Kontrola trenutne, preliminarne i konačne: zašto i kako je

Učinkovitost upravljanja određuje se postizanjem cilja, u svim fazama kretanja do rezultata, menadžer mora pratiti i nadgledati proces, resurse i situaciju. Kontrola je jedna od najvažnijih funkcionalnih funkcija menadžera.

Koncept kontrole u upravljanju

Upravljanje je neophodno kako bi učinkovito organizirale aktivnosti, racionalno troše sredstva i ostvaruju ciljeve. Upravljanje tradicionalno razlikuje pet osnovnih funkcija: planiranje, organizaciju, motivaciju, kontrolu i koordinaciju. Svaki od njih ima svoje specifičnosti i značenje. Dakle, praćenje, trenutna ili strateška važna je aktivnost menadžera u usporedbi rezultata rada s planom u svim fazama proizvodnog procesa, provjere rezultata za usklađenost sa standardima i normama te uklanjanje novih odstupanja.

Važnost kontrole je objašnjena potrebom uklanjanja nesigurnosti o stanju u tvrtki i napretku proizvodnog procesa. Također, kontrola je neophodan uvjet za uspješnu aktivnost. To vam omogućuje da procijenite situaciju i spriječite nastanak krize. Nadzor i nadzor su neophodni, ali mogu imati mnoge oblike i obavljati niz funkcija. Ovisno o stilu upravljanja u organizaciji, kontrola se može koncentrirati u rukama jednog upravitelja, obično višeg izvršitelja ili delegiranog na nekoliko zaposlenika.

Funkcije praćenja

Kontrola - to je neugodno za rukovoditelja i izvođača u trenutku rada, ali je potrebno. U upravljanju je uobičajeno govoriti o nekoliko osnovnih kontrolnih funkcija:

- Procjena okoliša, vanjske i unutarnje. Tijekom kontrole upravitelj prikuplja informacije i uklanja nesigurnost u pitanju razumijevanja trenutnog procesa. Kontrola omogućuje otkrivanje negativnih i prijetećih čimbenika u vanjskom i unutarnjem okruženju te pronalaženje mogućnosti za njihovo uklanjanje ili računovodstvo za obavljanje djelatnosti.

- Odgovaranje na odstupanja. Voditelj kontrolira da bude svjestan svih pojedinosti proizvodnog procesa i da može reagirati na promjene i odstupanja. Kontrola vam omogućuje da uočite pogreške i prijetnje u vremenu i brzo obnovite proizvodni proces.

- Raspodjela resursa. Taktička i tehnička kontrola omogućava najracionalniju uporabu raspoloživog novca, opreme, pronaći pravo mjesto za kompetentnost zaposlenika. Istodobno, kontrola nam omogućuje prepoznavanje rezervi i njihovo korištenje produktivno.

- Održavanje povratnih informacija. Funkcija interaktivne kontrole je da se tijekom implementacije uspostavlja interakcija između svih elemenata sustava, između upravitelja i izvršitelja.

- Procjena rada osoblja. Kako bi se kompetentno motivirali zaposlenike i učinkovito platili za njihov rad, nužno je izgraditi jasan sustav ocjenjivanja, u ovom upravitelju pomaže kontroli u svim fazama proizvodnje.

Vrste kontrole

Složenost procesa nadzora dovodi do činjenice da postoji nekoliko kontrolnih kvalifikacija.

Po učestalosti postupaka dodjeljuju se:

- Preliminarna kontrola. Prije početka rada trebalo bi poduzeti mjere za praćenje i procjenu ključnih resursa: materijala, ljudskog, produktivnog. Njegov cilj - da spriječi mogućnost negativnih posljedica djelovanja izvođača. Omogućuje vam da prilagodite plan prije njegove implementacije i prije nego što napravite pogreške.

- Trenutačna kontrola. Provedeno je za vrijeme izvođenja radova, svrha je identificirati u fazi pojavljivanja i spriječiti pogreške i odstupanja. Cilj mu je praćenje usklađenosti s normama i standardima. Trenutačna kontrola zahtijeva stalnu primitka informacija i brzu ispravku pogrešaka.

- Konačna kontrola. Provodi se u fazi sažetka rezultata i procjene postizanja rezultata. Glavna svrha ove vrste kontrole je spriječiti slične pogreške u budućnosti. Podaci dobiveni tijekom ove faze postaju osnova za stvaranje novih planova.

