Baza podataka u programu Excel: značajke izrade, primjeri i preporuke

Excel je moćan alat koji kombinira najkorisnije i korisnije funkcije za korisnike. To uključuje grafikone, tablice, grafikone, računovodstvo, računanje, izračune raznih funkcija i tako dalje. Iz ovog članka učimo, kako stvoriti bazu podataka u programu Excel, za što je potrebno, i koji će nam savjeti pomoći da joj lakše radimo.

Što je baza podataka?

Ovo je posebna struktura koja sadrži i pohranjuje informativne materijale različitih namjena. Jednostavnim riječima, to je skup organiziranih i distribuiranih informacija. Koliko ljudi proučava u razredu, njihove karakteristike, datume rođenja i izvješća - sve to zajedno predstavlja bazu podataka. Potrebno je posvuda - u industrijskim i tehničkim poduzećima, u obrazovnim i zdravstvenim ustanovama, u agencijama za provedbu zakona, pa čak iu javnim ugostiteljskim objektima. Uostalom, popis jela, njihovi recepti s kalorijskim sadržajem, kao i opis također je spremnik podataka.

Ovdje smo shvatili. Sada morate saznati što je baza podataka u programu Excel i kako ga izraditi.

stvaranje skladište podataka u programu Excel

Baza koju smo stvorili bit će jednostavna i bez ikakvih podrhtavanja. Stvarni spremnici podataka prilično su težak i predstavljaju veliki informacijski sustav s unutarnjom "jezgrom", koji se sastoji od mnogih linija koda i napisan od strane stručnjaka.

Naš rad bit će jedinstvena tablica, u kojoj će biti sve potrebne informacije. Prije nego što počnete rješavati problem kako napraviti bazu podataka u programu Excel, morate naučiti posebne pojmove koji se koriste pri interakciji s njom.

Vodoravne linije u označavanju Excel listova obično se nazivaju zapisi i vertikalni stupci po poljima. Možete početi raditi. Otvorite program i izradite novu knjigu. Zatim, u prvom redu, morate zapisati imena polja.

Značajke oblikovanja ćelija

Korisno je naučiti kako pravilno oblikovati sadržaj ćelije. Ako vaša baza podataka u programu Excel sadrži bilo kakve novčane iznose, onda je bolje odrediti numerički format u odgovarajućim poljima gdje će se pojaviti dvije znamenke nakon zarezom. A ako negdje postoji datum, tada biste trebali odabrati ovo mjesto i postaviti odgovarajući format za to. Stoga će svi vaši podaci biti ispravno obrađeni i bez pogrešaka. Sve operacije s praznim programskim poljima obavljaju se putem kontekstnog izbornika "Oblik stanica".

Važno je i odgovarajuće dizajn projekta. Obrazac na kojem se projekt nalazi mora biti potpisan kako bi se izbjegla zbrka. Kako bi sustav mogao razlikovati jednostavni sadržaj i naslove i potpise, trebao bi biti u kurzivu, podcrtani ili podebljani, sjetivši se da će imena biti postavljena u zasebna, jedinstvena polja. To je vrijedno raditi za mogućnost korištenja alata kao što su auto-format i auto-filter.

Što je AutoForm u programu Excel i zašto je to potrebno?

Izrada baze podataka u Excelu - zanimanje je teško i mukotrpno. Kako bi pomogao korisniku da olakša njihov rad, program mu može ponuditi automatsko punjenje stanica s unaprijed definiranim informacijama. Na primjer, širina stupca, visina linije, veličina i vrsta fonta, boju polja i sl. - sve će u jednom kliku omogućiti automatsko oblikovanje, ako je ispravno konfigurirano. Prikladno, zar ne?

Učvršćivanje "zaglavlja" baze podataka

Osim toga, nemojte zaboraviti na popravljanje prve crte. U programu Excel 2007 to možete učiniti na sljedeći način: idite na karticu "Prikaz", a zatim odaberite "Zaključaj područja" i u kontekstnom izborniku kliknite na "Pin the top line". To je potrebno za popravak "kape" rada. Budući da baza podataka programa Excel može biti dovoljno velika, prilikom pomicanja gore i dolje, izgubit će se glavni podaci - nazivi polja, što je korisnicima nezgodno.

Nakon što je gornja linija fiksna, odaberite prva tri retka u budućoj bazi podataka i dodajte obrasce ćelija.

Nastavak rada na projektu

Da biste nastavili s radom, trebate izraditi osnovne podatke koje će baza podataka sadržavati u Excelu. U nastavku je dan primjer.

Pretpostavimo da želimo stvoriti bazu prikupljenih sredstava od roditelja u školskom fondu. Iznos je neograničen i individualan za svaku osobu. Neka ima 25 djece u razredu, tako da će biti odgovarajući broj roditelja. Kako ne bi nagomilali bazu podataka s velikim brojem zapisa, vrijedi napraviti popise s padajućim popisima koji će sakriti suvišne informacije, a kad je potrebno ponovno, korisno će je ponuditi.

Kako izraditi popise s padajućim popisima?

Kopiramo imena polja i prebacimo ih na prazan list, koji je zbog praktičnosti također potrebno zvati. Neka je, primjerice, "Roditelji". Nakon što se podaci kopiraju, ispod njih napišemo sve potrebne podatke u prazne ćelije.

