.

Kako stvoriti

Bez obzira na to je li veliki posao ili mali, pristup izradi detaljnog plana je jedan. Razmotrimo konkretan primjer. Postoji tvrtka koja prodaje kaupe. Shema poslovnih procesa slična je stablu. Na glavnim granama su smještene glavne funkcije, koje se prostiru u manje. Dakle, koje su glavne faze poslovnog procesa za maloprodaju?

1. Nabava robe. Ovo je prvi i središnji poslovni proces. Kakve pod-stupnjeva ima?

• Analiza dobavljača.
• Izrada ugovora s proizvodnim pogonima.
• Izrada ugovora s prijevoznim poduzećima.

2. Sjedala na sofama. U ovoj fazi, postoje takve trenutke:

• Odabir sobe.
• Izgradnja ili iznajmljivanje sobe.
• Stvaranje uvjeta za prodaju.

3. Prodajni proces.

• Zapošljavanje osoblja.
• Kupnja blagajne.
• Stvaranje atmosfere i dizajna za prodaju.

4. Marketing i oglašavanje.

• Postavljanje natpise.
• Izrada posjetnica, brošura, brošura, kataloga itd.
• Plasman oglasa.

Popis može biti dug. Važno je razumjeti kako stvaranje poslovnih procesa. I dalje ćemo rezultirati nekim zlatnim pravilima koja je poslovna organizacija bila uspješna.

Pravilo broj 1

Za svaku posvećenu poslovnu fazu odgovorna je određena osoba. Uključite ih u stvaranje shema. To će pružiti priliku da bolje razumije proces, interes zaposlenika i povećati njihovu motivaciju usmjerenu na postizanje zajedničkih ciljeva. To je osobito važno u ranim fazama osnivanja poduzeća. Pokretanje biznisa uvijek je povezano s ogromnim poteškoćama, a pravodobno postavljanje ciljeva za određene faze dati će detaljniji plan djelovanja.

Pravilo broj 2

Upotrijebite automatizirane programe i vizualizirajte svoje sheme. Do danas, postoje mnogi gotovi programi koji pomažu u strukturi informacija. Mala i srednja poduzeća koriste ih svugdje.

Ako radite u grupi, uzeti ploču ili listova papira zapisati sve misli i tijekom crtanje stabla svojih postupaka. Počnite s velikim operacijama, slikajte ih na manjim. Za velika poduzeća uspostavljanje poslovnih procesa - to je ogroman mukotrpan rad koji zahtijeva maksimalnu koncentraciju i usklađenost svih zaposlenika.

Pravilo broj 3

Formuliranje poslovnih procesa, vođeni strategiju tvrtke, a ne na svojoj organizacijskoj strukturi. Ista funkcija može ići izvan utvrđenih odjela. Na primjer, prilikom isporuke dobara od dobavljača, možete uzeti u obzir granicu poslovnog procesa sve dok roba ne izađe iz samog posla, tj. Kada se stavlja na police i dostupna je potrošaču. U tom procesu sudjelujte u nekoliko odjela, dijela organizacijske strukture.

Pravilo broj 4

Nemojte više precizirati plan. Ako je shema preopterećena pretjeranim informacijama, to će dovesti do opće zbrke i teške opterećenosti odgovornom osoblju. Ako planirate napraviti promjene bilo kojeg dijela ovog dijela na detalje, a svi ostali su u obzir samo površno, ne ulazeći u detalje. Učinkovitost poslovnih procesa podređen Pareto zakon "20 od 80", kada 20% detaljnih opisa donosi 80% uspjeha cijele operacije.

Pravilo broj 5

Nemojte se bojati istine i izraditi shemu temeljenu na onome što je zapravo. Vrlo često se javlja ova situacija. Glavni menadžer postavlja pitanja svojim podređenima o svojim odjelima s ciljem izgradnje dijagrama poslovnih procesa. Pokušavaju reći kako dobro rade. Iako u stvarnosti stvarna situacija nije idealna. No, na temelju lažnih podataka izradit će se pogrešna shema, nakon čega će se donijeti neučinkovite odluke i sve će raditi na otpad.

Nemojte zbuniti pojam "kakav jest", "kako bi trebao biti" i "kako želim da bude". Međutim, loše je, poslovni procesi su dizajnirani upravo za poboljšanje ovog stanja. Stoga, potrebno je opisati samo stvarnu situaciju.

Automatizacija poslovnih procesa

Vrlo je teško pratiti sve događaje koji se odvijaju unutar tvrtke, posebno ako se radi o velikim korporacijama i sindikatima. Velik posao je teško zamisliti bez cijelog sustava automatiziranih programa koji vam omogućuju analizu dolaznih podataka za donošenje odluka. Stoga je danas vrlo često automatiziranje poslovnih procesa.

