Što je projektni menadžment? Pro i kontra

Upravljanje projektima sastavni je dio modernog sustava upravljanja u Rusiji. Mnoge domaće i strane tvrtke koriste upravljanje projektima kako bi poboljšale kvalitetu proizvoda i usluga, smanjile troškove i povećale dobit. Što je upravljanje projektom i koje su njegove glavne prednosti?

Što je projekt?

Koncept "projekta" može se tumačiti na potpuno različite načine. Prva opcija uključuje definicija projekta kao skup dokumentacije na kojoj je moguće podići zgradu ili strukturu. Ovaj članak će raspravljati o drugom značenju riječi "projekt".

Postoji mnogo definicija projekata, iako se svi slažu oko toga: projekt je ideja koja pretpostavlja ispunjenje određenog materijalnog zadatka u ograničenom vremenskom razdoblju. U ovom slučaju, glavni obilježja projekta:

• Jedinstvenost (projekt je ono što je stvoreno po prvi put).
• Vremensko ograničenje (projekt uvijek određuje vremenski okvir za njegovu implementaciju).
• Svrhovitost (projekt se uvijek izvodi za rješavanje specifičnih problema, izraženih, u pravilu, u kvantitativnim mjernim jedinicama).

Ako su zadovoljena sva tri uvjeta, onda se skup akcija može nazvati projektom.

Programi i portfelji projekata

Projekti se često kombiniraju u programe i portfelje. Istodobno se programi nazivaju skupom projekata koji su ujedinjeni zajedničkim ciljem. Na primjer, program poboljšanja kvalitete obrazovanja stanovništva može uključivati ​​projekte za povećanje plaća nastavnika za 20%, izgradnju 15 novih škola, izdavanje 26 novih udžbenika o osnovnim predmetima.

Projektni portfelj kombinira projekte financirane iz jednog izvora, bez obzira na njihove zadatke. Dakle, portfelj projekata tvrtke može uključivati ​​dobrotvorne projekte, izgradnju novog korporativnog ureda, obilježavanje godišnjice redatelja i povećanje godišnjeg prometa za 10%.

Projekti u portfeljima i programima također trebaju imati tri glavne karakteristike opisane gore.

Osnovna načela upravljanja projektima

S obzirom na dinamično razvijajuće tržište tehnologija dizajniranih za olakšavanje procesa upravljanja, teško je navesti određene metode koje u potpunosti opisuju upravljanje projektom.

Upravljanje projektima uključuje mnoge pristupe i alate i temelji se na sljedećim osnovnim načelima:

• Usmjerenost na rezultat. Ovo načelo određuje se značenjem pojma "projekt". Upravljanje projektima nije samo upravljanje kvalitetom, nego je i svrhovit skup međusobno povezanih akcija.
• Načelo "projektnog trokuta". Kada upravljate projektom, treba voditi međusobnim odnosima između vremena, proračuna i kvalitete projekta. Promjena jednog od čimbenika dovodi do promjene u ostalima, što ih čini, kao da su, strane jednog trokuta.
• Računovodstvo životnog ciklusa projekta. Životni ciklus projekta počinje formiranjem same ideje stvaranja projekta i završava kada istekne vremensko razdoblje navedeno u projektu. Životni ciklus projekta, u pravilu, završava na početku životnog ciklusa proizvoda stvorenog kao rezultat projekta.
• Pristup procesu upravljanja. Ovo načelo uključuje procjenu projekta kao skup procesa koji su međusobno povezani i potpuni srednjim rezultatima u obliku poluproizvoda ili važnih dokumenata. Taj pristup omogućava praćenje provedbe projekta bez takozvanih "slijepih zona".

Metode poticanja sudionika u projektu

Stimulacija sudionika projekta obično se posvećuje posebnoj pozornosti kada je odabran projektni menadžment za određene zadatke. Upravljanje projektima obično uključuje opipljive i nematerijalne motivacijske mehanizme.

Materijalni poticaji uključuju bonuse, novčane kazne, nadoplate za rano završavanje srednjih poslova.

Nematerijalne metode motivacije uključuju pismenost i disciplinske darove u obliku kompenzacijskih vremenskih odmora, kao i raspoređivanje konkurencije među sudionicima projekta u natjecateljskom natjecanju.

Glavne faze upravljanja projektom

Upravljanje projektima odvija se kroz faze životnog ciklusa projekta i faze složenosti upravljanja. Odnos između faza i faza dan je u donjoj tablici.

Dakle, područja upravljanja projektom uključuju financijske, kadrovske i strukturalne dijelove organizacije.

Područja primjene upravljanja projektima

Struktura upravljanja projektom uključuje podjelu svih djela organizacije u projekte koji su ograničeni vremenom i ciljnim pokazateljima. Istodobno, formiraju se timovi svakog projekta i tim voditelja projekata koji izvješćuju o napretku svog projekta.

U tom smislu, upravljanje projektima se, u pravilu, koristi u organizacijama različitih industrija i veličina, s velikim brojem istodobno izvršenih narudžbi. Međutim, u malim tvrtkama primjenjuje se upravljanje projektima kako bi se riješile specifične zadatke za modernizaciju proizvodnje ili, primjerice, uvođenje novog proizvoda.

Upravljanje projektima u građevinarstvu

U građevinarstvu je posebno relevantna primjena metodologije upravljanja projektima. Tvrtke koje se bave funkcija kupca ili izvođača, upravljanje projektima koristi prirodnu podjelu rada na projektima (u načelu proizvoda, odnosno, izgradnja svake zgrade - poseban projekt), a na vrhu upravljačka struktura zahtijeva gotovo nikakvu ozbiljnu rekonstrukciju.

