Poslovni sastanak - faze pripreme i ponašanja.

Poslovni sastanak je jedan od oblika poslovna komunikacija, čija je svrha kolektivna rasprava, razumijevanje problema i pitanja poduzeća (organizacija) i donošenje odgovarajuće odluke.

Vrste poslovnih sastanaka su namijenjena za glavni cilj ili zadataka koje treba riješiti: planiranje, motivaciju, interna pravila, za kontrolu aktivnosti zaposlenika i drugih.

Držanje i priprema poslovnog sastanka ima određenu tehnologiju, pri čemu se možete pridržavati ovog oblika poslovne komunikacije.

Korak 1. Određivanje svrhe sastanka i dnevnog reda.

Poslovni sastanak nije samo sastanak zaposlenika. Njegov cilj bi trebao izgledati kao rezultat cilja, odnosno usvajanje konkretne odluke. Stoga ovaj rezultat mora biti formuliran unaprijed. Što je konkretnija formulacija odluke, to će učinkovitije održati sastanak i postići će se rezultat. U procesu određivanja cilja, organizator mora odgovoriti na pitanje: Može li se ovaj problem riješiti određenim zaposlenikom u trenutnom radnom nalogu? Je li moguće zamijeniti sastanak s drugim oblikom rješenja?

Dnevni red je pripremljen unaprijed. Sudionici sastanka trebali bi biti upoznati s nadolazećom raspravom, s potrebnim materijalima, kako bi mogli razmotriti rješenje. Štoviše, svaka stavka na dnevnom redu mora imati svoj cilj cilja. Pored stavki na dnevnom redu, sudionici sastanka obaviješteni su o vremenu raspoređenoj za raspravu o svakom pitanju.

Korak 2. Definicija vremena držanje i broj sudionika.

Tradicionalno, poslovni sastanci (osim izvanrednih sastanaka) održavaju se na određeni dan u tjednu u popodnevnim satima. Identificirajte krug sudionika na takav način da upravljate minimalnim brojem zaposlenika. Najbolja opcija je 6-7 osoba. Konstruktivno rješavanje problema i problema ovisi o prisutnosti samo zainteresiranih osoba. Bolje je povjeriti sastanak onim zaposlenicima koji su najkompetentniji za ovu temu.

Korak 3. Organizacija mjesta održavanja.

Organizatori trebaju predvidjeti, koliko je to moguće, kompatibilnost sudionika sastanka. To će vam omogućiti uređivanje stolica i sjedenje ljudi kako bi se povećala učinkovitost komunikacije. Informacije se vide bolje i brže ako jasno vidite osobu, oči, geste zvučnika.

Korak 4. Provođenje sastanka: trajanje i raspored.

Poslovni sastanak ima neke komponente koje izravno utječu na učinkovitost donošenja odluka. Trajanje ne smije prijeći 40-45 minuta. Psihološki, kolektivni um ne može raditi produktivno iznad ovog vremena. Ako je potrebno nastaviti raspravu, preporuča se odmoriti najmanje 30 minuta, što povećava zdravstveno stanje, pažljivost.

Poslovni sastanak trebao bi imati raspored govora. Za praćenje poštivanja propisa odgovoran je predsjednik. Međutim, poštivanje propisa svih sudionika sastanka pokazuje sposobnost osoblja.

Korak 5. Zapisnik sastanka.

Izrada službenog dokumenta kojim se utvrđuju glavne faze sastanka, imena govornika, prijedloga i donesenih odluka, nužna sastavnica poslovnog sastanka. Na temelju protokola menadžer ima pravo zahtijevati provedbu donesenih odluka.

Korak 6. Analiza pripreme i vođenja sastanka.

Poslovni sastanak smatra se uspješnim ako je moguće pozitivno odgovoriti na pitanja: Koliko je dobro krug sudionika sastanka? Je li mjesto sudionika doprinijelo učinkovitosti komunikacije? Kako su zainteresirani sudionici rasprave? Što je služilo kao spontana strategija odlučivanja? Kakve proturječnosti između osobnih i kolektivnih ciljeva se očituju? Koji su razlozi za sukobe (ako su se dogodili)? Je li sastanak bio učinkovit?