Da bi MS Excel baza podataka omogućila odabir podataka s padajućeg popisa, morate stvoriti posebnu formulu. Da biste to učinili, morate dodijeliti niz vrijednosti, imena, sve informacije o roditeljima. Prolazimo na stranicu na kojoj su napisani svi podaci pod nazivom "Roditelji" i otvaramo poseban prozor za izradu naziva. Na primjer, u programu Excel 2007 to možete učiniti klikom na "Formule" i klikom na "Dodijeli ime". Na polju imena pišemo: FIO_delater_selection. Ali što napisati u polju raspona vrijednosti? Ovdje je sve složenije.

Raspon vrijednosti u programu Excel

Postoji nekoliko vrsta raspona vrijednosti. Raspon s kojim radimo zove se dinamičan. To znači da sve nazvane ćelije u bazi podataka mogu promijeniti svoje granice. Njihova se promjena događa ovisno o broju vrijednosti u određenom rasponu.

Da biste dobili dinamički raspon, morate koristiti formulu OFFSET. Bez obzira na to kako su dani argumenti, ona vraća referencu na izvorne podatke. Na padajućem popisu, koji će završiti kao rezultat, ne bi trebalo biti null vrijednosti. S ovim se savršeno saviti dinamički raspon. Daju ga dvije koordinate ćelija: gornji lijevi i desni dno, kao na dijagonalu. Zato morate obratiti pozornost na mjesto gdje počinje vaša tablica, odnosno koordinate gornje lijeve ćelije. Neka ploča započne s A5. Ova je vrijednost gornja lijeva ćelija raspona. Sada kada se pronađe prvi element koji se pronađe, prijeđimo na drugi.

Donja desna ćelija definirana su argumente kao što su širina i visina. Vrijednost posljednje bit će 1, a prva će izračunati formulu СЧЕТ3 (Roditelji! $ B $ 5: $ I $ 5).

Dakle, u polju raspona pišite = OFFSET (Roditelji! $ A $ 5-0-0-COUNTRIES (Roditelji! $ A: $ A) -1-1). Pritisnite tipku OK. U svim sljedećim rasponima, slovo A se mijenja u B, C i tako dalje.

Rad s bazom podataka u programu Excel gotovo je potpun. Vratite se na prvi list i stvorite padajuće popise na odgovarajućim ćelijama. Da biste to učinili, kliknite prazna ćelija (na primjer B3) koja se nalazi ispod polja "Roditeljsko ime". Tu će biti ulaznih informacija. U prozoru "Provjeri ulazne vrijednosti" na kartici pod nazivom "Parametri" upišite "Izvor" = FIR_Prodiator_selection. U izborniku "Tip podataka" odaberite "Popis".

Slično radimo s ostatkom polja, mijenjajući naziv izvora na odgovarajuće ćelije. Radite na padajućeg popisa gotovo završena. Zatim odaberite treću ćeliju i "proteže" preko cijelog stola. Baza podataka u programu Excel gotovo je spremna!

Pojava baze podataka

Prekrasan dizajn također igra važnu ulogu u stvaranju projekta. Excel može ponuditi različite načine za izradu baze podataka za odabir korisnika. Broj shema boja je vrlo bogat, samo trebate odabrati pravu boju za svoju naklonost. Osim toga, nije potrebno obaviti cijelu bazu podataka u jednom stilu, možete bojiti jedan stupac u plavom, a drugi u zelenoj, i tako dalje.

Kako prenijeti baza podataka od programa Excel do pristupa

Ne samo da Excel može napraviti bazu podataka. Microsoft je objavio još jedan proizvod koji savršeno upravlja ovom težom zadatkom. Naziv je Access. Budući da je ovaj program prilagođeniji za izradu baze podataka od Excela, rad u njemu će biti brži i prikladniji.

Ali kako mogu dobiti bazu podataka Access? Excel uzima u obzir tu želju korisnika. To se može učiniti na nekoliko načina:

• Možete odabrati sve informacije sadržane u radnom listu programa Excel, kopirati ih i prenositi u drugi program. Da biste to učinili, odaberite podatke koje želite kopirati i kliknite je desnom tipkom miša. U kontekstnom izborniku kliknite Kopiraj. Zatim se prebacite na Access, odaberite tablicu "Tablica", grupu "Prikazi" i sigurno kliknite gumb "Pregled". Odaberite stavku "Tablični način rada" i umetnite podatke desnim klikom miša i odaberite "Zalijepi".

• Možete uvesti list formata .xls (.xlsx). Otvorite Pristup zatvaranjem Excela. Na izborniku odaberite naredbu "Import" i kliknite željenu verziju programa iz kojeg ćete uvesti datoteku. Zatim kliknite na "OK".

• Možete povezati Excel datoteku s tablicom u Accessu. Da biste to učinili, u programu "Excel" morate odabrati raspon ćelija koje sadrže potrebne informacije i klikom na desnu tipku miša postavite naziv raspona. Spremite podatke i zatvorite Excel. Otvorite Pristup, na kartici Vanjski podaci, odaberite Excel Spreadsheet i unesite njegovo ime. Zatim kliknite stavku koja vas zatraži da izradite tablicu za komunikaciju s izvorom podataka i navedite njegovo ime.

To je sve. Rad je spreman!