Uzorci minuta sastanaka. Kako izraditi zapisnik sastanka: uzorak

Susreti se održavaju u mnogim organizacijama, bez obzira na oblik vlasništva. Na njima radnici i menadžeri razmjenjuju važne informacije, donose odluke. Kako bi događaj bio učinkovit, izrađen je protokol sastanka. Uzorak ovog dokumenta u organizacijama je otprilike isti. Slijedi opis pravila izrade protokola.

Vrste sastanaka

Ove aktivnosti mogu pogriješiti ako se ne pripremate za njih. Ova funkcija pada na upravitelja. On mora odrediti prirodu događaja. Stručnjaci razlikuju nekoliko vrsta sastanaka:

1. Trening (konferencija), čiji je cilj pružiti zaposlenicima znanje, poboljšava svoje vještine.
2. Informacije. Događaj je potreban za sažetak informacija i proučavanje različitih stajališta o pitanjima koja su se pojavila.
3. Po sebi. Na takvim sastancima menadžeri uvjeravaju radnike na točnost ekonomske politike koja se provodi.
4. Problem. Događaj se održava kako bi razvio metodu za rješavanje trenutnih problema.

Bez obzira na oblik sastanka, mora se dokumentirati. To vam omogućuje da ga ponašate kompetentno i na organizirani način.

Priprema

Kako bi sastanak bio učinkovit, viši zaposlenici moraju biti svjesni sljedećih pravila:

1. Potrebno je jasno definirati temu i željene ishode. To će vam pomoći organizirati događaj na organizirani način.
2. Pažljiv razvoj dnevnog reda. Potrebno je uspostaviti niz razmatranja pitanja. Istodobno, bolje je započeti s laganim pitanjima, prelazeći na složenije.
3. Potrebno je upoznati sudionike sa činjenicama o kojima će se raspravljati. Bolje je to učiniti prije sastanka.
4. Potrebno je unaprijed poslati pozivnicu osobama koje moraju prisustvovati. Ako neki ne mogu pomoći u rješavanju problema, ali trebaju znati rezultate događaja, onda im je potrebno osigurati protokol.
5. Sastanak sastanka trebao bi biti odabran na temelju svojih ciljeva. Uvjeti smještaja ljudi su važni u stvaranju poslovnog okruženja.

Te su nijanse glavne u pripremi za sastanak. Ako se promatraju, događaj će se provesti učinkovito i organizirano.

Što je protokol za sastanak?

U svakoj organizaciji redovito se održavaju sastanci. Ova vrsta aktivnosti pomaže riješiti mnoge akutne probleme, pravovremeno donositi odluke o složenim zadacima i stvoriti strategiju za razvoj tvrtke. Često sastanci ne popravljaju protokol, koji se smatra normom. Uprava može samostalno odrediti popis aktivnosti u procesu čije se zapisnik čuva. Također utvrđuje gdje nije potrebno.

Glavna svrha protokola je pismeno rješavanje svih pitanja, zadaća i mišljenja koja se javljaju na sastanku, kao i zajedničko odlučivanje. Najbolji oblik je detaljan protokol. Obično se takav dokument koristi u događajima koji će utjecati na budući razvoj tvrtke. Osim toga, potrebno je snimiti sadržaj sastanaka sa poduzećima i zaposlenicima državnih institucija. Uzorci zapisnika sastanaka za različite oblike događaja su slični, postoje samo manje razlike.

čuvanje

Zapisnik sastanka čuva voditelj poduzeća. No, ovu funkciju može izvršiti drugi zaposlenik. Prije ovog događaja, tajnik je priložen popis pozvanih gostiju i približan popis pitanja. Sudionici će dobiti sažeci. To će vam omogućiti da pripremite predložak dokumenta koji će ubrzati razvoj dokumenta. Slični su uzorci zapisnika sastanaka na takvim događajima u svim poduzećima.

Kada postoji puno sudionika, bolje je imati registracijski list, gdje će FI biti zabilježen. S početkom sastanka tajnik odobrava popis prisutnih. Tajnik bilježi snimanje informacija tijekom događaja. Da bi se povećala točnost prijave, koriste se diktafonski zapisi. Sve su riječi snimljene na digitalnom mediju, a zatim reproducirane u konačnom nacrtu protokola.

