Razvrstavanje i vrste dokumenata u uredskom radu

U različitim područjima djelatnosti pojedinaca i pravnih osoba koriste se dokumenti. Pravila za njihovo sastavljanje, skladištenje, cirkulaciju i primjenu dio su discipline koji se zove vođenje evidencije. U svakoj organizaciji mora postojati takav zaposlenik, inače neće biti koordiniranog rada. Da bismo razumjeli principe ove aktivnosti, potrebno je saznati koje vrste dokumenata postoje u uredskom radu, kao i njihovu pravilnu kompilaciju, pohranu, upotrebu.

Opće informacije

Dokumenti zahtijevaju pravilnu registraciju, sastavljanje, pohranu i obradu. Pravovremenost odluke ovisi o informacijama navedenim na papiru, kao io pismenosti. Svaka zemlja ima svoje principe dokumentacije. Uzmi, na primjer, uredski rad Republike Bashkortostana: administrativnih dokumenata, njihove vrste regulirane su zakonodavstvom Bjelorusije. U Rusiji je vlastiti red, tako da se načela registracije poslovnih radova mogu razlikovati.

Dokumentacija je dio rada bilo koje tvrtke, jer određuje svoje aktivnosti. Stoga, upravljanje zapisima kontrolira država putem zakona. Tijekom provjera najprije obratite pažnju na poslovne papire.

Glavne sfere uredskog rada

Ovo područje aktivnosti podrazumijeva:

• ispravno i kvalitativno sastavljanje radova;
• organizacija rada s dokumentacijom.

Uredski poslovi osobito su važni u sljedećim područjima:

• standardizacija
• zakonodavni propis;
• stvaranje pravnih akata.

Načela rada

Rad na polju uredskog rada zahtijeva prisutnost određenih znanja i vještina. Zbog toga poduzeća imaju podjele, od kojih je svaki odgovoran za određene aktivnosti.

U malim tvrtkama, tajnici odgovorni za dokumentaciju tvrtke obavljaju ovaj posao. sve vrste dokumenata uredski uredski rad vrlo je važan, a svatko može biti potreban u bilo kojem trenutku. Obično se čuvaju u sigurnim ormarima. Za neodgovarajuće vođenje dokumentacije za odgovorne osobe nameću se novčane kazne.

Što kaže zakon?

Zakon navodi potrebu dokumentiranja informacija i sadrži osnovne definicije. Ovaj normativni zakon definira odnose koji nastaju primjenom informatičke tehnologije. Potrebna je dokumentacija u drugim zakonima.

Građanski zakon Ruske Federacije sadrži pravnu osnovu za rad pravnih osoba i postupak za uredski rad. Porezni odbor navodi važne porezne vrste dokumenata u uredskom poslu. Na temelju njih bilježe se komercijalne aktivnosti institucija i pojedinaca, a naplaćuju se troškovi.

Zakon također sadrži uzorke dokumenata. U Građanskom zakoniku postoje zahtjevi za izradom konstitutivnih ugovora, povelje, punomoći. Normativni akti uključuju obrasce dokumenata poslanih različitim metodama - poštom, faksom, preko Interneta.

Dokumentacija u Rusiji

Postoje opće prihvaćene vrste dokumenata i njihovo razvrstavanje u uredski rad. Poslovni radovi su sljedeći:

• organizacijski i administrativni: protokoli, odluke, statuti;
• reference i informacije: akti, potvrde, telegrami;
• osobne: radne knjige, prijave, ugovori.

Vrste dokumenata u uredskom poslu klasificiraju se po obrascima. Glavni su sljedeći:

• sitotisak;
• pojedinca;
• tipično.

Sveobuhvatno upravljanje obveznim zapisima nužno je za koordinirano djelovanje cijelog poduzeća. Važno je da su ispravno i točno napunjeni. U vezi s razvojem suvremenih tehnologija, danas se pojavila elektronička obrada zapisa. Vrste dokumenata u njemu su isti, samo se radi kroz različite programe. Obično se koriste računalni sustavi koji omogućuju mnoge funkcije.

Upravljanje elektroničkim dokumentima naziva se sastavni dio uredskog rada, u kojemu je struktura mreže podržana izrada, prijenos i pohrana dokumentacije. Ovaj vam rad omogućuje upravljanje svim područjima proizvodnje.

Ostala klasifikacija

U sadržaju su vrste dokumenata u uredskom poslu jednostavne i složene. Po podrijetlu, podijeljeni su u osobne i službene. Ako uzmete u obzir mjesto prihvaćanja, onda su dokumenti vanjski i unutarnji.

