Servisna napomena, postupak pisanja i registracije

Funkcije i svrha

Servisna napomena je oblik unutarnje korespondencije i, ovisno o sadržaju, može biti informativna, inicijativa ili izvješćivanje. Ono opisuje poslovne pozicije nezavisne jedinice ili vođe na bilo kojem pitanju. Uredska bilješka može sadržavati prijedloge ili zahtjeve i uputiti se svakom upravitelju, uključujući i nadređenog.

Potpisivanje i registracija

Servisne napomene potpisuje neposredni voditelj jedinice. U donjem dijelu lijevog kuta, izvođač ga mora pokazati. Tamo je napisao ime i telefonski broj za kontakt.

U strukturnim jedinicama uredske bilježe se u elektroničkom programu za upravljanje dokumentima. Njima je dodijeljen broj, poslan u jedinice u papirnatom obliku i na elektronskim medijima. Brojanje se sastoji od indeksa odjela i registracijskog broja.

Datum podnošenja je vrijeme registracije. Izvornik s rezolucijom vodeće osobe šalje se u glavu. Kopija dopisa vraća se umjetniku.

Raznolikost bilježaka usluge

Memorandum razumijevanja je varijanta dopis, upućenom izravnom lideru. Memorandum o razumijevanju sastavlja se kada je potrebno odražavati mišljenje podjele ili glave o određenom pitanju i dati konkretne prijedloge.

Ovisno o namjeni i sadržaju memoranduma može biti proaktivna (u obliku komentare i prijedloge) ili izvješćivanja (o rezultatima provjere na poslovnom putu).

Datum ili vremensko razdoblje na koje se podaci koji se bilježe u memorandumu uključuju zasebnu liniju koja se nalazi u naslovu ili na početku teksta. Memorandum potpisuje autor-prevodilac.

Opseg primjene usluga

Tekstni dio dopisa i memoranduma preporučuje se da se sastoji od 2 dijela. Prvi dio njega - mora se sastojati od činjenica koje su doveli do njegovog pisanja, a drugi - za prijedloge i relevantnih zaključaka o predstavljanju pitanje.

Svaki dokument u razvoju može sadržavati samo jedno pitanje. Iznimke su protokoli, narudžbe, planovi, izvještaji i sažetak dokumenata.

Dopis bi trebao sadržavati zvučni informacije sadržane objektivno, kratko, inteligentno i bez očitih dodatnih ponavljanja. Tekst je dio oblikovan u obliku kontinuiranog teksta, tablica, obrazaca, ili kombinacijom tih oblika.

Složeni čvrsti tekst bilo kojeg dokumenta trebao bi se sastojati od logički i gramatički dogovorenih informacija o upravljanju akcijama koje se odražavaju u relevantnim propisima, normama, pravilima i administrativnim dokumentima.

Servisna napomena mora imati obvezne predmete i isti redoslijed plasmana: autor, naziv poduzeća i njegov kod, indeks, datum, naslov, tekst tijela, vizu, potpis izvršitelja, bilješku o izvršenju i smjeru dokumenta u slučaju.

Treba sažeti naslov bilješke. Ako se dokument odnosi na nekoliko problema, naslov se može generalizirati.

Obraćanje pravilima

Bilješke o uslugama upućene su organizacijama, jedinicama ili određenom upravitelju unutar poduzeća. U dokumentu koji je upućen mnogim homogenim organizacijama, adresiran je na općenit način. Servisna napomena ne smije imati više od 4 primatelja.

zaključak

Sve informacije koje se odlaze u okviru dopisa trebaju biti dostavljene na zahtjev i poslane samo službeno. Navedene informacije trebaju biti potpisane i odobrene od strane menadžera čije područje djelovanja utječe.

Svi dopisi su obvezni podvrći se datiranju. Datum dokumenta i oznake usluga na njemu su neophodni preduvjeti bilo kojeg dokumenta.