Pismo usluge (uzorak)

Pismo usluga je dokument koji je sastavni dio poslovne komunikacije. Najčešće se prenosi putem poštanske komunikacije i služi kao poseban način razmjene informacija.

Osnovni pojmovi

Poslovna korespondencija je potrebna za rješavanje različitih gospodarskih ili proizvodnih pitanja. Uz pomoć, poduzeća i organizacije komuniciraju s vanjskim okruženjem: partneri, kupci ili vladine agencije. Obično se koristi ovo poslovno pismo.

Ovo je općeniti naziv za pisani dokument koji može biti:

• odgovor na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
• priloženi papir poslan adresi zajedno s drugim dokumentima ili materijalima;
• inicijalno pismo, u slučaju kada je drugi način komuniciranja nemoguć.

Svaka od ovih opcija ima svoje osobine. Ipak, postoje opća pravila prema kojima se uobičajeno sastavlja bilo koje službeno pismo. To je razumljivo, jer, primjerice, s poslovnom korespondencijom najčešće počinje zaključiti većinu transakcija. Pravilno oblikovan dokument može stvoriti povoljan dojam o primatelju o budućem mogućem partneru.

Vrste poslovnih pisama

Ovisno o informacijama koje sadrži službeno pismo, to može biti:

1. Pokrivanje. U slučaju da sadrži poruku da je na njemu dostupan programski paket.
2. Tvrdnje. To jest, izražava nezadovoljstvo ovom ili tom situacijom (tvrdnja).
3. Smjernice. Tekst daje specifične upute.
4. Jamstvo. Pošiljatelj potvrđuje ispunjenje u budućnosti obveza navedenih u dokumentu.
5. Informacije. Pismo sadrži informacije koje bi mogle biti od interesa za primatelja.
6. Oglašavanje. Informacije se pružaju kako bi privukle suradnju.
7. Pismo obavijesti. Informacije o održavanju javnih događaja.
8. Pismo potvrde. Činjenica primitak određenih dokumenata ili materijala.
9. Pismo molbe. Tekst sadrži referencu na motiviranost primatelja na akciju.
10. Porukom pisama. U njemu pošiljatelj daje specifične informacije od obostranog interesa strankama.

Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njegovih strukturnih jedinica.

Izrada pismo podneska

U pitanjima suradnje, ponekad se javljaju situacije kada jedna od stranaka iz jednog ili drugog razloga ne ispunjava svoje obveze. U tom slučaju partner najprije šalje pismo svom drugom partneru. U njemu, on u pravilu postavlja svoje prijedloge za uklanjanje kršenja svojih legitimnih prava. Ovo je službeno pismo. Primjer takvog dokumenta može biti proizvoljno. Moraju se uzeti u obzir sljedeće točke:

1. Stil pisanja trebao bi biti formalno-poslovno s instalacijom partnerstva.
2. Bit ove tvrdnje mora se izraziti vrlo jasno.
3. U vrijeme prezentacije informacija potrebno je uvjerljivo raditi s konkretnim činjenicama.

Pismo o zahtjevu mora sadržavati:

• zahtjevi pošiljatelja (naziv, adresa za povrat i telefoni za komunikaciju);
• potpune informacije o primatelju;
• opis okolnosti pod kojima je došlo do sukoba;
• upućivanje na pravne norme koje je, s druge strane, povrijedila druga ugovorna strana;
• specifični zahtjevi za uklanjanje kršenja, s naznakom vremena njihovog provođenja;
• Posljedice koje se mogu dogoditi ako suprotna stranka izbjegava njihovo izvršenje.

Posebna pozornost treba posvetiti načinu na koji je sastavljeno službeno pismo. Uzorak mora biti konstruiran tako da uljez ne percipira kao prijetnju. Valja imati na umu da je to samo podsjetnik na zahtjev poštivanja vladavine zakona.

Pravila dizajna

Posebnu pozornost treba posvetiti upisu poslovnih pisama. Istina, zakon ne predviđa neka stroga pravila i propise.

