Kako napisati poslovno pismo: pravila i preporuke

Bitan atribut bilo kojeg poslovanja je poslovna korespondencija. Zaposlenici svakog poduzeća komuniciraju s kolegama i klijentima, s dobavljačima i potrošačima. Općenito, dnevna rutina svakog ureda nužno uključuje sudjelovanje u korespondenciji.

Unatoč činjenici da dnevna većina zaposlenika u poduzećima i organizacijama šalje i prima brojna izvješća, svi se ne pridržavaju utvrđenih normi i pravila kada su stvoreni. Ispada da nije tako jednostavno pisati poslovno pismo ispravno i ispravno. Postoji niz zahtjeva i predložaka koji se koriste u svijetu i koji se odnose na cirkulaciju dokumenata. Oni uključuju pravila pisanja poslovnog pisma, kao i glavne točke glede dizajna.

Prilikom pisanja poruke vanjskoj organizaciji ili jednostavno kolegu u susjedni odjel, treba se pridržavati strogog stila (s iznimkom prijateljske korespondencije, za koje nema takvih ograničenja). Ne koristite previše emocionalne riječi, čak i da biste opisali cijelu važnost transakcije ili oduševljenje testiranim proizvodima. Poslovno pismo mora biti jasno, sažeto i dostatno suzdržano.

Pokrenite poruku od primatelja. Ako je namijenjen zaposleniku organizacije treće strane, svakako navedite njegovo ime, mjesto primatelja i njegovo puno ime. U slučaju da dokument ostane unutar tvrtke, dovoljno je imati prezime s inicijalima (možete dodati zadano mjesto). Poslovno pismo vanjskoj organizaciji trebalo bi biti izdano na zaglavlje (bez obzira na to će li se slati elektronskim putem ili u papirnatom obliku). Ako ga nemate, jednostavno možete navesti zahtjeve pošiljatelja u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego počnete sastavljati tekst, trebate razmišljati o njegovoj strukturi, prepoznati glavne teze i svrhe pisanja. U ovom slučaju postupak pisanja je mnogo jednostavniji. Da biste dovršili pismo slijedi potpis, koji označava ne samo prezime pošiljatelja, već i položaj, kao i naziv poduzeća koje predstavlja.

Prilikom slanja ponude potencijalnom klijentu ili partneru na kraju, svakako biste trebali izraziti zahvalnost na suradnji i nadati se daljnjem zajedničkom radu.

Osim pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument adresiran određenoj osobi treba započeti s riječima "poštuju" s punim imenom, a ne inicijalima. Nemojte koristiti kratice slovima, na primjer, napisati "uv." Ili skratiti poziciju primatelja, njegovo mjesto rada.

Najkompleksniji se smatra međunarodnom dokumentacijskom cirkulacijom, budući da u svakoj državi postoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem je potrebno odgovarati stranim partnerima nije uvijek jasan autoru pisma pa moram koristiti usluge prevoditelja. Prije pribavljanja službi takvog stručnjaka trebalo bi pojasniti hoće li pisati poslovno pismo na engleskom, ili je riječ o banalnom doslovnom prijevodu. Ako se planira trajno zadržavanje stranog nakladništva, bolje je zaposliti zaposlenika koji tečno govori stranim jezikom kako bi na njemu sastavio poslovno pismo.

U cjelini, postizanje zadatka u velikoj mjeri ovisi o tome kako će se dokument sastaviti i kako je formaliziran. Stoga, u svakom slučaju, nemojte podcjenjivati ​​važnost poslovnog etiketa pri komunikaciji.