Podnošenje dokumenta. Kako pravilno šivati ​​dokumente?

Prije rada s dokumentacijom potrebna je temeljita upoznavanje s velikim brojem potrebnih uputa vezanih uz pitanja cirkulacije dokumenata i upravljanja zapisima. Ovi su standardi vrlo složeni i sadrže veliki broj svih vrsta malih detalja i nijansi. Kako šivati ​​dokumente do ugla? Što sadrži priloženi oglasni prostor? Je li moguće poslati računovodstvene dokumente s termoizolacijskim strojem? Početni činovnik ima nešto da razbije glavu.

Trivial business?

Na prvi pogled postupak za podnošenje predmeta i stavljanje u arhiv vrlo je jednostavan, ali praksa pokazuje suprotno. U slučaju kršenja bilo kojeg pravila čuvanja evidencije, ova institucija će odbiti prihvatiti predaju dokumenta i morat ćete ponovno započeti svu djelatnost. Ako se takve situacije već događaju u vašem životu, pročitajte naš članak - pokušat ćemo razumjeti ovo pitanje.

Zašto podnose dokumente? Postoje li kakvi standardi koji upravljaju ovim postupkom? Da, i mnogi od njih. To se prije svega odnosi na metodološke preporuke za upravljanje zapisima, koje su u prosincu 2009. godine odobrene po nalogu Rosarkhiva. Na drugom mjestu - o GOST R 51141, posvećen arhivskom poslovanju i upravljanju dokumentima, koji sadrži sve potrebne definicije i uvjete. Osim toga, postoje i druge pravne norme, prema kojima je dokumentacija povezana.

Počnimo s poklopcem

Ako kazalište počinje s vješalicom, onda naš postupak - ne drugom nego s poklopcem. I izbor kartona "kora" - jedan od prvih zadataka u procesu "ambalaže" dokumenta. Na prvi pogled nećete naći razliku između brojnih postojećih sorti. No, budući da ste usko gledali, shvatit ćete da su pokriva standardni, nestandardni, a također se koriste za dugoročno pohranjivanje.

Najčešće možete naći standardni format prikaza 229h324 mm. Koristi se u svim slučajevima kada su ušivenim listovima standardne veličine. Ako, iz određenih razloga, dokument ima prilično specifičan izgled i parametre, potrebna je nestandardna verzija pokrova. Posljednja vrsta odnosi se na onaj u kojem će se dokumenti spremati na 25 godina ili više.

Prema zakonu, takvi pokrivači su napravljeni samo od tvrdog kartona zbog značajnog radnog razdoblja. Potrebno je poduzeti mjere za očuvanje odgovarajuće vrste dokumenta i njegove prikladnosti za uporabu nakon ozbiljnog vremenskog intervala. Dokumenti namijenjeni za dostavu u državni arhiv pohranjeni su u pokrivačima od takvog materijala kao kartona bez kiseline.

Razgovarajmo o numeriranju limova

Prije pravilnog podnošenja dokumenata s nitima, svi moraju biti presavijeni u pravom slijedu. Nakon toga se postupak numeracije provodi jednostavnom jednostavnom olovkom. Ovdje je glavno pravilo numeriranje listova, a ne stranica dokumenta. Na svakom listu u gornjem desnom kutu nalazi se arapski broj. Istodobno, naše oznake nisu obvezne "puzati" u tekst. Opće numeriranje listova ne primjenjuje se popis dokumenata.

Koje su suptilnosti u procesu numeracije? Ako broj dokumenata koje treba priložiti uključuje slovo ili nekoliko njih, prvo, omotnica je numerirana, a zatim naizmjence - svaki od listova u njemu. Ako je broj dolaznih jedinica veći od 250, uobičajeno je podijeliti u nekoliko svezaka. Svaki od njih ima svoje brojeve.

Unutar arhivske datoteke mogu postojati i dokumenti koji imaju zasebno numeriranje vlastitih stranica, primjerice, časopisa. Ali, podnošenje slučaja u arhivi, numerirani su među ostalima bez narušavanja općeg poretka.

Ako je priloženi list velikog formata, uobičajeno je proširiti ga i postaviti sliku desno u gornjem kutu. Mora biti moguće slobodno pristupiti tekstu. Ako su na bilo kojem od listova zasebni fragmenti pričvršćeni s nemogućnošću njihovog isključivanja, cijeli dan paket se broji kao jedan. Uvijek je potrebno napraviti inventar svakog od lijepljenih komada, koji se obavlja na leđima ili na slobodnom prostoru. Upućivanje na zalijepljeni dokument mora biti prisutno na natpisu ili u bilješkama općeg inventara s naznakom imena. Najčešće takve slobodne investicije su čekovi, ekstrakti ili fotografije.

