Dužnosti upravitelja ureda

Često, osobito u malim organizacijama, upravitelj ureda naziva se redoviti tajnik. Ovaj post zvuči puno čvršći, ali činjenica da se dužnosti uredskog direktora razlikuju od tajnica (iako imaju vrlo mnogo zajedničkog), rijetko tko se brine o ovom slučaju.

Koja je odgovornost ovog zaposlenika? Prije svega, dužnosti voditelja ureda uključuju rad s dokumentima. Zaposlenik prihvaća dolaznu korespondenciju, registrira ga, šalje ga primatelju, po potrebi šalje ga u arhivu. Također prihvaća prijave drugih zaposlenika, prosljeđuje ih potpisom izvršnog direktora, potvrđuje im pečat, a potom ih vrati. U dužnosti voditelja ureda uključuje rad s internom dokumentacijom: ispis narudžbi i njihovo registriranje, pohrana, slanje u arhivu i računovodstvo, rad s odlaznim dopisivanjem. Ako je potrebno, trebao bi biti u mogućnosti raditi s bilo kojom uredskom opremom: faksom, skenerom, fotokopirnim uređajima, kao i tip i ispis dokumenata. Priprema prostora za prezentacije, vođenje sastanaka, sastanak i primanje gostiju i klijenata tvrtke također su dio dužnosti upravitelja ureda.

Često se zaposlenik mora baviti tradicionalnim tajničkim dužnostima: raspodjelom pozvanih partnera ili menadžera u hotelima, rezervacije soba, zrakoplovnih karata i ulaznica za željezničke pruge. Ovisno o specifičnostima tvrtke, voditelj ureda može biti predstavnik svoje tvrtke u poslovnim pregovorima, a također obavlja i dio dužnosti voditelj osoblja: traženje novih zaposlenika, stvaranje programa poticaja i osposobljavanja, radno mjesto. Ponekad se bavi implementacijom informacijske tehnologije, razvojem novih programa.

Dužnosti upravitelja ureda uključuju znanje:

1. Zakonski akti i propisi koji reguliraju pravne, informativne i poslovne aktivnosti tvrtke.
2. Osnove upravljanja, marketinga, poduzetništva i poslovanja.
3. Osnove sociologije, psihologije, etike poslovna komunikacija, Radite s osobljem i javnošću.
4. Postupak izrade poslovnih prijedloga, izvješća, planova, ugovora i ugovora.
5. Osnove upravljanja, osnove ergonomije i zaštite radne snage.

Pored ovih zadataka, dužnosti voditelja ureda uključuju inventura (uredski pribor, papir i ostali pribor) koji su potrebni za rad zaposlenika. Također, dužan je voditi evidenciju o tim materijalima, osigurati njihovo izdavanje, odrediti postupak primanja, organiziranja i praćenja plaćanja zaliha. Dužnosti voditelja poslovnice je pratiti stanje uredske opreme, što uključuje: operativni izazov svladati za popravke, pravovremeno zamjenu potrošnog materijala (kao što su patrone), kada je nemoguće popraviti - zamjenu uredske opreme.

Ovisno o pravilima usvojenim u društvu, a njegova veličina voditeljica ureda ili on uzima pozive i faksove ih proslijediti na pravu osobu, slanje faksova i nazvati klijente i partnere, ili nadzire rad tajnika, uključujući praćenje kulturu svoje govora. Također, u dužnosti voditelja poslovnice za kontrolu sanitarne uvjete ureda, organizacija planira se održavanje, poziv tehničkog osoblja za rješavanje problema (primjerice, zamjena svjetiljki ili potonuti sklopke).

Općenito, ovaj popis može se povećati ili smanjivati ​​ovisno o mjestu rada. Stoga je u fazi intervjua potrebno pitati što radi uredski direktor (dužnosti zaposlenika u toj tvrtki).