Tamo gdje je natpis "numeriran, povezan i zapečaćen"

Među aktualnim i arhivskim radovima često se nalaze dokumenti, na čijem je kraju natpis "numeriran, vezan i zapečaćen". Kada i za koje se svrhe koristi ova metoda? Ovime treba podrobnije razumjeti.

Potreba za firmverom

U procesu vođenja uredskog rada stručnjaci se ponekad moraju nositi s dokumentima s više stranica. Ako je riječ o uobičajenoj korespondenciji ili papiru za svakodnevnu upotrebu, obično je kombinirati listove s papirnatim isječcima ili klamericom. Ova metoda omogućuje da u bilo kojem trenutku podijelite dokument na dijelove ili promijenite listove na mjestima. Međutim, u nekim je slučajevima ovo apsolutno neprihvatljivo. Za očuvanje integriteta dokumenta potrebno je:

• kada ga prenesu u arhivu;
• potvrditi pojedinačne kopije;
• za podnošenje izvješća poreznoj inspekciji i drugim sredstvima;
• prilikom podnošenja paketa dokumenata za registraciju.

U tom slučaju prihvaćaju se poslovni radovi s više stranica i, na kraju, stavljaju na stražnju stranu potvrdu natpisa tipa "numerirani, vezani i zapečaćeni".

Slična verzija dizajna uvedena je čak i na temelju GOST R 51141-98 "Ured rada i arhivsko poslovanje", kao i Red Rosarkhiva № 76 od 23. prosinca 2009. Ovi normativni akti detaljno opisuju zahtjeve za obrađene dokumente, kao i metodologiju i preporuke za njihov firmware. Obvezni element u ovom slučaju je kreditna kartica, na kojoj je napisana "numerirana, vezana i zapečaćena".

Pravila firmvera

Da biste odvojili pojedinačne stranice u jedan višedijelni dokument, trebat će vam sljedeće:

• gusta nit;
• igla s širokim okom;
• šilo;
• škare;
• klerikalna ljepila;
• list bijelog papira.

Najjednostavnija verzija šivanja je izrađena na tri rupe. Sav posao se odvija u nekoliko faza:

1. Prvo, na lijevoj strani snopa dokumenata, morate napraviti rupe s otvorom od 3 na istoj udaljenosti od drugih.
2. Temeljite u iglu i prolazite, počevši od leđa, na sredini mjesta probijanja. Istodobno, najmanje 7 centimetara niti trebaju ostati u zalihi.
3. S prednje strane, navucite iglu u rupu na lijevoj strani. Trebao bi biti jedan ubod.
4. Na stražnjoj strani prolazite iglom i navojem u preostalu slobodnu rupu s desne strane.
5. Temeljite navoj u sredini (na mjestu gdje je pokrenut firmver).
6. Dva ostatka konca sa stražnje strane čvor je povezana tako da uboda bude unutra.
7. Iz cijelog lista papira sa škarama odrežite pravokutni komad od 2 x 8 centimetara, a zatim ga zalijepite na čvor i na krajeve konca.
8. Na lijepljenoj ploči napisati natpis "numeriran, vezan i zapečaćen", označavajući broj povezanih listova (u slikama i riječima). Malo niži je potpis i dekodiranje.

Tako sprovedeni dokument može se sigurno poslati na odredište.

Zapisnici firmvera

Prema pravilima obavljanja uredskog rada u firmveru, potrebne su i brojne računovodstvene knjige u kojima odgovorni zaposlenici registriraju dolazne dokumente. To je nužno za zaštitu, informacije sadržane u njima i praktičnost pretraživanja. Naravno, lakše je prebaciti nekoliko stranica u pravom trenutku nego pregledati snop dokumenata koji, na primjer, ne bi smjeli biti dostupni trećim stranama. U takve svrhe započinju mnoga poduzeća dnevnik registracije. Ovo je knjiga s kroz numeriranje, u kojem se čuva stalni zapis dokumenata određene vrste (radne knjige, izdane punomoći, nalozi, uvodni briefing o SZ i dr.).

Zapisnik registracije mora nužno imati dovoljno čvrstoću za zaštitu od prirodnog trošenja i habanja. Osim toga, svi listovi koji se nalaze unutar nje moraju nužno biti numerirani i povezani jakom niti. Krajevi vezice trebaju ostati na unutarnjoj strani poklopca i zapečaćeni su s praznim listom papira na kojem se obično izrađuju standardna slova.

Osiguranje

Nakon firmware-a, dokumenti moraju biti ovjereni potpisom čelnika tvrtke i pečatom tvrtke. To je neophodna mjera, koja se koristi tako da neki beskrupulozni zaposlenici ne mogu počiniti krivotvorenje i zamijeniti neke od registracijskih zapisa. Kao jamstveni list, u pravilu se koristi komad praznog papira pravokutnog oblika. Moraju se lijepiti tako da su elementi firmwarea (konektor i ostatak niti) blokirani što je više moguće. Iznad, odgovoran radnik mora napraviti natpis određenog uzorka. U nekim poduzećima za to je upotrijebljen poseban oblik: "vezan, numeriran i zapečaćen".

Tekst možete upisati na računalo i zatim ispisati gotove uzorke u odgovarajućem iznosu. Pod glavnim natpisom, u pravilu je naznačeno mjesto odgovornog zaposlenika (voditelja), kao i njegov potpis s detaljnim prijepisom. Ova verifikacijska tablica završava s datumom firmvera ovog dokumenta.

Opseg dokumenata koji će biti ovjereni

Prije nego što počnete s firmware-om, potrebno je numerirati sve listove uključene u ovaj dokument. Postoje određena pravila za to:

1. Brojevi nisu numerirani, već listovi.
2. Brojevi se obično postavljaju u gornjem desnom kutu uzlaznim redoslijedom.
3. Evidencije su izrađene u arapskim brojkama (u rijetkim slučajevima dopušteno je koristiti rimske brojeve).
4. List koji sadrži pojedinačne fragmente numeriran je u općem redoslijedu. Osim toga, njegov je inventar sastavljen odvojeno.
5. U prisutnosti lijepljenja, cijeli list je dodijeljen jedan redovni broj.
6. Ako dokument sadrži interne aplikacije, tada bi također trebali biti numerirani odvojeno.
7. Ponekad prilikom arhiviranja u slučaju da postoje slova. U tom slučaju najprije se omotnica broji, a zatim - što je u njemu.

Ukupan broj listova označen je dvaput u tekstu natpisa. Prva stvar je digitalna vrijednost, a zatim u zagradama - riječima.

Od 2013. godine, u Rusiji su stupili na snagu novi zahtjevi za preradu vrijednosnih papira koji su preneseni u druge organizacije. No, unatoč činjenici da nema ništa za reći o obveznom firmwareu, mnoga poduzeća i dalje koriste ovu metodu pripreme dokumenata na star način.