Napomena za uslugu: primjer. Upućivanje dopisa

Na internim dokumentima organizacije, mnogi zaposlenici znaju samo slušajući - oni su zbunjeni sa servisnim bilješkama i netočni. To krši osnovnu funkciju takvih dokumenata - službenu komunikaciju unutar tima, što dovodi do nemogućnosti koordiniranog rada. Zato je pitanje izrade zapisa, njegovih razlika i sličnosti s ostatkom radova, specifikacija pisanja hitna.

terminologija

Servisna napomena - sredstva komunikacije između dužnosnika, strukturnih odjela. Ponekad se definira kao dokument o izvedbi nekog zadatka / rada, iako može imati drugačiji karakter. Uzorci koji će se raspravljati u ovom članku samo odražavaju mogući sadržaj dopisa.

Službeno, klasifikator upravljačkih dokumenata ne sadrži podatke o takvom papiru kao bilješku. Primjer kako napisati, nije dostupna, ali to ne negira činjenicu da takav dokument je široko distribuiran u radničkom i rad za nekoliko razloga.

Razlozi za upotrebu

Servisna napomena poznata je kao često korišten prateći dokument. Odgovornost je osigurati komunikaciju između elemenata radnog sustava, odnosno zaposlenika. Zašto je takav dokument toliko popularan? Mnogi radni trenuci mogu i trebaju biti riješeni bez intervencije vodećih položaja - to dokazuje autonomiju i učinkovitost odjela autonomno i kao sustav u cjelini.

Značajke

Razlika od gore spomenutog memoranduma je da ovo potonje podrazumijeva žalbu višim dužnosnicima, a dopis, čiji će primjer biti razmatran u nastavku, čini vezu na horizontalnoj razini. To može biti poziv administratoru drugog odjela ili voditelju druge jedinice. U bilo kojem od slučajeva, dok navedene osobe imaju ekvivalentne postove, može se govoriti o dopisu. Kada se pojavi nejednakost, ona se mora sastaviti memorandum o razumijevanju. Neki od ovdje predstavljenih primjera mogu biti dvosmisljivi, a razlozi za to bit će razmotreni kasnije.

Opseg primjene usluga

Obično se upisuju bilješke o pitanjima pružanja: informacije, ekonomske, logističke ili organizacijske. Često bilješka može sadržavati zahtjev ili prijedlog. Svaki od strukturnih elemenata obično je jedna od prioritetnih tema i korelira s područjem u kojem djeluje sam element.

registracija

Prijavljivanje dopisa provodi se na isti način kao i registracija izvješća. Posljedično, samo se sadržaj mijenja. Prijavljivanje službenih nota regulira GOST. To vam omogućuje da zadržite jedinstvo registracije svih upravljačkih dokumenata.

Primjer napisivanja dopisa:

Informacijski i tehnički odjel (na vrhu stranice, lijevo)

Na šef službe sigurnosti (na vrhu, na desnoj strani) Lyubchenko R. L.

SLUŽBENA NAPOMENA

15.09.2014. № 11

U petak 17. 09. 2015. bit će zamijenjena materijalna i tehnička baza. U tom smislu, molim da se slijedećim djelatnicima organizacije PE "AMIR" odobri pristup za obavljanje tih radova:

1. Andeneko Sergej Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Voditelj odjela (na lijevoj strani) _response_ Antipov RD (na desnoj strani)

Oblik zapisa sugerira tipičan format listova - A4.

prednosti

U biti, analogno govornoj poruci, bilješka ima nekoliko prednosti u odnosu na uobičajenu radnu komunikaciju:

• očuvanje u pisanom obliku;
• službena dokumentacija;
• pogodnost u slučaju prijenosa složenih informacija;
• mogućnost prijenosa jedne poruke na nekoliko ljudi odjednom.

Logično su posljedice koje slijede:

• mogućnost da potvrdimo / opovrgnu izjavu;
• jasnu formulaciju zadatka i jasnu provedbu zadatka;
• pravodobnost provedbe;
• učinkovitost rada.

karakter

Pisanje službenog dopisa može imati sljedeći znak:

• informacije (komunikacija, obavještavanje, brifing itd.);
• inicijativa (zahtjev);
• izvješćivanja.

Servisna napomena, čiji je primjer naveden gore, je informativne prirode, budući da je voditelj jednog odjela obavijestio drugoga o predstojećem radu, a osim toga, daje i jednostavne upute o tome što mora učiniti.

Posljednje dvije stavke često su jedna uz drugu: memorandum je odgovor na inicijativu (zahtjev).

struktura

Razmotrite kako ispravno napisati servisnu bilješku na temelju navedenog primjera. Dakle, ovaj dokument mora sadržavati:

• potreba primatelja (u ovom slučaju ulogu je izvršio šef straže);
• naziv dokumenta (odgovarajući natpis neposredno prije teksta);
• datum dokumenta;
• tekst;
• Potvrda i potpis primatelja (voditelj odjela za informiranje).

Tekst, zauzvrat, također se može distribuirati po strukturi. Istina, to je puno više uvjetno:

1. Prvi dio definira osnovu i motiv za pisanje. Servisna napomena, uzorak koji je gore prikazan, objašnjava zahtjev u prvoj rečenici.
2. Drugi dio odražava suštinu: u primjeru, ona ide nakon riječi "u vezi ...".
3. Treći dio je konačan. Može sadržavati izjavu o činjenicama, prijedlog ili zahtjev.

