Što je tijek rada? Volumen cirkulacije dokumenata, kretanja, knjiženja i pohrane dokumenata

Svaka tvrtka ima svoj vlastiti tijek rada. Pravilnom organizacijom organizacija će se uspješno razvijati. I odnosi se na papir i elektronsku cirkulaciju dokumenata. Volumen cirkulacije dokumenata u poduzećima obično je velik, pa su imenovane odgovorne osobe za poštivanje svih normi za ovu oblast.

definicija

Što je tijek rada, količina tijeka rada? Navedeni proces pretpostavlja sastavljanje, koordinaciju, prijam, prijenos na slanje dokumentacije. Također se definira kao kretanje iz kompilacije do primitka ili prijenosa u arhivu dokumenata.

Sami dokumenti mogu biti:

1. Dolazni - dolaze iz drugih institucija.

2. Odlazni - poslani izvan tvrtke.

3. Interni - stvaraju se i ostaju unutar tvrtke.

Te kategorije uspostavljaju tokove dokumenata koji imaju različite smjerove - horizontalne i vertikalne. Prva znači da se papir i elektroničke datoteke kreću između jedinica razine 1. Drugi povezuje podjele različitih razina.

Nijanse tijeka rada i obujam tijeka rada u poduzećima mogu se razlikovati. U modernim uvjetima, papirnati nosači zamijenjeni su elektronskim datotekama. Ali većina tvrtki radi na mješovitom sustavu.

oblik

Glavno pravilo koje se odnosi na organizaciju cirkulacije dokumenata, volumen tijeka rada, smatra se optimizacijom. Važno je smanjiti srednje "zaustavlja" kako bi se osigurala brzina kretanja vrijednosnih papira.

Postoje tri oblika organizacije cirkulacije dokumenata:

1. Centralizirano. Radovi su na jednom mjestu. To obično obavlja tajništvo ili ured. Ovi odjeli obavljaju različite poslove vezane za registraciju, obradu i pohranu vrijednosnih papira.

2. Decentralizirano. Radovi su koncentrirani u nekoliko podjela, gdje se provode potrebne operacije. Ovaj je obrazac prihvatljiv u tvrtki u kojoj nema podjele i koji su na udaljenoj udaljenosti.

3. Mješoviti. Ima obilježja prošlih vrsta.

Oblik je odabran prema veličini i strukturi tvrtke. Na primjer, za malu tvrtku trebate centralizirano, gdje se tajni referent bavi ovim radom. U velikim tvrtkama s mješovitim oblikom stvaraju se posebne usluge koje se bave upravljanjem dokumentima. Decentralizacija je relevantna ako postoji više ureda za pohranu vrijednosnih papira.

principi

O neadekvatnom izvršenju cirkulacije dokumenata dokazuju kašnjenja, neodgovarajuća isporuka vrijednosnih papira. To dovodi do poremećaja poduzeća. Stoga je važno da proces cirkulacije dokumenata ima sljedeća načela:

1. Oštrina. To znači da vrijednosni papiri moraju imati jasan smjer bez prepreka. Stoga tvrtke moraju slijediti određeni uzorak kretanja.

2. Kontinuitet. Moraju se osigurati uvjeti za kontinuirani protok protoka dokumenata.

3. Ritmičnost. Bez utvrđivanja uvjeta obrade vrijednosnih papira neće biti neprekinut rad tvrtke. Regulacija omogućuje regulaciju ove sfere.

4. Paralelizam. Bez tog načela neće biti operativnih i koordiniranih radova. Isti proces ne provodi više sudionika.

Iako su načela neovisna, međusobno su međusobno povezani. Ako čak i jedan od njih bude povrijeđen, sustav se raspada.

faze

Redoslijed cirkulacije dokumenata pretpostavlja usklađenost sa svim fazama. Njihov prolaz osigurava pravilan rad bilo koje organizacije. U poduzeću, sheme tijeka rada moraju funkcionirati. Faze obrade uključuju:

1. Prikupljanje i provjera dokumentacije od strane odgovorne osobe.

2. Koordinacija informacija.

3. Potpisivanje vrijednosnih papira.

4. Registracija.

5. Završetak zadataka.

6. Prijava.

7. Uništavanje i slanje u arhivu.

Vanjski radovi imaju 2 struje: odlazni i dolazni. Odlazna dokumentacija je:

1. Skupljanje i provjera.

2. Pomirenje i potpisivanje.

3. Prijava i uklanjanje fotokopija.

4. Slanje.

Dolazna dokumentacija, sljedeća shema tijeka rada:

