Kako ispravno osigurati dokumente? Pravo na ovjeru kopija dokumenata. Obavijestiti dokument

Mogu se zatražiti ovjerene kopije dokumenata, posebno onih koji ne žele nositi izvornike ili kada su potrebni važni radovi na više mjesta odjednom. Ponekad način ovjere dokumenta može utjecati na ishod slučaja, budući da redovita fotokopija nema pravnu snagu i nije prihvaćena kao dokaz. Da biste to učinili, morate imati izvornik za provjeru ili ispravno ovjerenu kopiju.

Koja je razlika između kopije i izvornog dokumenta?

Kopija reproducira točno vrstu i sadržaj izvornog dokumenta, ali nije izvorna. Kako bi ga mogao pružiti umjesto izvornika u državnim tijelima, u mjestu rada, studija ili na sudovima, a imao je istu snagu, potrebno je osigurati duplikat ovog dokumenta od strane ovlaštene osobe. U kopiji koja je preuzeta iz glavnog dokumenta, svi se podaci moraju reproducirati bez ikakvih promjena ili nejasnoće pa je važno to učiniti kvalitetnom tehnologijom.

U kojim slučajevima je potrebno potvrditi kopije dokumenata?

Prije nego što potvrdite dokument, prvo će se utvrditi za koje svrhe je to potrebno, a zatim možete odlučiti kako pravilno potvrditi dokumente. Ako je riječ o podnošenju dokumenta državnim tijelima (na primjer, za dobivanje licence), zahtjevi za oblikovanje duplikata su bitno ojačani. Potrebno je saznati propise ove organizacije, tj. Ispravno ovjeriti kopije dokumenata za njih. U suprotnom, lako možete napraviti pogrešku, a dokument će se smatrati nevažećim.

Ako je to potrebno za internu upotrebu, obično se obavlja općim propisima, koji su odobreni od strane određenog poduzeća. Više nego često ne osigura osobne dokumente: potvrdu izdanu od strane matičara, putovnice, diplome, dokumenti naslov na imovinu. Situacije su različiti, a mogu biti potrebni u radu prilikom prijave za posao, u obrazovanju, za podnošenje prijava za porezne uprave, državnih agencija, na kraju transakcije, sudjelovanje u natjecanjima, dobivanje stipendije, bankarskih institucija, na sudovima.

Priprema dokumenata za ovjeru

Kopija dokumenta pripremljena je uz pomoć kopirnog stroja koji koristi izvorni dokument ili ispisuje skeniranu kopiju dokumenta. Glavna je činjenica da je kopija jasno odražavala sve potrebne izvornike, čitali tekst, vidjeli su sve pečate, potpise, grafičke slike. U slučaju da se dokument sastoji od nekoliko listova, mora biti numeriran i povezan, što ukazuje na broj listova na mjestu lijepljenja. Također, ako je potrebno, ne možete osigurati čitav dokument, već njegov izvadak koji sadrži potrebne informacije. U tom slučaju morate pripremiti kopije listova interesa. Zatim morate kontaktirati ovlaštene osobe koje znaju pravilno ovjeriti kopije dokumenata.

Tko se trebam obratiti za potvrdu kopija dokumenata?

Za pružanje ove usluge morate se obratiti javnom bilježniku. Ovo je najsigurniji način. Bilježnik ovjerava kopije dokumenata izdanih od strane poduzeća, ustanove, ako je sastavljeno u skladu s propisima i važeće na dan žalbe. Također možete potvrditi kopiju dokumenta izdanog građaninu, ako je u izvorniku njegov potpis ovjerio javni bilježnik. Na primjer, punomoć za pravo upravljanja nekretninama ili zastupanja na sudu.

Dokumenti koje izdaje određena organizacija potvrđuju njezin šef ili druga odgovorna osoba koja ima odgovarajuće ovlasti, to je njihova odgovornost i moraju znati pravilno ovjeriti dokumente. U pravilu, taj se problem bavi od strane tajnika ili uredskog, računovodstvenog, kadrovskog odjela. Pravo na obavljanje tih aktivnosti odražava se u opisima poslova i posebno izdanim nalozima. Dokument mora biti ovjeren samo od strane stručnjaka koji je ovlašten od strane uprave. Inače, postoji rizik da će kopija biti nevažeća. Radnu knjigu, zapovijedi za zapošljavanje, otkazivanje može se osigurati odjel osoblja na mjestu rada.

U nekim državnim institucijama, prilikom prijave za usluge, osobe koje obavljaju recepciju djeluju kao stručnjaci i imaju pravo provjeriti izvornik s kopijom i potvrditi ga svojim natpisom za ovjeravanje. Neće biti suvišno unaprijed pojasniti kako ispravno ovjeriti dokumente u tijelu kojemu se pružaju.

Postupak provjere i potvrde

Autentičnost kopije potvrđuje se pričvršćivanjem pečata organizacije, popunjavanjem pečata ili posebnim natpisom ovlaštene osobe. Osim toga, važno je navesti datum, položaj stručnjaka, prezime, ime i prezimena. Ponekad se koriste posebne markice - praznine, upotrijebljen je datum ovjeren uz pomoć pečata, potpis se stavlja na pravo mjesto. Službenik ovlašten za obavljanje tih radnji, zna certificirati dokumente. "Kopija je istina" - ovo je jedan od najčešće korištenih natpisa, ponekad je pronađena kraća inačica - "istina". Postoji nekoliko pravila kako osigurati povezani dokument koji sadrži više od jednog lista. U pravilu, svi listovi su numerirani, dokument je povezan, papir je zalijepljen na vrhu, na kojem je označen broj listova i stavljen je jedan identifikacijski natpis. Moguće je osigurati svaku stranicu zasebno, ova metoda se koristi ako dokument nije povezan.