U praksi to znači da postoji poseban računalni program koji obrađuje sve vrste tokova informacija koji podržavaju poslovni proces. Analiza poslovnih procesa događa se u autonomnom načinu, a osoba se samo upozna sa primljenim rezultatima i donosi odgovarajući zaključak.

Izbor metode analize

Suočen s pitanjem kako bolje opisati poslovne procese automatski način, domaći poduzetnik će naći niz mogućnosti koje su optimizirane za male ruskom tržištu. Gotovo svi predloženi softver stvoren je za zapadne tvrtke koje imaju iskustva optimizacija proizvodnje. No, nakon analize nekih podataka, stvorili smo vlastiti popis programa koji nam pomažu u implementaciji poslovnog procesa.

1. BEST-5 "Moj posao" je softver koji često koristi male i srednje tvrtke. Program je dostupan za bilo koje računalo i vrlo je jednostavan za korištenje. Njegova prednost je da može analizirati male količine podataka iz malog poduzeća.
2. Korporativni modeler. Često se koristi u modernim poduzećima, uglavnom zato što je jeftin. Lako je pokrenuti posao s ovim programom, jer je vrlo pogodno za izgradnju dijagrama poslovnih procesa, ali analiza gotovo da se ne provodi.
3. iGrafx Enterprise Central. Vrlo dobar kanadski razvoj. Ne samo da može prepoznati i sastaviti poslovne planove, već i uspješno analizirati polja ulaznih podataka. U našoj zemlji ima vrlo malo distribucije, iako je proizvod vrlo pristojan.
4. Poslovni studio. Najpoznatiji ruski razvoj. Integriran je s ostalim MS Office proizvodima (Word, Excel, Visio). Za domaćeg poduzetnika, ovo je optimalan izbor za omjer cijene i rezultata. Izvrsna analiza poslovnog procesa. Proizvodnja se može uspješno optimizirati zahvaljujući rezultatima dobivenim na temelju programa.

Tehnologija izgradnje poslovnih procesa

Najčešće se danas integrira automatska i ručna metoda izgradnje sheme "poslovnih procesa". Analiza poslovnih procesa u ovom slučaju provodi se u dvije faze: prvo pomoću rezultata dobivenih na računalu, drugi - ručno voditelj.

Razmotrimo dva osnovna pristupa izgradnji grafikona i shema. U tom će slučaju tehnologija poslovnih procesa biti izgrađena korištenjem takvih metoda:

1. DFD (dijagram toka podataka).
2. WFD (dijagram tijeka rada).

Prva DFD metoda uključuje crtež dijagrama tokova podataka. Oni uključuju: detaljan rad procesa, odgovorno osoblje, potrebna dokumentacija. Takva konstrukcija daje cjelovitu sliku o aktivnostima tvrtke, okolnim ulaznim i izlaznim podacima, svim elementima proizvodni proces i veze između njih. Taj vam pristup omogućuje da prepoznate slobodne (nepotrebne) poslovne procese koji smanjuju učinkovitost rezultata i mogu se optimizirati na različite načine.

WFD - dijagrami tijeka rada koji opisuju poslovne procese niže razine. Razvoj poslovanja može se značajno promijeniti ako ne znate samo vertikalnu hijerarhiju akcija, već i horizontalnu hijerarhiju. Što to znači?

Ako to pogledate, WFD dijagrami su mreža vremenskih okvira, svaki grafikon odgovara za određeni proces. Pretpostavimo da isporuka robe traje dva dana - raspored označava početak i kraj procesa. Zatim dolazi slučaj stavljanja robe u trgovački pod, a taj će postupak započeti tek nakon isporuke. Podaci se dijagramiraju sekvencijalno na grafikonu. Događaji, operacije i akcije mogu se međusobno isprepliću ako se izvršavaju istodobno. Na ovaj način je prikladno započeti razvoj poslovanja u ranoj fazi, utvrdivši koliko dugo traje pun proizvodni ciklus.

nalazi

Za mala ili velika, nova ili stara poduzeća, trebate razumjeti što je poslovni proces. U bilo kojoj fazi životnog ciklusa tvrtke, optimizacija proizvodnje može značajno utjecati na daljnji razvoj. Uostalom, glavni cilj postojanja bilo koje organizacije danas je zadovoljstvo potreba potrošača. A ako je kupac zadovoljan, dobit će profit. Ovdje je odnos izravno proporcionalan. Što je veća razina zadovoljstva kupaca, to je veća dobit tvrtke. A to se može postići samo analizom i naknadnim promjenama procesa unutar poduzeća.