Ujedinjenje i standardizacija dokumenata. Razvoj standardizacije i standardizacije dokumenata

Znanstveni i tehnološki napredak i pojava mnogih oblika vlasništva doveli su do širenja trgovinskih, gospodarskih i društveno-kulturnih veza. Oštro intenzivirani procesi u društvu utjecali su na rast količina informacijskih tokova potrebnih za potpuno funkcioniranje veza s upravljanjem.

Što je ujedinjenje dokumenata?

Bez obzira na opseg i područje: jesu li državna aktivnost ili industrija, obrazovanje ili zdravstvena zaštita - ručno ujedinjenje i standardizacija dokumenata postupno opadali u pozadinu. Od početka prošlog stoljeća, obrada podataka o njihovoj sistematizaciji postupno je pomaknuta s priručnika na mehaniziranu, a potom i automatiziranu.

Stoga je provedena racionalizacija upravljanja dokumentima. Koncept "standardizacije i standardizacije dokumenata" rođen je u ovoj fazi. Međutim, u svim fazama upravljanja dokumentima i obradi podataka nastao je isti problem. Nemoguće je dovesti kaos na automatizaciju, jer ovaj proces mora prethoditi ujedinjavanju i standardizaciji dokumenata općenito. Drugim riječima, samo uređivanjem radova može se nastaviti njihova obrada i upotreba.

Ciljevi i ciljevi ujedinjenja

Temeljni trenuci u optimizaciji službenih rukovoditeljskih, ekonomskih i drugih aktivnosti su ujedinjenje i standardizacija dokumenata. Ukratko objasniti ovaj koncept može biti kao da se tijek rada dovede u zajednički oblik uniforme, jedinstvenog sustava. Ovaj proces ima ogroman utjecaj na izravan sastavljanje bilo koje dokumentacije. Načela standardizacije i ujedinjenje dokumenata su kako slijedi:

1. Jedinstvena tipizacija oblika.
2. Utvrđivanje istih zahtjeva za obradom podataka koji nastaju pri donošenju iste vrste odluka uprave.
3. Značajno smanjenje troškova raznih priroda za sastavljanje i oblikovanje materijala.
4. Kompatibilnost mnogih jedinstvenih baza podataka, bez obzira na industriju i aktivnosti.

Funkcije jedinstvene cirkulacije dokumenata

Vrijedno je shvatiti da je svaka aktivnost u smjeru i upravljanju nekom organizacijom, poduzećem ili zemljom, uostalom, sustav, a svaki element postaje jedna ili druga funkcija. Među njima postoje zajednički (ili tipično) - oni koji su svojstveni u aktivnostima bilo koje institucije: organizacijske, administrativne, izvršne, funkcije planiranja, računovodstvo itd. U međuvremenu, aktivnosti pojedinih organizacija imaju određene funkcije. Na primjer, zadaci i ciljevi temeljeni na provedbi obrazovnih aktivnosti karakteristični su samo za subjekte ovog područja.

Kakav je sustav dokumenata

Ujedinjenje i standardizacija upravljačkih dokumenata je sustav materijala koji se temelji na njihovu odnosu prema:

• znakovi pojavljivanja;
• odredište;
• industrija;
• tipa;
• zahtjevi za kompilaciju.

Koje su dokumente u jedinstvenom sustavu

Dokumentacija sustava može biti opće namjene i specifična za pojedinu djelatnost. Što se tiče prvog tipa, ovdje ne bi trebalo biti pitanja. Sustavi ogranka nose cirkulaciju dokumenata, odražavajući specifičnost aktivnosti poduzeća ili organizacije. Na primjer, standardizacija i ujedinjavanje carinskih dokumenata sadržavat će materijale kojima se uređuju postupci provjere i donošenja državne granice izvezene, uvezene robe.

Mjera u kojoj su materijali međusobno povezani i kako se dokumenti oba sustava - funkcionalni i sektorski - međusobno povezuju ovisi o mnogim čimbenicima. Konkretno, njihova je važnost unaprijed određena prirodom aktivnosti organizacije. Osim toga, ujednačavanje i standardizacija upravljačkih dokumenata ne znači uvijek stvaranje odredbi o organizacijskim, izvršnim ili administrativnim aktivnostima. U međuvremenu, dokumentacija organizacijskog i administrativnog plana, koja sadrži temeljne trenutke upravljanja, administracije, interakcije i regulacije rada državnih tijela, poduzeća, jedinica i dužnosnika, temelji se na sektorskim i funkcionalnim strukturama.

Osnovne faze ujedinjenja i standardizacije

Problemi standardizacije i ujedinjenja vanjskotrgovinskih dokumenata često nastaju zbog kasne raspodjele blokova organizacijske i administrativne dokumentacije koja za takve sustave služi kao pravna pomoć. Provođenje pravodobnog ujedinjenja u dokumentu u cirkulaciji trgovačkog poduzeća podrazumijeva:

1. U okviru jedinstvenih dokumentarnih obrazaca uspostavlja se odgovarajuća nomenklatura.
2. Opći model za izgradnju dokumentacijskog sustava temelji se na korištenju obrasca koji se uzima kao model.
3. Posebna se pozornost posvećuje pravilima sintaktičke građe dokumentacije.

Prije toga standardizacija i standardizacija primarni dokumenti uzeli su u obzir sve zahtjeve za materijalima u svim fazama stvaranja, punjenja, obrade i spremanja. Psihofiziološke sposobnosti osobe, kao i parametri strojno-tehničkih uređaja, uzeti su u obzir.

