Protokol sastanka: struktura i sadržaj

Zapisnik sastanka je dokument koji odražava sve važne odluke ovog događaja. Neispravno njegovo sastavljanje u značenju iu registraciji može dovesti do osporavanja sudionika sastanka. Osim toga, postoji potencijalni rizik od pogrešnih odluka o upravljanju ako protokol o proizvodnom sastanku sadrži iskrivljene informacije. Ispravno ga privući pomoći će skupu jednostavnih preporuka.

Tekst ovog dokumenta obično sadrži dva dijela: uvodni i osnovni. Zapisnik sastanka (njegova prva polovica) sadrži opis glavnih parametara događaja: pozicije, ime, prezime, sudionika, predsjedatelja i tajnika. Kada netko ima poseban status (pozvan, stručnjak, promatrač, itd.), To se također navodi u dokumentu. Ako je na sastanku bilo puno ljudi, zapisnik sa sastanka može sadržavati podatke o njima na posebnom listu, što je nerazdvojni dodatak dokumenta. Uvodni dio završava programom koji sadrži popis pitanja koja se razmatraju. Poželjno je imati ih u važnosti, ali mogu postojati i drugi čimbenici koji utječu na mjesto na popisu problema. Na primjer, struktura dnevnog reda može ovisiti o logičnom međusobnom odnosu nekih njegovih pitanja ili zapošljavanju osoba koje sudjeluju u događaju. Sam dokument sastavljen je na zaglavlje organizacije (njezina podjela), mora se naznačiti kada se sastanak održao.

Zapisnik sastanka u glavnom dijelu trebao bi odgovarati uvodnom zapisu. Naročito, njezine stavke bi trebale ići u istom redoslijedu kao i na dnevnom redu. Algoritam za izradu teksta koji bilježi informacije o svakoj točki dnevnog reda je sljedeći: "slušao", "djelovao", "odlučio". Osnovno pravilo u izradi ovog dijela protokola je da se ne bi trebalo pretvoriti u prividni transkript.

Posebno, podtema "Listened" opisuje tko je glavni govornik o toj temi, što je on predložio kao rezultat njegovog govora. Zvučnici također ukazuju tko je rekao da su ga ponudili. Odlukom je utvrđena konačna pozicija većine sudionika sastanka. Ako je to bilo doneseno glasovanjem, to pokazuje koliko je ljudi za njega, koliko protiv, kao i broj abstinencija. Ovisno o važnosti problema u raspravi, ime se može navesti. ljudi koji su uzeo jedan ili drugi položaj.

Zapisnik sa sastanka priprema tajnik, a sam dokument potpiše izvršitelj i predsjednik sastanka. Izvor informacija za njegovu kompilaciju su rukopisi nacrti, zapisi napravljeni uz pomoć diktafona, prijepisa. Ako za rješavanje problema utvrđenih tijekom sastanka potrebne su ovlasti visokog dužnosnika koji nisu sudjelovali na sastanku, može se donijeti dodatno odobrenje za odluke tog menadžera. Potpisani i registrirani protokol može se poslati kao jedan dokument, u obliku izjava za dužnosnike, koji su obuhvaćeni samo dijelom pitanja.