Номенклатура дел. Порядок формирования

Все документы после их исполнения должны быть сгруппированы в дела. Под термином «дело» в соответствии с ГОСТ 51141-98 следует понимать один документ или совокупность документов, которые относятся к определенному направлению деятельности организации и помещаются в папку под отдельную обложку. Для правильного формирования, хранения и учета дел в каждой организации должна ежегодно (с учетом изменений внешней и внутренней среды) составляться Номенклатура дел, благодаря которой обеспечивается быстрый поиск документов.

sadržaj

    При формировании дел любого подразделения следует руководствоваться требованиями единой государственной системы делопроизводства. Основные положения изложены в ГОСТе 51141-98, документах главного архивного управления при правительстве РФ, методических указаниях архивных органов, перечнях документальных материалов. Необходимо обязательно соблюдать сроки хранения документов и дел. Если организация со сложной структурой и множеством функций, то в каждом подразделении и во всей организации применяются единые принципы систематизации документов, формирования и индексации дел. Поэтому Номенклатура дел отдела кадров, службы качества, любого другого структурного подразделения или самой организации должны формироваться с учетом требований нормативных документов.

    На первом этапе нужно определить круг вопросов и категории документов, которые должна включать Номенклатура дел подразделения или организации. Здесь следует исходить из необходимости охватить весь объем документации как создаваемой, так и получаемой. При появлении в работе новых вопросов, не предусмотренных Номенклатурой, в нее нужно вносить дополнения. Форма номенклатуры дел должна позволять своевременно актуализировать ее. Поэтому при индексации дел следует предусмотреть возможность появления новых индексов и исключить смену ранее присвоенных индексов уже сформированных дел. Переходящие незаконченные дела переносятся в номенклатуру следующего года с сохранением первоначального номера.



    Заголовок каждого дела должен быть четким и полностью раскрывающим состав дела и содержание документов, которые помещены в данную папку. На папке необходимо указывать индекс и срок хранения дела. Объединение дел осуществляется по номинальному признаку, например, Приказы, Протоколы, Распоряжения и прочее. Дела могут формироваться предметно, например, переписка с определенным корреспондентом, переписка о поставке сырья, переписка с корреспондентами, объединенными по территориальному признаку и так далее.

    При группировке документов следует обращать внимание на сроки их хранения. Нельзя объединять в одно дело документы временного и постоянного хранения или с разным сроком хранения. Не допускается включать в дело черновики, не относящиеся к делу документы или варианты размноженных копий. При формировании дел необходимо проверять наличие в документе всех подписей, а также правильность его оформления.

    Индексация дел и порядок их очередности должны производиться по степени важности. Первыми указываются наиболее важные документы (приказы, распоряжения или другие распорядительные документы). Номенклатура дел должна содержать индексы и заголовки дел, сроки и условия их хранения, очередность эвакуации. Номенклатура дел утверждается в установленном в организации порядке и согласовывается с должностным лицом Государственного архива региона. По окончании года в Номенклатуре оформляется итоговая запись с указанием количества дел, которые были заведены в отчетном году по каждой категории. Сдача дел постоянного хранения в архив или утилизация дел временного хранения (по истечению срока) проводится в установленном Инструкцией по делопроизводству данной организации порядке.

    Dijelite na društvenim mrežama:

    Povezan
    Должностная инструкция главного бухгалтераДолжностная инструкция главного бухгалтера
    Сроки хранения документов в организацииСроки хранения документов в организации
    Как организовать анализ качества продукции на предприятии?Как организовать анализ качества продукции на предприятии?
    Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документовСроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов
    Чтобы характеристика с места работы не была во вредЧтобы характеристика с места работы не была во вред
    Выход учредителя из состава ООО: порядок и последствияВыход учредителя из состава ООО: порядок и последствия
    Структура организации - это основа ее успехаСтруктура организации - это основа ее успеха
    Давальческие материалы - что это такое, и как их правильно оформить в бухгалтерии?Давальческие материалы - что это такое, и как их правильно оформить в бухгалтерии?
    Лимитно-заборная карта: особенности оформленияЛимитно-заборная карта: особенности оформления
    Лицензия на такси – особенности полученияЛицензия на такси – особенности получения
    » » Номенклатура дел. Порядок формирования
    LiveInternet