Dokumentacija je klasificirana i vrijeme skladištenja: stalni radovi, oni koji su pohranjeni više od 10 godina. Prema publici, oni su nerazvrstani i tajni. Dokumenti se mogu razlikovati ovisno o opciji pričvršćivanja: zvukom, grafičkim, tiskanim i rukopisnim, fotografskim i filmskim materijalima.

Postoji podjela vrijednosnica u hitne i ne-hitne. Ako ih distribuirate u fazama, onda postoje ekstrakti, skice, izvornici, kopije. Odvojena grana su državni dokumenti namijenjeni regulaciji pojedinih sfera života. Ovlaštena tijela se bave izradom uputa, uputa i naloga.

Primarna dokumentacija

To uključuje radove koji se sastoje od početnih informacija dobivenih u razvoju, istraživanju, promatranju i drugim radovima neke osobe. Oni su stvoreni u računovodstvenom poslovanju s ekonomskim pitanjima. Ti dokumenti potvrđuju činjenice. To uključuje akte, potvrde, račune. Obično se objedinjavaju obrasci za punjenje.

Čak i ako nema opće prihvaćenog oblika dokumenta, u tvrtki se stvara uzorak. Ona bi trebala sadržavati sljedeće uvjete:

• ime;
• datum registracije;
• naziv tvrtke;
• opis operacije;
• Mjerni instrumenti;
• popis odgovornih osoba;
• potpise.

Bez obzira na vrste dokumenata, informacije u upravljanju dokumentima trebaju biti dovoljne za obavljanje poslova poduzeća. Zbog svake povrede, koherentnost aktivnosti je složena.

Uredski rad tvrtki

Na temelju naloga šefova, stvaraju se različite odredbe. To je osnova za uredski rad. Glavne vrste dokumenata u poduzeću prikazane su u obliku pojedinačnih i standardnih akata. Prvi regulira rad jedinica, radionica, odjela, koji provode organizacijske aktivnosti.

Tipični dokumenti primjenjuju se na sve odjele tvrtke. Projekt provodi izvođač radova, nakon čega se provjerava rad pravni odjel. Ako postoje nedostatci, propisuju se u posebnom dokumentu. Glavni čin tvrtke je red glava. Temeljem toga stvaraju se pravila za rad institucije, donose se odluke i provode se aktivnosti.

Vrste bilježaka

Dopis je važan članak koji opisuje činjenicu, prijedlog ili zaključak. Šalje ga glavu, koja daje dodatne upute o dokumentu.

Servisna napomena je vrsta pisma ili interne korespondencije u tvrtki. Dane su jedinicama, ali ne i menadžmentu. Papir se šalje službenicima. Takva dokumentacija ima prijavljena i informativna svojstva.

Objašnjenje je dokument koji navodi određene odredbe, kao i razloge za svako kršenje ili neizvršenje. Takvi su radovi potrebni za koordiniranu djelatnost bilo kojeg poduzeća.

instrukcije

Postoje dvije vrste dokumenata. Prvi određuju redoslijed izvođenja određenog posla koji obavljaju jedinice, dužnosnici. Upute sadrže informacije o pravima, dužnostima i odgovornostima zaposlenika.

Zahvaljujući ovoj dokumentaciji, redoslijed izvršavanja bilo kojeg rada je jasan. Upute o pojmu trajno ili za određeno razdoblje. Ako razdoblje valjanosti nije utvrđeno, pregled se vrši svakih 3-5 godina.

Faze stvaranja dokumenata

Svaki dokument prolazi:

• registracija;
• izdanje;
• izvršenje.

Ako su svi koraci završeni, dokument se smješta u mapu u kojoj ne bi trebalo biti više od 250 listova. Ako ih ima više, započinje 2 volumena.

Značajke pohrane radova

Pohranjuju dokumente prema sljedećim pravilima:

• oni se formiraju u različitim slučajevima - vrijeme skladištenja;
• mape treba grupirati po godinama;
• ne prelijevajte slučaj;
• radovi se pohranjuju u kronološkom redoslijedu;
• s narudžbama pohranjene odredbe, upute, ako ih ima;
• narudžbe za različite slučajeve distribuiraju se različitim odjelima.

Nakon izvršenja, dokument se šalje na slučaj, čime se sprječava gubitak. Nemojte ga odgoditi za kasnije, inače postoji svibanj biti zbunjenost u radu. Štoviše, postoji i odgovornost za gubitak dokumenata, a to se odnosi ne samo na pojedinog zaposlenika nego i na cijelu tvrtku.

Razvrstavanje dokumentacije je vrlo povoljno jer vam omogućuje poslovanje bez problema. Pravilno rukovanje vrijednosnim papirima pomoći će u očuvanju i sprečavanju neuspjeha u radu poduzeća. Ako se sve raspadne, na taj način, na policama, onda u slučaju provjere problema s radovima neće uslijediti.