Značajke stvaranja standarda

Treba napomenuti da je rezultat procesa ujedinjenja bio smanjenje najčešće korištenih predložaka u jednom pravnom obliku. Standardi razvijeni za usluge, proizvode i rad imaju svoje objašnjenje na federalnoj razini zakonodavstva. Koncept "ujedinjenja i standardizacije dokumenata" u ovom slučaju određuje državna aktivnost na utvrđivanju normi i obilježja za ponavljanu primjenu dobrovoljno.

Zadatak stvaranja standarda je urednost u proizvodnoj sferi i povećanje konkurentnosti proizvoda, usluga ili radova. Standardizacija i ujednačavanje vanjskotrgovinskih dokumenata također je usmjerena na postizanje informacija i tehničke kompatibilnosti.

Problemi vezani uz ujedinjenje vanjske trgovinske dokumentacije

Pored toga, pojam "standard" znači ne samo normativni dokument o sadržaju. Zakon jasno definira mehanizam njezine dobrovoljne neobvezatne primjene. Državni su se standardi brzo zamijenili nacionalnim standardima. Nakon provedbe kardinalnih promjena, samo problemi standardizacije i ujedinjenja vanjskotrgovinskih dokumenata ostali su isti.

Izdavanje državnih standarda koji regulira proces sastavljanja prateće dokumentacije za izvezene proizvode posebno je akutno do danas. Prema jedinstvenom sustavu usvojenom federalnim zakonom "Pravilnik o tehničkoj regulativi" od 01.07.2003., Odredbe koje su u njemu ne odgovaraju potpuno jedinstvenim zahtjevima za upravljanje dokumentima, ali i dalje su naširoko koristi danas.

Uloga državne norme u procesu ujedinjenja i standardizacije

Ujedinjenje i standardizacija dokumenata - put državnog standarda Rusije. Svaki ruski klasifikator u tehničkoj, ekonomskoj i društvenoj sferi stječe pravnu snagu odmah nakon polaganja državne registracije. Kontrolu provedbe svih zahtjeva uključenih u pojedine zakone provodi Državna norma Rusije i druga tijela ovlaštena od strane države u okviru određene nadležnosti.

Glavni smjerovi standardizacije i standardizacije dokumenata su uspostavljanje jedinstvenih uzoraka, predložaka i oblika. To mogu biti standardi potrebni pri pripremi dokumenata, standardima za određene vrste robe i standardiziranim dokumentacijskim sustavima. Potonji je sustav materijala stvoren prema utvrđenim zajedničkim pravilima i zahtjevima. Jedinstveni sustav dokumentacije sadrži, u pravilu, informacije potrebne za obavljanje poslova upravljanja u određenoj sferi utjecaja.

Osnovni jedinstveni i standardizirani sustavi u Rusiji

Do danas, među jedinstvenim sustavima su:

• struktura koja se odnosi na dokumentaciju organizacijske i administrativne prirode;
• sustav koji kontrolira tijek rada u bankarskoj instituciji;
• ujedinjavanje i standardizacija računovodstvenih dokumenata, kao i računovodstvene i financijske evidencije u institucijama javnog sektora;
• sfera statističkih dokumenata;
• sustav dokumentacije koji regulira radna pitanja;
• jedinstvene dokumente za vanjsku trgovinu.

Prema tome, svaki od gore navedenih sustava popraćen je državnim standardom, kojeg razvijaju središnje agencije koje koordiniraju funkcioniranje u određenom području djelovanja. Primjerice, Ministarstvo financija u Rusiji odgovorno je za izradu obrazaca za računovodstvenu i bankovnu dokumentaciju. S druge strane, Rosarkhiv definira predloške organizacijske i administrativne dokumentacije. Ista tijela tvrde zahtjevi dokumenata. Njihovo ujedinjenje i standardizacija podrazumijeva stvaranje obrazaca za upotrebu u određenoj industriji.

Uvjeti i oblici dokumenata u procesu standardizacije

Zahtjev dokumenta smatra se njegovim obveznim elementom, bez kojeg nije moguće proći postupak službene registracije, registracije materijala. Potvrde uključuju potpis, pečat, pečat, datum, tekst i sl. Naravno, za svaku vrstu službenog dokumenta koristi se zaseban skup uvjeta. Istodobno, u svakom od sustava, ujedinjavanje se ostvaruje stvaranjem egzemplarnog oblika dokumenata za jedan od sustava. Temeljem toga, razvijeni su najprikladniji zahtjevi svih dokumenata uključenih u određenu bazu podataka.

Oblik, kao što je već spomenuto, oblik je obrasca dokumenta. Ovaj model izrade dokumenta u utvrđenom području primjene uzima u obzir njegov format, veličine margina i uvlake, značajke stvaranja strukturne mreže i glavnih potreba.

Ujedinjenje i standardizacija organizacijskih i administrativnih dokumenata olakšava pojednostavljenu upotrebu obrazaca u djelatnostima bilo koje organizacije, institucije, industrijskog i proizvodnog poduzeća. GOST-ovi, koji reguliraju ujedinjenje i standardizaciju organizacijske i administrativne dokumentacije, primjenjuju se na:

• Uredba;
• naloga i naloga;
• otopine;
• protokola;
• djela;
• slova.

Pisma rješavaju upravne i organizacijske probleme, uključujući upravljanje, koordinaciju i pružanje aktivnosti:

• tijela javne vlasti subjekata Ruske Federacije (u popisu predmeta uključuje autonomne regije i republike, zakon koji, zajedno s ruskom nacionalnom jeziku instaliran uglavnom);
• poduzeća i udruženja, bez obzira na oblik vlasništva i organizacijske i pravne djelatnosti.

GOST uspostavlja ne samo sastav detalja, ali je zahtjeve za dizajn i proizvodnju, čuvanje, korištenje i očuvanje oblika prisutna s grbom Ruske Federacije i Državnog grbom ispitanika. GOST aplikacija je shematski prikaz preduvjeta.