Ispravljanje pogrešaka i inventarizacija dokumenata

U slučaju kada se u toku operacije dozvoljeno neki ne previše ozbiljne pogreške (npr preskočila par listova), umjesto cijelog niza opet ponovno označavanje brojevima mogu koristiti slovom. Međutim, brojevi na drugim listovima ne mijenjaju se. Uklanjanje takvih grešaka moguće je samo u dogovoru s osobljem arhive. Ako se pronađu velike pogreške, dokument bi trebao biti ponovno numeriran. Stari brojevi prelaze što je moguće pažljivije i dodaju nove. U tom slučaju, obnovljeno numeriranje ponovno potvrđuje natpisom na riječi.

Bez inventara nećete dobiti nikakvu arhivsku djelatnost. Podaci sadržani u njoj odnose se na naslov dokumenta, datum sastavljanja, bilješku i sam tablicu, što ukazuje na brojeve redoslijeda listova, njihov broj i bilješke (ako je potrebno). Završava s informacijama o broju dokumenata u obliku broja, dupliciranog riječima, a sve je zapečaćeno potpisom činovnika s dešifriranjem imena.

Kako pravilno šivati ​​dokumente s temama

Prilikom pokretanja postupka šivanja, trebali biste provjeriti jesu li svi potrebni materijali i alati na dohvat ruke. Osim stvarnog rada, trebat će vam šiljka, igla, karton za podnošenje dokumenata i posebne teme. Kako su posljednji rezervirani bankovna niti, krmi ili probušene niti L-210. Potonja sorta se češće koristi za uredski rad.

Na početku posla, sve spajalice i ostali metalni predmeti se uklanjaju iz dokumenta, a listovi se datoteke ravnomjerno preklapaju s urednom stopom. S lijeve strane na terenskom prostoru izrađuju se tri rupa s iglom ili šiljkom. Stavite ih u sredini najboljeg slobodnog prostora namijenjenog lijeve uvlaka, odnosno na udaljenosti od oko jedan i pol centimetara. Ova napomena je važna jer inače će ih biti teško čitati nakon podnošenja dokumenata.

Savjeti za praktičnost

Ako su glatke rubove rupa od temeljne važnosti za vas, uzmite udarac. Ali zapamtite da je previše ploča previše teško za njega. Provjerite jesu li sve tri rupe ravnomjerno razmaknute i razmaknute oko 3 cm, a srednje treba pasti na sredinu stranice.

Da biste spriječili oštećenje naslovne stranice i kolaps kućišta, često se preporučuje da se prednja i stražnja sjedala pričvršćuju kartonskim trakama. Preko nje će se proći nit. Uobičajena veličina je 70 cm, ali u svakom slučaju ovisi o debljini stogova.

Kako ubaciti 3 rupe

Ovdje je sadržaj algoritma za takav podnošenje dokumenata. Prvo, igla se prolazi kroz sredinu rupa, pri čemu je kraj niti ostao na donjoj strani. Zatim ga stavite u gornji dio rupa. Kao rezultat toga, oba kraja su stavljena na skretanje hrpe probodenih listova. Igla se povlači kroz donju rupu i nacrtamo navoj na prednjoj strani. Zatim ponovno spustite iglu u srednju rupu. Tako je naša nit izvukao kroz sve potrebne rupe, nakon čega su mu oba kraja pričvršćena na stražnjoj strani dokumenta snažnim čvorom. Savjeti su dužni oko 5 cm.

Izravno na čvoru zalijepljen je papir s verbalnim natpisom. U nastavku ćemo razmotriti tehnologiju proizvodnje.

Dokument se može povezati s 4 rupe. Kako to učiniti? Postupak uopće nije kompliciran. Četiri se otvora simetrično raspadaju s rasporedom na jednoj osi. Ostavljajući rep lanca iz stražnje strane prve rupice, ubodemo šavove, a zatim vezujemo čvor na isti način kao što je gore opisano. Firmware se mora duplicirati dva puta kako bi se osigurala jačina i pouzdanost.

Pismo jamstva

Sljedeći korak nakon numeriranja i firmwarea dostavlja naš slučaj verbalnim natpisom. Što je to? Ovo je naljepnica od 4x6 cm s tekstom "Čvrsto i numerirano hellip- listovi „(njihov broj je označen brojem i riječi). Zatim odrediti položaj zaposlenika, molimo dokumentirati datum i vlastoručni potpis. Ako želite pečat certifikata, ona također mora biti navedeno. Natpis je zalijepljen na vrhu čvor vezan nam savjeta koji pređe tako treba ostati slobodan. Potpis staviti na kraju postupka, kada se ljepilo osuši. to je učinjeno kako bi se spriječilo širenje. Printing (ako je dostupno) polagati dio lima na dijelu samoga natpisa.

I tek nakon spajanja, numeriranja, zapečaćenog potpisom i pečatom, može se poslati u arhivu.

Odnos prema natpisnom znaku mora biti ozbiljan i pažljiv. Ona je dokumentarna dokaz nepovredivosti slučaja. U slučaju kršenja njezinog integriteta ili pristranosti, kontrolna tijela ne mogu prihvatiti dokument ili se može osporiti na sudu.

