Pravila poslovne korespondencije putem e-maila. Poslovno pismo: uzorak. Kako poslati e-poruku e-poštom

Posljednjih deset godina poslovna korespondencija putem e-maila stekla je veliku popularnost i postala je jedan od glavnih načina poslovne komunikacije. Danas je teško naći osobu koja ne bi koristila e-poštu u praksi međuljudskih komunikacija. Unatoč tome mnogi se danas pitaju: kako poslati e-poruku e-poštom

Ovaj članak opisuje pravila poslovnog dopisivanja putem e-maila, te praktične savjete predviđeno u ovom članku pomoći naučiti pravilno poslovne komunikacije u pripremi e-mailova.

Mnogi započinju s radnim danom provjerom spremnika za nove poruke. No, na žalost, unatoč raširenosti ove metode razmjene informacija, mnogi ljudi ne znaju kako pravilno koristiti jezik poslovnu korespondenciju, uzimajući mailove za neformalan način komuniciranja.

Zahvaljujući brzini isporuke e-pošte, e-pošta pojednostavljuje razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, aplikacija, ali čak i ovdje ljudi čine pogreške prilikom slanja pisama. Vrlo često se događa da prilikom sastavljanja e-pošte prilikom razmjene datoteka, adresari iz nekog razloga ne sastavljaju prateće eseje i ne ulaze u teme, što može otežati rad primatelja. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: kako poslati pismo putem e-maila i slijediti sva pravila poslovne pisane komunikacije putem e-maila?

Prilikom sastavljanja e-pošte potrebno je popuniti sva dostavljena polja

Pravila poslovnom dopisivanju putem e-pošte zahtijeva od pošiljatelja da ispunite sva polja navedenih u poruci e-pošte, kao što su adresa i ime primatelja i pošiljatelja. Obavezno opišite neku temu koja ukratko opisuje bit šalje se pismo. Vrlo često, iz ispravno opisane teme ovisi o sudbini poslanog pisma i brzini rješavanja problema koji se navodi u njoj. Poslovna e-pošta treba početi s pozdravom - ovaj jednostavan prikaz poštovanja primatelja vrlo je važan u korespondenciji. Nakon što je pozdrav trebao biti popraćen tekstom, koji se zove „tijelo pisma”, i na kraju ostavio potpis, na primjer, „Srdačan pozdrav, Brice Petar Ivanovič.”

Pozdrav u poslovnoj korespondenciji

U ovom trenutku, vrijedno je izoštriti vaš fokus jer je gesta poštovanja vrlo važna u bilo kojem aspektu poslovnih komunikacija. Optimalna fraza dobrodošlice je "Dobar dan" ili "Pozdrav". Provođenje poslovne korespondencije putem e-pošte ograničava pošiljatelja u korištenju fraza "Dobra večer" ili "Dobro jutro", jer primatelj može pročitati pismo puno kasnije od primitka. Također nije ispravno upotrijebiti u pozdravu izraženih jezičnih izraza neformalna komunikacija.

Nakon pozdravnog riječi ili fraze treba na primatelja po imenu i prezime, kao da je ime pošiljatelja nepoznata, ova točka može preskočiti. Nakon dobrodošlice, možete nastaviti s izjavom o svrsi pisma.

Priložene datoteke u poslovnoj korespondenciji putem e-pošte

Ako je glavna svrha pisanja nije samo napisao priču i prezentaciju predmeta, ali i upravu datoteke, najbolje je držati se poslati predmete na prvom mjestu. Često se događa da mnogi pošiljatelji, zbog nepažnje, nakon što su u tekstu pisma izjavili suštinu problema, zaboravite priložiti potrebno ulaganje. Takva nemara može negativno utjecati na poslovnu reputaciju pošiljatelja poslovnog pisma.

Adresa e-pošte mora biti prepoznatljiva i sažeta

Pravila poslovne korespondencije putem e-maila obvezuju pošiljatelja da imaju prepoznatljivo elektronsko ime, koje mora u sebi sadržavati pravu informaciju o nazivu pošiljatelja. Vrlo ne laconic i blesav izgled službenih pisama i adresa, kada elektronička adresa označava neformalne izraze ili riječi, na primjer, elektronička adresa "limon_petya". Izgleda vrlo neodrživo za odraslu osobu. Da biste vodili poslovnu korespondenciju, bolje je izraditi zasebnu e-poštu i slijediti etiketu poslovne korespondencije e-poštom.