Upravljanje organizacijom projekta često se provodi i na projektu, uspješno korištenjem već uspostavljenih timova dizajnera kao projektnog tima.

Upravljanje projektima u državnim strukturama

Upravljanje projektima u vladi prilično je novi trend modernosti. Metoda upravljanja ciljanim programom, koja se razvija od sovjetskog razdoblja, sada je preuzela oblik upravljanja projektima diljem zemlje. Sada, za rješavanje strateški važnih zadataka za državu, koriste se programi koji uključuju pojedinačne projekte s ciljnim pokazateljima i vremenskim rokovima za implementaciju. Međutim, sama metodologija upravljanja takvim programima još uvijek nije idealna i zahtijeva modernizaciju i obnovu.

Iskustvo u provedbi upravljanja projektima u regiji Belgorod

Projekt javne uprave se pokazao dobro u cijelom svijetu. U Rusiji postoji iskustvo korištenja ove tehnologije u regiji Belgorod.

Ovaj veliki eksperiment utjecao je na gotovo sve aspekte državne službe u regiji Belgorod. Među glavnim elementima su: Osposobljavanje za upravljanje projektima, organizacijska i metodološka podrška, Terenska inspekcija, motivacija, procjena kompetencija zaposlenika, stručni povjerenstva za pregled projekata.

Upravljanje projektom Belgorodske regije sada uključuje kolegijalna tijela upravljanja projektima:

• Međuresorno povjerenstvo, koje upravlja projektnim aktivnostima.
• Stručne komisije industrije, odlučujući o otvaranju / zatvaranju projekata.
• Regionalni projektni ured koji kontrolira usklađenost s metodologijom upravljanja projektima.

Načelo "jednog prozora"

U okviru prijelaza na upravljanje projektima, regija Belgorod u 2010. godini prebacila se na koordinaciju investicijskih projekata kroz sustav "jednog prozora", koji je sada poznat u Moskvi. Ulogu ovog prozora ispunjava samo jedna od nedavno predstavljenih usluga - regionalni projektni ured. Sada točno mjesec dana od trenutka prijave u projektni ured, poslovni subjekt prima dokument na odobrenje.

Automatizirani informacijski sustav "Upravljanje projektima"

Informacijska i tehnička podrška za upravljanje projektima u regiji Belgorod provodi se kroz automatizirani informacijski sustav (AIS) "Upravljanje projektima". Ovo je web aplikacija koja ne zahtijeva instalaciju dodatnog softvera i obavlja sljedeće funkcije za projekte, portfelje i programe:

• Imajući registar (baza podataka).
• Raspoređivanje.
• Proračun.
• Praćenje provedbe na regionalnoj i općinskoj razini.
• Distribucija ovlasti i odgovornosti tima.
• Izmjene sadržaja.
• Sustav upozorenja o nadolazećim i nadolazećim događajima za projekte.
• Tijek rada.
• Automatsko analitičko izvješćivanje.
• Integracija s elektroničkom vladom regije Belgorod.

Prednosti i nedostaci upravljanja projektima

Opisano iskustvo provedbe upravljanja projektima u regiji Belgorod bilo je uspješno. Učinak ovih promjena je izražena prije svega u povećanju stope rasta bruto regionalni proizvod za 0,1% (više od 3 milijarde. Rubalja), smanjenje vremena provedenog na koordinaciji projekata (za 2 mjeseca po projektu) i veće brzine razvoja investicija u regiji za 23 %. Međutim, najvažniji rezultat - je formiranje dizajna razmišljanja u zaposlenike koji su aktivno pokušavaju analizirati i rješavanje problema, ponekad nekonvencionalan, inovativne načine.

Motivacija i restrukturiranje upravljačke strukture dala pozitivan učinak ne samo u državnoj službi, ali i za poslovanje, stvaranje povoljne investicijske klime i uklanjanje prepreka za poduzetništvo.

Stanovništvo regije sada aktivno sudjeluje u odabiru i kontroli provedbe važnih strateških projekata. Za ljude, upravljanje projektima je prilika za korištenje usluga visoke kvalitete i visoke mobilnosti.

Međutim, unatoč svim prednostima strukture upravljanja projektom, postoje i nedostaci ovog pristupa.

Prije svega, prijelazno razdoblje. Potrebno je neko vrijeme da projektni tim radi zajedno i obavlja svoje funkcije kao kohezivni mehanizam.

Drugo, prilikom implementacije upravljanja projektom u poduzeću, traženje dobrog voditelja projekta može biti odgođeno. Osobne i profesionalne kvalitete voditelja projekta su vrlo visoki zahtjevi: sveobuhvatna kvalifikacija, potpuna uranjanja u projekt, iskustvo u upravljanju projektima potrebnih specifikacija.

Treći nedostatak upravljanja projektom može se smatrati potrebom za podjelom resursa tvrtke između projekata. U "siromašnim" tvrtkama to uopće nije moguće. Voditelji projekata morat će se "boriti" za financiranje i osoblje, što je neprihvatljivo u uvjetima potpunog nadzora svih stupnjeva životnog ciklusa projekta.

Jedan od najvažnijih nedostataka na putu upravljanja projektom u organizaciji je zapošljavanje članova projektnog tima i voditelja projekta nakon dovršetka. Učitavanje osoblje, kao što znate, najvažnije pravilo uspješnog poslovanja, au slučaju rada na projektima redovito imaju „visi u zraku”, skupina stručnjaka, koji istovremeno lišene stalnog opterećenja.

Ukratko, može se zaključiti da je upravljanje projektima - je sastavni dio modernog poslovnog prostora, a proučavanje temelja neophodno je za nadležno za upravljanje odlučivanja na razini države i unutar pojedinih poduzeća.