1. Potvrda, prijem.

2. Razmatranje, registracija.

3. Upućivanje.

4. Izvršenje.

5. Priprema izvješća.

6. Prijelaz u arhivu.

organizacija

Za pravilnu organizaciju tijeka dokumenta stvorena su pravila čija će provedba omogućiti ispunjavanje sljedećih načela:

1. Minimizirajte broj usluga kroz koje prolazite papir.

2. Smanjivanje broja vraća, odnosno morate se pridržavati slijeda obrade dokumenata.

3. Premještanje i obrada prema jedinstvenim pravilima.

Primjenom ovih pravila postat ćete glavni cilj uredskog rada - učinkovitost i učinkovitost. Ako postoji nered na ovom području, posao poduzeća neće biti visoke kvalitete.

računovodstvo

Obujam cirkulacije dokumenata izražava se ukupnim brojem dokumenata koje je poduzeće primilo i koje je stvorilo za određeno razdoblje. Pod ovim pojmom pretpostavlja se broj izvornika radova i aplikacija za određeno vrijeme. Uzimaju se u obzir i kopije dokumenata proizvedenih tehničkim sredstvima.

Rezultati izračuna su sastavljeni u sažetku, certifikatom. Organizacija razvija svoje oblike. Na primjer, svaka tvrtka može raditi svoj frekvencija brojanja dokument: za svaki mjesec, tjedan, godina, četvrtinu. Rezultati volumena koriste se za određivanje broja osoblja i strukture uredskog rada. Tako se bilježi tijek rada.

izvršenje

Kada poduzeće primi dokument, mora se postaviti odgovarajuća oznaka. Dobiva se serijski broj i datum. Može biti pečat. Zatim se papiri koje želite registrirati upisuju u poseban oblik, primjerice časopis.

Zbog informacijsko-referentnog sustava, možete tražiti dokumente na različitim pokazateljima. Budući da se taj pojam tamo nalazi, možete ih pronaći do trenutka izvršenja. Ove informacije kontroliraju izvršenje vrijednosnih papira. Provode ga odgovorne osobe, te u malim tvrtkama - od strane tajnika.

Odgovornost za rješavanje problema navedenih u dokumentaciji leži u upravljanju strukturnim jedinicama. Kontrola pojmova podrazumijeva:

1. Fiksiranje pri registraciji dokumenata.

2. Provjera radova.

3. Ispunjavanje izvršitelja o isteku izvršenja posla.

4. Uvođenje informacija.

5. Informiranje odgovornih osoba.

6. Unos podataka o izvedbi.

7. Registracija potvrda o kontroli nad izvršenjem.

Potrebni su kontrolirani papiri koji zahtijevaju odgovor i izvršenje. Budući da se u administrativnoj dokumentaciji predmet kontrole smatra odlukama koje su sadržane u njemu, svaka stavka treba biti praćena.

skladištenje

U procesu djelovanja bilo kojeg poduzeća izdaju se dokumenti koji imaju znanstveno, praktično značenje. Mnogi od njih sadrže informacije potrebne za rješavanje određenog problema. Nakon što se informacije koriste, radovi gube svoju važnost. I neki mogu zadržati vrijednost dugi niz godina.

Ovisno o vrijednosti informacija, vrijednosni papiri se pohranjuju:

1. Privremeno - do 10 godina.

2. Privremeno - od 10 godina.

3. Stalno.

Drugi i treći tip pohranjuju se na dvije godine u odjeljcima. Tada idu u arhivu dokumenata. Rok trajanja nije određen iz obrasca: elektronski ili papir. Uobičajeni i elektronički arhivi djeluju prema jednom načelu.

Upravljanje elektroničkim dokumentima

U nekim je tvrtkama elektronička obrada dokumenata i razmjena između primatelja učinkovita. Za to se na poslužitelju stvara baza podataka, gdje se nalaze sve informacije. Pristup je putem preglednika. Pristup putem Interneta i preko lokalne mreže je dopušten.

Dokumentacija se preuzima ili sprema u određene mape koje se distribuiraju na temelju hijerarhije. Imaju pravo na stvaranje, izmjenu i brisanje osoba koje imaju pravo na takve dužnosti. U drugim će slučajevima biti protupravne radnje. Za pohranu elektronskih dokumenata stvorena je elektronska arhiva.

Organizacija rada s dokumentacijom ozbiljno je područje u bilo kojem poduzeću. Važno je da djeluje organizirano i na temelju načela utvrđenih zakonom. Tek tada je osigurana koordinirana aktivnost tvrtke.