Što je uredski rad i tijek rada?

Uspjeh u poslovanju uglavnom ovisi o njegovoj ispravnoj organizaciji. I menadžeri i obični radnici trebaju znati koji je uredski posao. Koje su njegove značajke, koje su vrste tamo i koje regulatorne dokumente treba uzeti u obzir prilikom organiziranja tijeka rada?

Što je uredski posao?

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva i osobine, stvara u procesu svoje djelatnosti niz radova. To mogu biti nalozi, pisma i protokoli. Svi se oni odnose na organizacijsku i administrativnu dokumentaciju.

Uredski rad je aktivnost stvaranja dokumenata organizacije koja se provodi u skladu s određenim pravilima i zahtjevima. Često u poduzećima dodjeljuju se posebni zaposlenici koji su zauzeti samo u ovoj oblasti. U malim tvrtkama funkcija tajnika može se dodijeliti gotovo svakom zaposleniku.

Ako razumijete suštinu terminologije (što je uredski rad), onda je izvor riječi jasan. To je prije svega utvrđivanje službenih informacija na materijalnom mediju. Tijekom tog postupka stvarate organizacijski i administrativni dokument, koja naknadno pokreće određene radnje.

Pojam "upravljanje zapisima" pojavio se prilično davno, ali tek sredinom prošlog stoljeća formaliziran je i fiksiran u normativnim dokumentima na državnoj razini.

Rad u uredu i dokumentiranje - što je to?

Organizacija ne može postojati neovisno o zakonu. U njemu uvijek postoji uredski rad i cirkulacija dokumenata. Što je to, koje su specifičnosti prijenosa vrijednosnih papira, kako ih ispravno registrirati? Ova pitanja rješavaju stručnjaci: tajnici, arhivisti, zaposlenici osoblja.

Rad u uredu uključuje snimanje informacija na fizičkom mediju, stvaranje papira ili elektroničkog čina. Na temelju toga se gradi organizacijska cirkulacija dokumenata - kretanje reda ili pisama, počevši od stvaranja i završetka izvršenja i slanja u arhivu ili uništenje.

Ovisno o mjestu izrade poslovnih radova koji se odnose na zaposlenike i upravljanje organizacijom, tok dokumenta podijeljen je na vanjske i unutarnje. Iz izvora će ovisiti o daljnjem putu reda, naloga, pisama.

Unutarnji tijek organizacije preuzima sljedeće faze:

• izrada nacrta dokumenta;
• koordinacije;
• potpisivanje nacrta dokumenta, datum i registracijski broj- od trenutka registracije smatra se službeno izdano i prihvaćeno za izvršenje;
• dovođenje sadržaja izvođaču i kontrolu;
• izvršenje uputa;
• izvršenje izvršenog dokumenta za naknadnu pohranu, ovisno o vremenu i nužnosti;
• uništavanje poslovnih radova s ​​isteklim rokom ili registracija za arhivsku pohranu.

Faze vanjske cirkulacije dokumenata općenito su slične, ali postoje neke razlike:

• Dokumenti dolaze u tvrtku izvana. To mogu biti radovi viših i nižih organizacija, grana, normativnih akata službenih tijela, sudskih naloga, pisma građana.
• Svi poslovni dokumenti zaprimljeni u organizaciji moraju bez propusta proći kroz postupak registracije. To potvrđuje da ih je potrebno kontrolirati.
• Sljedeća faza je rad s dokumentacijom, upoznavanjem ili izvršavanjem uputa.
• Ako je potrebno, obavlja se službeni odgovor.
• Posljednja faza je registracija za dugotrajnu ili arhivsku pohranu i moguće uništenje.

Osim toga, u odnosu na vodstvo organizacije, razlikuju se sljedeće vrste tijeka rada:

• uzlazno - od podređenih do nadzornika (objašnjenja);
• prema dolje - od uprave do zaposlenika (naloga);
• horizontalno - između vršnjaka (akti, protokoli).