Unatoč tome, pri sastavljanju takvih dokumenata potrebno je uzeti u obzir sljedeće obvezne točke:

1. Svako poslovno pismo mora biti napisano na obrascu. Razvijaju ga unaprijed stručnjaci za evidenciju i odobravaju se nalogom voditelja poduzeća.

2. Dokument mora sadržavati određene uvjete:

2.1. Informacije o primatelju i pošiljatelju.

2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Potrebno je za registraciju.

2.3. Upućivanje na slične informacije o zahtjevu za pismo, ako je ovaj dokument odgovor na njega.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o dostupnosti bilo koje aplikacije s njihovim imenima i brojevima.

2.6. Informacije o osobi koja je potpisao ovaj dokument (položaj i puno ime).

3. Pismo bi se trebalo obratiti samo jednom pitanju. Prisutnost nekoliko tema otežava izbor izvođača.

4. Informacije se trebaju navesti vrlo kratko, ali je razumljivo. Poželjno je da tekst ne bi trebao trajati više od dvije stranice.

5. Ispravno navedite uvjete primatelja. U slučaju organizacije, treba slijediti sljedeću sekvencu:

5.1. Naziv tvrtke (u nominativnom slučaju).

5.2. Strukturna jedinica (ako je potrebno).

5.3. Adresa primatelja (u slučaju dative).

5.4. Njegovi inicijali.

5.5. Poštanska adresa poduzeća.

6. Ako postoji nekoliko primatelja, onda je najprije označen glavni, a zatim sve ostale.

Ako uzmete u obzir sve ove trenutke, dizajn poslovnih pisama, u načelu, neće biti teško.

Redoslijed prezentacije

Da bi dokument ispravno izradio, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed informacija u njemu. Na primjer, razmislite o tome kako napisati pismo odgovora. Za početak, potrebno je zapamtiti da je, prema pravilima etiketa, potrebno reagirati na informacije u roku od 24 sata od trenutka primanja. Ako je elektronička poruka, optimalno vrijeme neće biti duže od dva sata. U slučaju kada se ne može pridržavati takvog pravila, bolje je poslati odgovarajuću poruku partneru.

Sam pismo, zapravo, sastojat će se od dva dijela:

1. Uvod. Pošiljatelj predstavlja temu, razlog i razloge za njegovo pisanje. Ovdje se mogu uputiti na normativne akte, koji po zakonu služe kao osnova za davanje odgovora. Osim toga, vrijedi obratiti pažnju na neke točke glede situacije u pitanju. Oni će vam pomoći otkriti suštinu stvari.
2. Sažetak. Ovaj je dio usmjeren na pojašnjenje i uvjeravanje. Tekst bi trebao biti jasan, jasan i sažet, a prikazane činjenice potvrđene su i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi sa stvarnim brojevima.

Nakon takvog teksta, obično slijedi popis aplikacija. Dokument završava potpisom pošiljatelja. Osim toga, morate znati napisati poslovno pismo kako ne bi vrijeđali primatelja. Prvo, preporučljivo je započeti s adresom s izrazom "Dragi". Drugo, moguće je koristiti verbalne participe u tekstu "pažljivo ispitivanje vaših prijedloga" ili "pažljivo provjeravanje vaših komentara". Takva privrženost etiketi koristit će samo obje strane.

Postupak radnja

Priprema službenih pisama je odgovornost službenika, tajnika ili drugih zaposlenika na koje se ove dužnosti povjeravaju. Prilikom preuzimanja radnih mjesta moraju se pridržavati određenih radnji u njihovim postupcima. Proces sastavljanja takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće faze:

1. Pažljivo proučite okolnosti ovog pitanja. Potrebno je u potpunosti ovladati situacijom kako bi se ispravno procijenila moguća rješenja.
2. Izrada pisma. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad se mora uređivati ​​uzimajući u obzir komentare upravitelja. On može napraviti neke pojašnjenja ili pojašnjenja o toj temi.
4. Odobrenje svog vođu.
5. Konačna registracija i potpisivanje dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Slanje korespondencije primatelju.

