Popis dokumenata. Vrste i pravila njegove kompilacije

Pojam "inventar" dobro je poznat ne samo uredskim radnicima, nego i stručnjacima drugih industrija i struktura. Često se nalaze i u posebnim papirima iu pratećim dokumentima.

Organizacija rada u arhivi

Nakon što dokumenti ispune svoju osnovnu misiju, u ovom trenutku postanu praktički nepotrebni. Neki od njih su uništeni, a ostatak se šalje u posebne spremišta, koji se zovu arhivi. Ovdje se dokumenti obrađuju, sistematiziraju i pohranjuju za pohranu u unaprijed određenim sobama. Ova se faza smatra posljednjom u uredskom poslu. Svi materijali se popunjavaju prema roku trajanja, a inventar privremenih i trajnih dokumenata za pohranu, kao i slučajeva osoblja, sastavlja se odvojeno. Svako poduzeće (organizacija) krajem godine prikuplja servisnu dokumentaciju za prijenos u arhivu. O ovim pitanjima obično rade arhivisti. Ako je u stol za osoblje tvrtka nema takvu jedinicu, a rad obavljaju stručnjaci odjela za kadrove pod vodstvom djelatnika arhive. One čine inventar prenesenih vrijednosnih papira za odvojene podjele, na temelju kojih se formira konsolidirani popis dokumenata o poduzeću.

Skup dokumenata za rad

Ponekad, za rješavanje određenog pitanja, građanin ili organizacija dužni su predstaviti samo jedan, ali i nekoliko službenih dokumenata. Uzmi, na primjer, situaciju kada je za gradnju objekta natjecanje između sudionika za pravo zaključenja ugovor o radu. Svaki podnositelj zahtjeva mora dostaviti komisiji dokumentaciju vrlo različite prirode: komercijalna ponuda, dopuštenja za građevinske aktivnosti, sastavne i druge dokumente. Sve je prikupljeno u jednom paketu i poslano članovima povjerenstva na razmatranje. Unutar njega, mora postojati inventar dokumenata, u kojem se sve navedeno šalje u ime određene organizacije. Ovo je vrsta popisa ili popisa. Takav se papir obično sastavlja prema određenom uzorku. Sve je izuzetno jednostavno. U gornjem dijelu lista naslovljen je "Popis dokumenata" u sredini. Malo niže objašnjava odakle i od organizacije koju pružaju. Tada dolazi stol, koji se sastoji od četiri stupca:

1. Broj u redu.
2. Naziv dokumenta.
3. Stranice u dokumentu s __ i __.
4. Broj stranica u dokumentu

Tablica završava sa sažetom retku koja označava ukupan broj stranica u prenesenom skupu. Time je moguće spriječiti gubitak ili eventualnu zamjenu vrijednosnih papira koji se podnose na razmatranje.

Izvršenje slučajeva

Uz pravilno upravljanje evidencijom, svi dokumenti u poduzeću na kraju godine obrađuju se i grupiraju u slučajeve. Oprema je proizvedena u skladu s odobrenom nomenklaturom, kao i uz uvažavanje opće prihvaćenih pravila:

1. Dokumenti se generiraju u jednoj kalendarskoj godini. Iznimno, ako postoje poslovni dokumenti prirode koji se kotrljaju, moguće je kombinirati servisnu dokumentaciju u jednom slučaju već nekoliko godina.
2. Položaj vrijednosnih papira vrši se odozgo prema dolje.
3. Svi listovi moraju biti numerirani. To je učinjeno kako bi se osigurala cjelovitost informacija tijekom pohrane. Brojivanje treba obaviti jednostavnim olovkom u gornjem desnom kutu.
4. Ako je potrebno, interno je popis dokumenata sastavljen potpisom stručnjaka koji ga je sastavio.
5. Radovi su ukrašeni.
6. Prikuplja se svjedočanstvo.
7. Za svaki se slučaj izrađuje poklopac utvrđenog uzorka. Navodi se puno ime poduzeća i određene jedinice. Slijedi poseban digitalni indeks koji odgovara nomenklaturi. Nakon toga su naznačeni datumi ustanove i kraj predmeta. I na samom dnu obilježenog roka trajanja.

Poštansku

Kada šaljete neke pakete, pakete ili vrijedna pisma, zajedno sa sadržajem, šalje se popis dokumenata. Obrazac se može preuzeti u bilo kojoj grani komunikacije. Izvršava se pod Obrazac br. 107 i vrsta je dokumenta koji sadrži detaljne informacije o količini i vrijednosti sadržaja. Izdavanje cijene odlučuje sam pošiljatelj. Ako vjeruje da dokument nije od posebne vrijednosti, onda se crtica smješta u odgovarajući stupac obrasca. Inventar se stavlja u omotnicu ili pakiranje izravno u pošti. Djelatnik podružnice provjerava točnost registracije i ovjerava obrazac s pečatom. Inventar bi trebao biti napravljen u dvije kopije. Jedan se šalje uz dokumente, a drugi mora ostati kod vlasnika paketa. To je učinjeno tako da se u slučaju situacije sukoba može potvrditi svaka jedinica investicije. Nakon toga, omotnica (paketa ili paketa) zapečaćena je i poslana primatelju.