Na temelju periodičnosti provođenja aktivnosti praćenja, strateški, taktički i operativna kontrola. Prema funkcionalnoj pripadnosti, stručnjaci nazivaju financijskim, proizvodnim, marketinškim i osobljem vrste kontrole. Ipak, moguće je na temelju orijentacije djelovanja dodijeliti vanjske i unutarnje vrste kontrole.

Strateška i taktička kontrola

Najvažniji alat za provedbu planova tvrtke je strateška i taktička kontrola. Zadatak ovih vrsta poslovnih aktivnosti je pratiti ispravnost planova i radnji. Strateška kontrola je sustavna verifikacija korespondencije globalnih ciljeva, strateških programa i akcija. Zadaci ove vrste aktivnosti su: utvrđivanje ispravnosti odabranih dugoročnih ciljeva i ispravnost načina da ih se postigne, identificirajući potencijalne mogućnosti za tvrtku. Taktička kontrola je povezana s provjeravanjem postizanja kratkoročnih, neposrednih ciljeva. Njegov instrument je tehnička kontrola koja ima za cilj prepoznati strogost usklađenosti proizvodnog procesa s propisima, standardima i propisima.

Kontrola u fazi pripreme

Cijeli proces upravljanja prožet je kontrolnim fazama. Postoji tradicija postupnog razvrstavanja, u ovom se slučaju razlikuje: preliminarna, aktualna i konačna kontrola. Svaki od njih obavlja svoje funkcije i ima posebne značajke. Preliminarna kontrola prethodi početku rada, to je sastavni dio planiranja. Njegova je svrha stvoriti uvjete za učinkovito pokretanje proizvodnje. U ovoj fazi procjenjuju se spremnost i kompetentnost osoblja, dostupnost potrebnih resursa i dokumentacija aktivnosti.

Kontrolna struja, za razliku od preliminarnih, na vrijeme koje teče podudara se s fazama proizvodnje. Njegova glavna funkcija je poboljšati tijek rada. Voditelj neprestano prati usklađenost svih proizvodnih operacija i radnji ugovaratelja s odobrenim planovima i standardima. Ponekad se ova pozornica naziva i "srednjom kontrolom", koja naglašava njegovu glavnu značajku - identifikaciju nedostataka i odstupanja na putu prema cilju. To se odnosi na procjenu rješenja trenutnih i strateških zadataka. Od posebne je važnosti konačna ili konačna kontrola. Vrlo se razlikuje od drugih faza u svojim zadacima i protoku.

Konačna kontrola: specifičnost

Završna faza proizvodnog procesa uključuje nekoliko važnih zadataka. To je utvrđivanje stupnja usklađenosti ciljeva i rezultata, evaluacija rada osoblja, sastavljanje popisa pogrešnih obračuna i pogrešaka kako bi mogli započeti novu fazu planiranja. Završna kontrola treba provesti prema utvrđenim kriterijima, tako da izvođači razumiju kako se provjerava njihov rad i kako će to utjecati na isplatu njihovog rada. Ova vrsta nadzora povezana je s procjenom rashoda resursa, s određivanjem učinkovitosti strategije i taktike te procjenom ispravnosti ranije donesenih odluka. Rezultati ove faze su izuzetno važni za budućnost organizacije, jer njezini rezultati mogu izbjeći pogreške prilikom izrade planova za budućnost.

Postupak kontrole

Kontrola, struja i konačna, provode se prema jednom algoritmu.

U prvoj fazi prikupljaju se informacije, formuliraju se kriteriji za ocjenjivanje za svaku operaciju i proces, a ciljevi i metode nadzora su dalje definirani. Ovo je pripremna faza. Nadalje, kontrola ulazi u fazu pravilne procjene procesa i djelovanja. Posljednja faza je analiza primljenih informacija i formulacija zaključaka, ona je sinonim za konačnu kontrolu. Kao rezultat svih tih postupaka, mora se roditi rukovodna odluka.

Načela kontrole

Voditelj zadužen za praćenje, trenutni, strateški ili konačni, trebao bi se sjetiti temeljnih načela njezina ponašanja. To uključuje:

- Pravovremenost. Treba postojati neko vrijeme između postupaka kontrole, ne bi trebalo biti prečesto, tako da zaposlenik ne osjeća da mu se ne pouzdaju. No, također ne bi trebalo biti previše rijetko da zaposlenik nije imao dojam nedostatka kontrole.

- Fleksibilnost. Mora se prilagoditi trenutnim uvjetima.

- Ekonomija. Njegov cilj - uštedjeti resurse, tako da on ne bi trebao zahtijevati velike investicije.