Upotreba funkcije brze odgovora (odgovor) da biste odgovorili na prethodno primljene poruke e-pošte

Funkcija Odgovor ili Odgovor (u skraćenom obliku izgleda kao Re :) pomaže korisniku da brzo reagira na prethodno poslane poruke od pošiljatelja. Ova funkcija također ima univerzalnu priliku za čitanje prethodne korespondencije s sugovornikom za zadanu temu. Ali pravila poslovne korespondencije e-poštom obvezuju pošiljatelja da preimenu predmet poslovnog pismena, ako se tijekom korespondencije promijeni suština rasprave.

Prije slanja poslovnog pisma trebali biste provjeriti pravopisne pogreške i interpunkcijske znakove

E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali poslovna korespondencija ne smije zanemariti pravila ruskog jezika, jer nepažljivo počinjena pogreška može utjecati na autoritet pošiljatelja. Prije slanja pisma trebali biste nekoliko puta pregledati tekst i pažljivo provjeriti postoje li pogreške ofografskih i interpunkcijskih znakova. Mnogi klijenti e-pošte imaju funkciju provjeravanja pravopisa, pa pripazite na riječi podcrtane crvenom linijom. Ako ste u nedoumici o ispravnosti pravopisa, trebali biste zatražiti pomoć na internetu ili provjeriti pravopis pravopisnim rječnikom.

Polje odredišta mora biti popunjeno na posljednjem mjestu

Kako biste izbjegli slanje nedovršene ili neuređene poruke, adresu primatelja poslovnog pisma treba unijeti u zadnji trenutak prije slanja. Ovo pravilo također je uključeno u osnove poslovne korespondencije putem e-maila. To se događa da kad popunjavanjem polja odredišta e-mail ponuditi popis prethodno korišten od strane primatelja, treba izoštriti fokus kako ne bi slučajno Da biste poslali dopis sastavljen od strane primatelja.

Strukturiranje poslovnog pisma

Pravila strukturiranja teksta ne odnose se samo na nositelje papira, već i na pravila o poslovnoj korespondenciji putem e-maila. Nije uvijek prikladno za primatelja čitanje velikih količina tekstualnih poruka na zaslonu monitora. Da bi pojednostavili ovu točku, potrebno je razbiti tekst u logički generirane male odlomke i ne dopustiti da komplicirane rečenice budu napisane u tekstu poslovnih pisama. Optimalna dužina jedne rečenice u poslovnom pismu ne smije biti više od petnaest riječi.

Bit poslovnog pisma treba biti navedeno u meritumu

Uz predmet poslovnog pisma, primatelj bi trebao biti zainteresiran za jasno formuliranu prvu i drugu rečenicu glavnog teksta. Zadatak pošiljatelja je na početku pisma navesti suštinu problema ili pitanja, na koje se obraća primatelju. Prva rečenica treba navesti svrhu za koju se poslovno pismo šalje. Uzorak: „Obavještavamo vas da su uvjeti obveze prema ugovoru №45 od 02.01.2017,” o stavljanju rasutih materijala „bliži se kraju. Da biste obnovili ugovor, morate poslati drugi paket dokumenata. " Zbog ovog cilja, primatelj ima priliku razumjeti glavnu ideju poslovnog pisma. Ako slova prevelika tekst, bolje je da se koristi mogućnost priključivanja funkciju ulaganja u obliku tekstualnog dokumenta, ali s tekstualni okvir treba prepustiti popratnom eseju koji osvjetljava poslovno pismo. Uzorak: "Pošaljite nam elektronsku kopiju pisma tvrtke Makstroy LLC za vašu referencu. Obavijestite odluku o produljenju ugovora №45 od 01.02.2017: „Na stavljanjem rasutih materijala” u pismu roka. "