Oznaka notara autentičnosti dokumenta

U nekim slučajevima predviđenim zakonom potrebna je kopija potvrde javnog bilježnika. U takvim slučajevima potvrdni natpis javnog bilježnika nema pravo zamijeniti službene osobe. To su najvjerojatnije iznimke, međutim, mnoge agencije vjeruju u notarno ovjerene dokumente. Za provedbu ovog postupka dovoljno se prijaviti javnobilježniku, predočiti osobnu iskaznicu, izvornik i kopiju dokumenta. Javni bilježnik pomno pažljivo pregledava dokument, potvrđuje kopiju s izvornikom, provjerava je li dokument pravilno izdan, jesu li prisutni svi potrebni preduvjeti i potpisi.

Koliko košta osiguranje dokumenta od javnog bilježnika ovisi o broju listova i samom dokumentu, koji je podložan certifikaciji, najčešće ovjerava osobne dokumente ili čarter i potvrde poduzeća.

U kojim slučajevima javni bilježnik odbija dati jamstvo?

Ako izvornik izaziva sumnje ili jasno ima tragove krivotvorenja, kopija će biti odbijena u potvrdi. Javni bilježnik također ima pravo odbiti u slučajevima kada dokument ima nerazumljiv tekst, postcrta, nejasne otiske, neovlaštene ispravke, kad je nemoguće čitati, ili ima značajne oštećenja, ogrebotine. Pored ovih slučajeva uskraćivanja, tu su i one u kojima je potpis na dokumentu napravljen faksimilom ili je laminiran, izdan u inozemstvu, ali nije legaliziran. Medicinski dokumenti ili radovi koji sadrže državne tajne također ne podliježu certifikaciji. Ponekad sam dokument može izazvati sumnju u autentičnosti, tada javni bilježnik ima pravo poslati ga na ispit.

Potvrda izdvajanja iz dokumenata

U nekim slučajevima nije potrebno potvrditi kopiju cijelog dokumenta. Javni bilježnici često rješavaju građani koji trebaju samo kopije nekih stranica dokumenta. Međutim, bilježnik ne može potvrditi selektivne listove jer bi to kršilo integritet cijelog dokumenta. Istina, ako u takvom radu postoji nekoliko različitih problema koji nisu međusobno povezani, onda je to moguće.

Redoslijed ovjere dokumenata u uredu javnog bilježnika

Kako ispravno osigurati dokumente, moguće je saznati u bilo kojem javnobilježnički ured. Zahtjevi za takav postupak su obično isti. To je fizička prisutnost zainteresiranog građanina s dokumentom u ruci. Odvjetnik možda ne mora nužno biti vlasnik dokumenta, već bilo koji građanin kojemu je povjereno to učiniti. Da bi to učinio, mora imati putovnicu, izvornu i kvalitetnu kopiju dokumenta na kojemu se tekst jasno čita i prikazuju se grafički elementi.

Trajanje valjanosti ovjerenih dokumenata zakonom nije definirano, tj. Neodređeno. Pitanje koliko košta dokumentiranje javnog bilježnika ovisi o tarifama odobrenim u uredu. U pravilu, bilježnički odjel regulira ove trenutke, pa je trošak otprilike isti za sve bilježnike. Što se tiče dokumenata na stranom jeziku, cijena takvih usluga je veća jer uključuje troškove rada tumača.

Prijevod dokumenata i njihova potvrda

U slučajevima kada su dokumenti pisani na stranom jeziku, potrebno je započeti prijevod na ruski jezik. Kako pravilno potvrditi dokumente koji djelomično imaju riječi ili ispise na stranom jeziku pomoći će da saznate prevoditelja.

Za to je potrebno primijeniti na specijalnu prevoditeljsku agenciju ili bilo koji prevoditelj koji ima pravo na ovu vrstu djelatnosti. Oni će predati ovjereni prijevod dokumenata. Može biti bilo koji stručnjak s odgovarajućim kvalifikacijama, poznat i ne sumnjajući u bilježnika u njegovom poznavanju jezika. Bilježnik potvrđuje potpis prevoditelja na ovom dokumentu. Tada se prijevod može upotrijebiti u izvorniku, ili ukloniti kopiju iz nje i također ovjeriti. Bolje je imati ovjereni prijevod dokumenata s bilo kojim stranim državljaninom koji je na teritoriju naše zemlje, prilikom prijave za posao, vjenčanja i obavljanja bilo kakvih poslova.

Ovisno o tome kako pravilno osigurati dokumente, pravni se problem može riješiti brzo ili kasnije. Vrlo je važno osoba koja ima pravo ovjeriti kopije dokumenata, kao i postupak njihove potvrde. U nekim slučajevima, dostupnost pravilno izdanih dokumenata igra odlučujuću ulogu u usvajanju od strane nekih vlasti pozitivne odluke u vezi s vašim tretmanom.

Ako unaprijed uzmete sve nijanse, pravilno pripremite sve dokumente, pravilno ih uvjerite i sukladno zahtjevima prijamnog tijela, onda neće biti problema s dokumentima.