Tek nakon što prođe kroz sve te faze, pismo, dostizanje primatelja, moći će ispuniti zadatak koji mu je povjeren.

Obvezno reguliranje

Kako bi organizirali poslovno pismo, mora se uzeti u obzir da je prva stranica nužno ispisana na posebnom obrascu. Za ostatak možete koristiti uobičajene prazne listove A4 formata. Ovdje morate zapamtiti da samo tekstualno polje ima svoje granice: gornji i donji dio su 2 centimetra, lijevi 3,5 centimetara, desno je 1 centimetar. Nemojte slomiti standardne veličine kako biste prilagodili podatke na jednom listu. Bolje je slijediti sva pravila i samo dodati dodatnu stranicu.

Trebali biste upisati tekst prema svim pravilima:

1. Za ispis koristite standardni font Times New Roman. Najbolje je da se druge opcije ne primjenjuju.

2. Veličina slova je također regulirana:

• za glavni tekst - 14;
• raspored stranica i bilješka o izvršenju - 12.

3. Položaj pojedinosti također je napravljen u skladu s pravilima:

• Interval između linija je 1;
• poravnavanje teksta obavlja se "po širini";
• transferi se automatski postavljaju;
• Udaljenost od registracijskog broja do naslova je 2 linije, a od njega do glavnog teksta je 3.

Ispunjavanje ovih pravila je obavezno za pravilnu obradu pisama odgovarajuće namjene.

Mjesto naloga

Da biste ispravno izradili standardno poslovno pismo, morate jasno znati gdje se njezini preduvjeti i komponente trebaju nalaziti. Odgovori na ta pitanja sadržani su u GOST R 6.30-2003. Ono određuje oblik službenog pisma. Zapravo, ovo je uzorak u kojem se cjelina svih zahtjeva dokumenta nalazi na određeni način. Potrebna je kako bi:

1. Ujediniti proces formalizacije poslovnih (poslovnih) pisama.
2. Imaju mogućnost pred-središnje pripreme standardnih obrazaca, istovremeno smanjujući potrebu za ručnim izvođenjem dijela posla.
3. Olakšajte i skratite vizualno traženje informacija.
4. Proširite mogućnosti obrađivanja slova koristeći računalne i druge tehnike.

Dakle, za tipično poslovno pismo, postoje 30 standardnih uvjeta koji se nalaze u jedanaest obaveznih područja:

• amblem i znak;
• autor;
• početni podaci;
• zaglavlje;
• odobrenje;
• primatelj;
• rezolucije;
• tekst;
• potpise i prijave;
• sporazum i jamstvo;
• Oznake.

Postavljanje informacija u određene sektore omogućuje stručnjacima bolju navigaciju dokumentom, a običnim korisnicima olakšava proces njene kompilacije.

Osnovni zahtjevi

Neki menadžeri pogrešno vjeruju da se poslovna korespondencija može provoditi samovoljno, bez poštivanja bilo kakvih normi i pravila. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to trebaju znati osnovne uvjete za službena pisma:

1. Prisutnost posebnog (vlasničkog) obrasca.
2. Ispravna uporaba i postavljanje potrepština.
3. Tekst bi trebao biti čitljiv i dobro uređen. Da bi predstavio bit stvari, bolje je dati prednost jednostavnim zajedničkim prijedlozima. Trebao je kratko objasniti, tako da svaka riječ sadrži najviše informacija.
4. Ovisno o vrsti, dokument mora biti oblikovan u skladu s tim. Pismo također može sadržavati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, u prezentaciji je potrebno pokušati ih ujediniti.
5. Ispravno korištenje normi postavljenih za tipkanje.
6. Pokušajte osigurati da sadržaj pisma nije bio kategorički izraz. Primatelj može ove fraze smatrati prijetnjama. Kada izrađujete rečenice, bolje je koristiti uvodne riječi poput "očito", "kako je poznato", "moguće" i "kako slijedi".

Ispunjavanje tih zahtjeva u praksi pomaže da se pravilno upravlja protokom dokumenta u poduzeću.