Promet dokumenta je važna veza u tijeku rada

Upravljanje dokumentima odnosi se na pravila kojima su potpisane odluke unutar poduzeća ili ustanove napredovale od trenutka primanja u arhivsku pohranu. Osnova ovog koncepta je primitak dokumenta, njegovo razmatranje, prijenos izvršnih tijela, provođenje organizacijskih mjera za izvršenje, potvrđivanje, registraciju, slanje za pohranu.

Ovo je proces koji uzima u obzir slučajeve pokreta dokumenta zajedno s brzinom njezina kretanja kroz ove slučajeve. Prijenos dokumenta je proces koji mora biti koreliran s informacijskom aktivnošću upravnog aparata, uz dokumentaciju svake pojedine odluke, skladištenje nedavno primljenih dokumenata.

Ogroman broj nedostataka u aktivnostima mnogih upravljačkih aparata dovodi se upravo na lošu organizaciju pokreta dokumenta. Na primjer, proces prijenosa dokumenata odluka uprave mora sadržavati tri obvezne komponente:

• podrška informacijama donesena odluka (to uključuje i pouzdane informacije koje potvrđuju ispravnost odluke);
• dokumentiranje same odluke (administrativni dokument);
• kontrola nad provedbom (koja uključuje organizaciju predloženog rada, metode ostvarenja zadatka, usklađenost s uvjetima i odredbama).

Kao što možete vidjeti iz gornjeg primjera, tijek rada je prikupljanje informacija, na temelju kojega će biti izdana upravna odluka - priprema same odluke, uključujući uređivanje, pregovaranje, izrada, do odobrenja. Sve te faze zahtijevaju premještanje dokumenta ne samo između strukturnih podjela poduzeća, nego i između izvođača, od tehničara, stručnjaka do rukovoditelja. Zaključak iz ovog primjera je da što je veća brzina pokreta dokumenta, to je veća kvaliteta izvršenja u svakoj fazi, to je bolji proces upravljanja poduzećem kao cjelinom.

Sam pojam pojavio se u literaturi 1920-ih godina. Tada se vjeruje da je tijek rada - je organizacija rad usmjeren na racionalnu izgradnju državni aparat općenito, distribuciju odgovornosti između različitih izvođača i usluga. Godine 1931., Institut za nadzorno inženjerstvo napravio je prvi pokušaj reguliranja ujedinjene načela organizacije uredski rad. Propisana su pravila, prema kojoj bi trebalo biti prijem, dostava dokumenata, pravila izvršenja, regulacija potpisivanja. Sljedeće faze u razvoju gospodarstva dobile su zakonsku regulaciju takvog koncepta kao klerikalnog rada, gdje je glavni naglasak bio na individualnim tehničkim operacijama. Ovakvi zakonski akti nisu spomenuli program cirkulacije dokumenata, iako je u biti sve organiziralo kretanje dokumenata. Od 1974. godine potpisan je glavni dokument koji uređuje cijeli proces cirkulacije dokumenata, koji je na snazi ​​do danas.

Ovaj zakonski akt nazvan je "Jedinstveni državni sustav upravljanja dokumentima" (YGSD), čiji su stavovi posvećeni organizaciji kretanja dokumenata, tehnoloških metoda njihovih pravila za obradu i primjenu. U ovoj zbirci formulira se glavno pravilo: "Knjiženje dokumenata je operativno kretanje dokumenta na najkraći put, uključujući minimalni trošak vremena i rada." Samo primjenom odobrenog pravila u praksi može se računati na poboljšanje života stanovništva zemlje, rasta državnog gospodarstva.

Da bismo postigli te ciljeve, potrebni su nam pametni, disciplinirani i odgovorni menadžeri za koje će implementacija upravljanja dokumentima na temelju YGSD-a biti stvar časti i savjesti.