Svaka poslovna e-pošta treba odgovarati

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije, kada primatelj ignorira poslovno pismo iz bilo kojeg razloga. Ponekad doista postoje slučajevi kada se odgovor ne može dati zbog određenih situacija, na primjer, vremenski period za rješavanje problema može potrajati nekoliko dana ili je primatelj u procesu razmišljanja i ne može odmah odgovoriti na postavljeno pitanje. U ovom slučaju, trebao bi biti kratak komentar na to, na primjer, "Zdravo, Peter Ivanovich. Primio sam vam pismo, ali do danas je teško odgovoriti, budući da se moram konzultirati s višim upravom. Obavijestit ću problem izvršnom direktoru naše tvrtke i dati službeni odgovor do kraja tjedna. S poštovanjem, voditelj prodaje, Belov Ivan Gennadievich. "

Važno je zapamtiti da ako se odgovor ne dostavi u roku od tri radna dana, tišina primatelja poslovnog pisma može se procijeniti kao ignoriranje i odbijanje komuniciranja s pošiljateljem.

Kada sastavljate odgovorna pisma, trebate odgovoriti na sva pitanja

Ako pismo poslane primatelju nosi upitni znak, tada prilikom pisanja pismena treba odgovoriti na pitanja redoslijedom koji je prisutan u primljenom tekstu poslovnog pisma. Ako su postavljena pitanja, pošiljatelj se nada da će dobiti određene odgovore na njih. Prilikom pisanja pismo, odgovori ne bi trebali biti numerirani, samo trebate navesti ideju redom. Da biste odgovorili na sva postavljena pitanja, prvo morate ponovno pročitati primljeno poslovno pismo nekoliko puta, au slučaju da postoji previše pitanja, bolje ih je napisati odvojeno kako biste spriječili prolaz. Ako nije moguće odgovoriti na neka postavljena pitanja, valja istaknuti da se u ovom trenutku iz nekog razloga odgovor ne može dati.

Nemojte zlostavljati kratice, emocionalni dizajn i velika slova

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije, kada ga pošiljatelji razrjeđuju, koristeći neformalne znakove u obliku osmijeha. Njihova upotreba je popularan na društvenim mrežama, ali posao dopisivanje pravila ne pozdravljamo takve prikaze emocija, jer primatelj ne može znati svoju pravu vrijednost i prihvatiti ih kao nerazumljiv mu se niz interpunkcijskih pogrešaka.

Također je vrijedno da se odrekne pisanja teksta velikim slovima. Na internetu skup riječi napisane velikim slovima naziva „vikanje fraze” i takvi izrazi često nose negativnu boju. Primatelj prilikom čitanja elektroničke poslovno pismo može smatrati negativnim font koji će biti štetno za percepciju značenja. U slučaju da je potrebno poslovno pismo naglasiti važnost točke, bolje iskoristiti uvodnih fraza, na primjer, „Imajte na umu da morate pružiti paket dokumenata za produženje ugovora najkasnije do 10/02/2017 godine,” ili „Imajte na umu da su dokumenti produženje ugovora treba podnijeti prije 10.02.2017 godine. "

Nemojte slati osjetljive podatke putem e-maila

Kako prenosi osobne ili povjerljive informacije je bolje odustati od računa e-pošte, jer postoji opasnost od prisluškivanja od strane hakera informacije će se koristiti za vlastite potrebe. Takve informacije mogu uključivati: telefonske brojeve, lozinke kreditnih kartica, osobnih bankovnih računa, itd To je važno imati na umu da se informacije pohranjene na mail agenta poslužitelja i u slučaju hakiranja može biti ukraden ...

Na kraju slova mora biti potpis pošiljatelja

Kao što je ranije spomenuto, svako poslanu pismo mora sadržavati određeni potpis. Često su razvojni programeri poštanskih sandučića uveli funkciju blokova potpisa, u koju možete unijeti podatke o postu, imenu i telefonskom broju kontakata. Nakon toga, ovaj blok će se automatski prikazati na kraju svakog slova, što će pojednostaviti tipkanje. Važno je pravilno sastaviti potpis, tako da primatelj prilikom odgovaranja na pismo ima priliku pravilno adresirati pošiljatelja. Primjer potpisivanja može izgledati ovako: "S poštovanjem, Voditelj odjela prodaje Petrov Nikolaj Alexandrovich, +79810000000 ".

Zaključavajući zaključke, može se primijetiti da ne biste trebali naučiti dodatne i složene elemente kako biste razumjeli kako provesti poslovnu korespondenciju putem e-maila. Potrebno je samo pridržavati se osnovnih pravila etiketa i poštivati ​​norme ruskog jezika.