Sve faze pokreta dokumenta fiksiraju se u posebnim časopisima. Mogu se provesti u nekoliko varijanti:

• računovodstvene zapisnike kretanje dokumenata;
• dokument kartice;
• upravljanje elektroničkim dokumentima najčešće je u velikoj većini organizacija.

Značajke sudskog vođenja evidencije

Mnogi se pitaju što je to sudsko vođenje evidencije, i koja je njegova razlika od opće. Sudski spor je nešto drugačiji paket dokumenata i materijalnih dokaza. Pravilno skladištenje i kretanje osiguravaju transparentnost sustava provođenja zakona. Upravljanje sudskim zapisima, za razliku od organizacijskih zapisa, ne može biti dobrovoljno. Provode ga ovlaštene osobe i strogo se kontroliraju. Za njega su sve faze, uključujući i uništenje, normativno i strogo definirane.

Funkcije tajnika

Većina zaposlenika poduzeća vrlo nejasno zamisliti što uredski rad i dokumentiranje su. Za tajnika, to je profesionalna aktivnost.

Tajništvo poduzeća obavlja glavnu ulogu dokumentaciju za upravljanje. Prema obrascu i osobitostima rada, organizacija uredske službe poduzeća podijeljena je na sljedeće vrste:

• Centralizirani - svi tajnici nalaze se u istom odjelu i prijavljuju glavnog zapovjednika ili višeg tajnika.
• Decentralizirano - tajnici i zaposlenici koji obavljaju svoje dužnosti raspršeni su u organizacijskim jedinicama i podređeni su različitim supervizorima.
• Mješoviti - najčešće se nalaze u velikim organizacijama.

Pojedinosti cirkulacije dokumenata u poduzeću izravno ovise o obliku usvojenog tajništva.

Upute o uredskom radu

Bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, u bilo kojoj organizaciji treba postojati regulatorni akt kojim se regulira kretanje dokumenata. Što je upute za uredski rad, i kako to napraviti? Ovaj problem brine ne samo tajnice nego i vođe.

Naputak o uredskom-rad - ovo je interna regulacija organizacija odobrila naloga ili upute za uporabu, neprestane akcije. On je precizirao sve faze donošenja dokumenta su popisi postovima, čiji potpisi se ovjeravaju službene dokumente, predstavili uzorke dizajna, praznine i oblika.

Upravljanje uredskim poslovima

U malim organizacijama s niskom razinom cirkulacije dokumenata (manje od 200 godišnje), nema sumnje o tome što je upravljanje dokumentacijom. Sve odlučuju sami zaposlenici ili čak glava.

Ako su vođenje evidencije obveze nisu za direktnu zaposlenika i nisu napisane u ugovora o radu, potrebno je donijeti odluku o dodjeli njihove funkcije. Ovaj dokument trebao bi sadržavati dodatne odgovornosti, odgovornosti i kompenzaciju.

Značajke upravljanja kadrovima

Ako organizacija ima barem jednog zaposlenika, tada će biti potrebno izraditi radne dokumente. Pitanje, što je vođenje evidencije osoblja, osobito je stvarno za poduzeća s malom količinom zaposlenika.

Upravljanje osobnim zapisima - je osigurati kretanje određenih dokumenata vezanih uz radnu aktivnost zaposlenika poduzeća. Obično ove dužnosti obavljaju djelatnici specijalne jedinice - odjel osoblja. Njihove funkcije uključuju primanje, obradu i pohranu osobna dokumentacija. Uključujući i obradu osobnih podataka tajnih podataka.

Tijek rada osoblja obično se odvija odvojeno od općeg poštivanja pravila o tajnosti i skladištenju.

Optimizacija uredskog rada

Unatoč brzom razvoju digitalnih tehnologija, mnoge organizacije teško je optimizirati tijek rada. Nastavite na stari način kako biste zadržali dopisivanje i vodili redovite dnevnike registracije.

To je zbog dva čimbenika:

• otpornost na inovacije zaposlenika poduzeća;
• nedostatak financija.

Menadžeri trebaju imati na umu da optimizacija tijeka rada s značajnim ulaganjima daje primjetan gospodarski učinak.