Što je službeni dokument? Koncept i vrste

Dokumenti postoje davno. Pojavljuju se zajedno s pisanjem. Ključ funkcije dokumenata

klasifikacija

Kao što je gore spomenuto, koriste se različite sfere života, uključujući službene isprave. što još uvijek postoje nositelji podataka? Radovi mogu biti osobni. Takvi se dokumenti kreiraju izvan službenih aktivnosti ili obavljaju javne dužnosti. Oni uključuju dopisivanje, dnevnike, memoare.

Službeni dokument

RF - zemlja s posebnom državnom strukturom. Na svom području postoji zakonodavstvo, grane vlasti, državna tijela. Kao temelj za potonje aktivnosti službeni propisi. Ovi akti utvrđuju redoslijed funkcioniranja institucija, granice njihove nadležnosti, dužnosti, prava, odgovornosti službenika. Njihovo stvaranje je naporno i dugotrajno rad. Službeni dokumenti zakoni, standardi, pravila, narudžbe, narudžbe i tako dalje. Većina njih je menadžerska.

Vrste radova

Ovisno o načinu snimanja informacija razlikuju se sljedeće:

1. Tekstni dokument. Ovo je čin u kojemu postoje verbalne informacije. Zabilježeno je bilo kojim sustavom snimanja zvuka ili bilo kojim drugim vrsta slova.
2. elektronički službeni dokument. Ovo je akt stvoren i čitan pomoću računala.
3. napisan na pisaćoj mašini službeni dokument. Ovo je djelo čije se stvaranje provodi korištenjem tehničkih sredstava.
4. rukopisni službeni dokument. Ovo je papir u kojem se znakovi primjenjuju rukom.

Te kategorije radnji koriste se u djelatnostima poduzeća, tijela vlasti. Usluge ureda obrađuju i pohranjuju dokumente.

Upravni radovi

Ovisno o odnosu prema administrativnom aparatu poduzeća ili tijela, razlikuju se sljedeći dokumenti:

1. Ulazni spremnik.
2. Unutarnja.
3. Odlazni.

Djela se također razlikuju u stupnju ograničenja pristupa. Prema ovoj značajci, dokumenti su:

1. Tajna. Označeni su posebnim pečatom. Za rad s takvim dokumentima potrebna vam je posebna dozvola.
2. Jednostavan.
3. Upotreba usluge. Ovi su djela označeni i odgovarajućim pečatom. Koriste ih zaposlenici tijela ili poduzeća.

Stupanj autentičnosti

Na temelju toga, dokumenti su podijeljeni na:

1. Skripte.
2. Duplikate.
3. Primjeraka.

Izvornik akta je prva ili jedina kopija koja ima pravnu snagu. Izvornik je ovjeren službenim potpisom službene osobe, pečatom odobrenja, pečatom marke i ima registracijski indeks. U izvorniku, podaci nužno potvrđuju njegovu pouzdanost. Na primjer, to može biti informacija o mjestu i vremenu stvaranja. Duplikat - druga kopija izvornika. Ovaj dokument također ima pravnu snagu. Izdaje se u slučaju gubitka izvornika. Kopija je čin u kojemu su izvorni podaci potpuno reproducirani, njezini vanjski znakovi. Međutim, to nema pravnu snagu. Kopija može imati posebne preduvjete koji potvrđuju njegovu korespondenciju s izvornikom. U tom slučaju stječe pravnu snagu.

Način pohrane i prijenosa

Za svaki službeni dokument utvrđuje svoje vrijeme u arhivi. Djela mogu biti trajna, privremena (do 10 godina) ili dugoročna (više od 10 godina) pohrana. Termin određuje Savezni arhiv i fiksira se na popisu dokumenata. Ovisno o načinu prijenosa, oni razlikuju:

1. Pisma.
2. Telefonske poruke.
3. Brzojava.
4. Faksogrammy.
5. Telexes.
6. Elektroničke komunikacije.

Svaki službeni dokument služi za određene svrhe. Upravljanje djeluje ovisno o sadržaju koji može biti:

1. Organizacijski i menadžerski. Oni uključuju, osobito, statute, propise, naloge, odluke, upute, propise, osoblje i tako dalje.
2. Reference i informacije. Ova kategorija uključuje telegrame, pisma, objašnjenja, službene, memorandumi, potvrde, potvrde itd.
3. Radovi na osoblju. To uključuje osobne datoteke, narudžbe, radne knjige, aplikacije, ugovore, sažetke, upitnike, značajke i tako dalje.

struktura

Postoje dvije komponente koje čine službeni dokument. Ovo je informativni i pravni element. Početkom 70-ih. u arhivu je uveden novi koncept. Postao je termin "dokumentarna informacija". Treba ga shvatiti kao javne informacije ili obrađivati ​​na razini oblika ljudskog razmišljanja i vrsta različitih podataka i zabilježiti na nosaču materijala za obradu i pohranu. Analizirajući postojeće definicije dokumenta izdvajaju se nekoliko pristupa njegovoj interpretaciji. On je:

1. Materijalni objekt.
2. Nositelj podataka.
3. Dokumentirane informacije.

imenovanje

Definicije korištene u praksi naglašavaju svoju informativnu suštinu. Čin, koji prikazuje informacije, osigurava njihovo očuvanje i akumulaciju. Zajedno s tim dokumentom se pretpostavlja mogućnost daljnjeg prijenosa informacija drugim osobama, njenoj ponovnoj uporabi. Djeluje kao nositelj podataka, sastavni je dio unutarnje organizacije bilo koje tvrtke, organizacije ili poduzeća. Informacije se koriste u donošenju upravnih odluka, služe kao dokaz o njihovom izvršenju i izvoru generalizacije informacija. Osim toga, dokument djeluje kao materijal za referentne i pretraživačke aktivnosti. U okviru upravljanja, to je predmet rada i njegovog rezultata, budući da je odluka zabilježena i učvršćena u aktu.

rekviziti

Oni su obvezni elementi koji su prisutni na svakom dokumentu. Konkretno, oni uključuju:

1. Ime.
2. Tekst.
3. Datum.
4. Rezolucija.
5. Griffo o odobrenju / odobrenju.
6. Primatelj i tako dalje.

U različitim djelima postoji različit broj uvjeta. Njihov broj određen je svrhom stvaranja dokumenta, zahtjevima koji se nameću za sadržaj, svrhu i druge čimbenike. U mnogim dokumentima broj zahtjeva je strogo ograničen. Ako akt nedostaje ili neispravno označava bilo koji od obveznih elemenata, onda se može prepoznati kao nevažeći.