Što i zašto šćućemo

Svi dokumenti koji se podnose arhivu ili nekom od inspekcijskih tijela, uključujući poreznu inspekciju, mirovinski fond i mnoge druge, zajedno su zajedno spojeni. Ne možete staviti dokumente zalijepljene zajedno ili pričvrstiti pomoću klamerica. Kao što je već spomenuto, u slučaju da otkrijete nepodudarnost prema normama vođenja evidencije, jednostavno to nećete prihvatiti.

Takav postupak je uglavnom podložan dokumentima osoblja i računovodstva. One od njih, papirologija za koju su završili, godinu dana kasnije biti pohranjeni u arhivi organizacije ili poduzeća. U posebnim arhivskim ustanovama prenose se slučajevi s prošlim zakonskim razdobljima čuvanja. Određuje se zakonom ovisno o vrsti dokumenta. Na primjer, potrebno je najmanje 75 godina za pohranjivanje javnobilježničkih zapisa, knjiga ekonomskog računovodstva i dokumenata s informacijama o osoblju.

Rok trajanja dizajna crteža je mnogo manje - samo 20 godina. Fotodokumentacija se uzima 5 godina. Arhivske institucije podliježu predaji poduzeća, i javnih i privatnih poduzeća. Istodobno, zadatak bilo koje ne-državne strukture je sklapanje ugovora s Federalnom arhivskom službom o tome.

Treba imati na umu da su samo oni zaposlenici koji imaju tu dužnost upisani u opis posla. U slučaju slabe povezanosti dokumenata, na vas se čekaju određene sankcije, osobito ako postoje promjene ili manjkovi određenih važnih listova.

Vratimo se tehnologijama veziva

Gore opisane metode prikladne su za arhiv i za poreznu inspekciju. No, podnošenje računovodstvenih dokumenata, pohranjenih dulje vrijeme (više od 10 godina), trebalo bi biti osobito snažno - češće na 5 rupa. Verifikacijski natpis izrađen je na posebnom papiru za tkivo kako bi jasno vidio čvor ispod oznake i nije bilo sumnje u integritet dokumenta.

Ako se u uredskom okruženju rupe probijaju uobičajene uredske bušilice, onda se, ako je potrebno, velika količina papirne dokumentacije (na primjer, u tiskarama) koristi profesionalna oprema u obliku papirnih bušilica ili veznih strojeva. Takvi mehanizmi imaju ozbiljan kapacitet i mogu biti ručni ili električki upravljani.

Strojni mehanizam

U središtu tih sustava ili strojeva je klasična metoda korištenja izvora. Takav stroj za uvezivanje je opremljen perforacijskim uređajem. Drugi mehanizam je staviti dokument na izvor od plastike, nakon čega se kartonski ili plastični pokriva dodaju na dno i vrh jedinice.

Prednost stroja za vezanje je mogućnost pričvršćivanja vrlo velikih dokumenata. Debljina bloka može doseći do 500 stranica. I isto tako - mogućnost brisanja ili dodavanja stranica i listova na već isprepleteni dokument. Nedostaci su prilično ozbiljna teška i ne prevelika snaga.

Ako je stroj za uvezivanje dokumenata opremljen metalnim oprugama, za koji je postavljen određeni korak i bušeni su bušeni, blokovi papira stavljaju se na elastičnu oprugu od čelika, koja se zatim komprimira i zatvara. Prednosti uređaja s metalnim oprugama - u više predstavljanju konačnog oblika i povećanu pouzdanost u usporedbi s vezanjem opruga izrađenih od plastike. No, ne možete umetnuti ili ukloniti listove bez oštećenja.

Uz opruge, postoje uređaji koji djeluju na principu vezanja na plastični češalj čiji su zubi zakrivljeni. Postoji i vezanje za spiralu, koju znamo iz kalendara kalendara, bilježnica i dnevnika. Nakon probijanja rupa u njih, spiralni vjetrovi (3-4 ručno, ostatak automatski).

Napredak ne prestaje

Što je toplinsko vezanje? Ovo je moderan stroj za uvezivanje dokumenata, u kojem je moguća brza i jednodjelna veza. Uz pomoć termo-veznih strojeva moguće je napraviti veliki broj materijala, kao i izraditi pojedinačne kopije. Ova je opcija posebno pogodna za slanje izvješća, ugovora i promotivnih materijala.

Stroj radi za ovu vrstu vezivanja pomoću termičkih šipki i termalnih ploča različitih boja i veličina. Ovisno o broju ploča kućišta, odabire se toplinski pokrov određene debljine, a sve se stavlja u aparat. Unutrašnjost kraja poklopca je razmazana slojem polimernih ljepila. Stroj je opremljen grijaćim elementom, zbog kojeg je taj polimer otopljen, a svi su listovi lemljeni u vrući sloj.