Razvrstavanje dokumenata: osnovni kriteriji

Da biste lako razumjeli veliki broj dokumenata, posebna pravila za njihovu izradu i obradu, različite klasifikacije, kao i odgovarajuće oblike i metode rada s njima.

Važno je napomenuti da je klasifikacija dokumenata izuzetno važna, jer pomaže istaknuti njihova specifična obilježja i omogućiti ih racionalno korištenje. To je jedan od najstarijih i do kraja nedovršenih problema, čiji razvoj započinje tek u kasnim 1960-ima. Većina pristupi distribuciji dokumentacije pojedinim skupinama prethodno se odnosilo samo na specifična obilježja s obzirom na područje djelovanja ili određenu znanost. A nedavno je bila višeslojna klasifikacija dokumenata na temelju informacijskih i materijalnih komponenti.

Svi dokumenti mogu se podijeliti prema sljedećim kriterijima:

1. okolnosti njihova funkcioniranja u svemiru i vremenu. Uzimamo u obzir redovito objavljivanje (periodično i ne-periodično), vrijeme nastanka (izvornik, izvornik, kopija, duplikat), mjesto izdavanja (regionalno, nacionalno ili strano);

2. Informacijska komponenta.

• obratite pažnju na sadržaj i razinu generalizacije informacija (primarna i sekundarna dokumentacija);

• razvrstavanje dokumenata uključuje dimenzionalnost snimljenih informacija o veličini (formatu) i broju stranica (volumen);

• razdvajanje prema načinu na koji se informacije percipiraju (dokumenti se mogu čitati od strane osobe ili zahtijevaju posebnu tehničku opremu);

• ova klasifikacija dokumenata također uključuje i karakter ikoničnog sredstva kojim se bilježe informacije (tekstualni i ne tekstualni oblici);

• pomoću metode snimanja podataka razlikuju se rukopisi, tiskani, mehanički, magnetski, fotografski, optički, laseri i elektroničkih dokumenata.

3. Materijalna komponenta koja uključuje određene kriterije (na primjer, materijal nositelj podataka, kao i njegov oblik i oblik).

Važno je napomenuti da distribucija dokumentacije za pojedine grupe u sadržaju i obliku omogućuje vam da učinkovitije organizirate rad s njom.

Valja napomenuti da do danas postoji odgovarajuća klasifikacija računovodstvenih dokumenata, koja uzima u obzir njihov sadržaj, mjesto i redoslijed sastavljanja, označavanja i uporabe.

Ova klasifikacija računovodstvene isprave uključuje sljedeću podjelu u vrste:

• ovisno o svrsi - administrativnim i izvršnim, računovodstvenim formalnostima ili kombiniranim;

• u redoslijedu kompilacije - primarni i sažetak;

• unutarnji i vanjski dokumenti;

• po načinu uporabe - jednokratnu i akumulativnu;

• ovisno o sadržaju - monetarno, naselje i materijal.

Moram reći da takva klasifikacija uključuje mnoge kriterije i iznimno je široka, stoga se svaki dokument istodobno odnosi na različite skupine, ali može se obilježiti određenim značajkama i koristiti samo u relevantnom polju.