Ako na sastanku postoji mnogo sudionika, pozvani su 2 tajnika da provode zapisnik. Takav rad ubrzava proces ako se događaj odgađa. Replike, komentari, komentari koji nisu relevantni za temu sastanka nisu uključeni u sadržaj dokumenta. Protokol uključuje opće značenje izvješća, pitanja i prijedloga. Odluke, zadaci, koje pruža glavar na pojedinačne zaposlenike, točno se bilježe.

Ako upravitelj treba točne informacije, on može zatražiti izvješće koje potpisuje odgovorna osoba. Sastanci raspravljaju o stanju stvari općenito, tako da ne trebate napraviti detaljne unose. Kao rezultat toga, protokol uključuje tijek sastanka: raspravljane teme, pitanja, odluke. Ponekad menadžeri zahtijevaju doslovno fiksiranje svih fraza. To se događa na sastancima modernih organizacija, gdje se rješavaju mnoga operativna pitanja.

registracija

Kako sastaviti zapisnik sastanka? Uzorak sadrži osnovne podatke koji bi trebali biti uključeni u dokument. U državnim odjelima, protokoli se održavaju na temelju posebnih oblika. Uobičajeni oblik protokola uzorka sastanka sastoji se od:

1. Obvezni predmeti (datumi, brojevi, nazivi tvrtki, vrsta dokumenta s oznakom događaja, lokacija).
2. Popis prisutnih (ime, mjesto sudionika). Može se upotrijebiti list za dobrodošlicu u kojemu su svi koji su došli potpisao.
3. Ako su događaji prisustvovali osobe iz drugih ustanova, trebale bi biti upisane u odjeljak "Pozvani".
4. Glavni dio. U njemu se navode tri dijela: slušali (ime i prezime govornika, temu govora, izjavu o suštini), napravili govor (ime i naziv osobe koja je postavljala pitanja ili dala komentare), odlučila (glava daje upute ili nameće se rezolucija, utvrđuju se rokovi za obavljanje poslova).
5. Na kraju potpisivanja, tajnica i glavnica su to rekli. Tiskanje nije potrebno.

Na takvom uzorku protokola bit će moguće sastaviti nadležni dokument. Mora biti numeriran da kontrolira napredak sastanka. Završni rad pripremljen je neko vrijeme nakon sastanka. To može potrajati nekoliko sati ili čak dana, sve ovisi o količini informacija.

Primjer protokola protokola pod redateljem je točno isto kao i onaj koji se održava bez njega. Tada se dokument šalje na potpis, glavni događaj. Protokol se šalje zainteresiranim osobama ili izrađuje službene izjave s uputama za izvođače.

Ako se izrađuje protokol o tehničkom sastanku, njegov uzorak može uključivati ​​određene nijanse ovog događaja. No, općenito, ona bi trebala sadržavati glavnu suštinu, probleme i pitanja koja su raspravljali sudionici. Primjerni protokol radionice, predstavljen u članku, može poslužiti kao primjer u izradi ovog dokumenta.

Operativni sastanak

Ovaj događaj ima sljedeće značajke:

1. Specifična periodičnost, na primjer, svaki tjedan.
2. Određeni sastav onih prisutnih.
3. Slične teme i pitanja.
4. Kratko trajanje.

Protokol uzorka operativnog sastanka je isti kao i za redoviti događaj. Samo tajnik upoznat će se s algoritmom rada, raspravljanjima. Time se ubrzava rad na dokumentu, jer se većina formira unaprijed. Protokol se priprema brzo, dokument se odmah podnosi upravi za potpisivanje.

skladištenje

Kako bi se riješio problem pohranjivanja protokola, tajnik je dužan upoznati se s unutarnjim dokumentima organizacije. To ovisi o specifičnostima poduzeća. Dokumenti na sastancima upravnih ili dioničara dioničkog društva neprekidno se čuvaju. Protokoli su ostavljeni na mjestu organa djelovanja organizacije. Dokumenti sastanaka obično se čuvaju 3 ili 5 godina, a zatim se arhiviraju i uništavaju na temelju uputa.

zaključak

Zapisnik sa sastanka dopušta sudionicima da se sjećaju dnevnog reda i izvršavaju zadatke pravodobno. Sada postoje elektronički resursi za operativnu pripremu i otpremu ove dokumentacije. Zato će tajniku biti prikladno predstaviti verziju protokola zainteresiranim osobama.