Servisna napomena, čiji primjer pomaže nam u razumijevanju pravila dizajna, povezuje drugi i treći dio u jednu. Razdvajanje postaje vidljivije u složenim zapisima. Treći dio nužno se pojavljuje u odgovornim dokumentima.

stilizovanje

Iako je ovaj rad omogućuje slobodan format, kao i za sve ostale upravljanje vrijednosnim papirima znati kako napisati dopis, morate slobodno izraziti svoje misli u poslovnom stilu, u stvari, to se koristi u pripremi bilo kakve dokumentacije.

vrste

Bilješke o usluzi nemaju jasnu klasifikaciju, ali istodobno mogu biti uvjetno podijeljene na vrste.

Na primjer, tu je dopis:

• o povećanju;
• za stjecanje;
• o otkazivanju itd.

Svaka vrsta ima vlastitu specifikaciju pravopisa. Da biste bolje razumjeli kako napisati dopis, primijetit će i primjere.

O povećanju

Za zaposlenike koji smatraju da nemaju dovoljnu novčanu naknadu za svoj rad mogu biti potrebni uredski list o povećanju plaća. Logično je da se prije svega obrate svom šefu - napisat će memorandum.

Urednu notu ove vrste napisao je voditelj odjela zaposlenika upućenom čelniku odjela. Ponekad je to i odgovornost odjela za ljudske resurse. Zatim je u početku riječ o komunikacijskom odjelu zaposlenika koji želi primiti veću plaću i odjelu za kadrove. Razlozi za povećanje plaća (promjene u iznosu rada, kvalifikacije zaposlenika itd.) Moraju nužno sadržavati i službenu bilješku.

Uzorak je prikazan u nastavku.

Odjel za računovodstvo materijala

Generalni direktor državnog poduzeća "Agro Darina" Aninikova G. L.

SLUŽBENA NAPOMENA

2013/04/09 № 45

St. Petersburg

Na povećanje plaća Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna radi u PE "Agro Darina" od 4. ožujka 2011. godine na mjestu vodećeg stručnjaka odjela za računovodstvo materijalne imovine. Kvalificirani je majstor njezinog obrta, koji pokazuje visoku produktivnost rada, pravovremen, obavezan i izvršni. Tijekom svog rada nisam dobio nikakvu disciplinsku kaznu. U vezi s gore navedenim, molim vas da povećate plaću Furmanets Galina Viktorovna sa 23.000 rubalja na 25.000 rubalja.

Voditelj Odjela za računovodstvo sredstava za materijale Signature_Galkin S.A.

Povećanje ne znači samo povećanje nagrađivanja rada, već može značiti i prelazak na višu poziciju. Urednicu o promociji također napisuje voditelj odjela.

Ovo je važna napomena: istom servisnom bilješkom redatelju, odnosno bilješku od podređenog do glave smatra se izvješće.

Voditelj odjela može preporučiti podređeniku da se poveća na temelju:

• poboljšanje njegove kvalifikacije;
• visoko obrazovanje (prvi / drugi);
• iskustvo i radno iskustvo;
• za izvrsne usluge.

Razlozi bi trebali biti navedeni izravno u dopisu. Na primjer, sljedeći.

Odjel za materijalnu i tehničku podršku

Generalnom direktoru PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

SLUŽBENA NAPOMENA

15. veljače 2001. godine

Moskva

U porastu u mjestu Belousova Yu. O.

Julija Belousova O. radi u PP „Netflix” iz 7. siječnja 1999. godine u poziciji upravitelja odjela logistike. Ona je kvalificirana stručnjaka u svom području. Zaposlenik je izvršni i odgovoran, ima visoku radnu sposobnost i izdržljivost u stresnim situacijama. 15. veljače 2001. diplomirao je računovodstvo i reviziju. U svezi s tim, preporučujem Juliji Belousovu da se podigne na položaj višeg upravitelja.

Voditelj Odsjeka za materijalnu i tehničku potporu Eltininov potpis P.L.

Za kupnju

Pod kupnjom se podrazumijeva popravak ili zamjena bilo koje opreme. Uređenu bilješku za kupnju napisao je odjel koji treba ažurirati materijalnu i tehničku bazu.

Servisna napomena, uzorak koji je prikazan u nastavku, pripremljen je za kupnju računala.

Odjel za ljudske resurse

Voditelj IT odjela OOO "Epam" Penkov DM

SLUŽBENA NAPOMENA

11/12/2009 br. 4

Kharkov

O popravljanju (zamjeni) računala

Želio bih vas obavijestiti da je od 6. studenoga 2009. godine zaposlenik Odjela za ljudske resurse Mashkina Tatyana Evgenievna, viši administrator, redovito ruši na svom osobnom računalu.

U svezi s gore navedenim razlogom, popravite ili zamijenite ovo računalo što je prije moguće.

Voditelj odjela za osoblje _signature_ Chistenko V.T.

odmor

Službena bilješka ovdje ne znači u smislu dobivanja zasluženog odmora, već pozivanje člana osoblja od odmora, napisao je voditelj odjela u kojem je naveden odgovarajući zaposlenik. To ukazuje na razlog opoziva. Dokument se šalje voditelju tvrtke / organizacije, on zauzvrat mora napisati odgovor - pristanak ili odbijanje.

Slijedi primjer takvog dopisa s odgovorom.

Ne smeta mi

Odjel osoblja za pripremu potrebnih dokumenata __Sergei 21.03.2014

Generalnom direktoru PE "Aukro" Sergey V.P.

SLUŽBENA NAPOMENA

21.03.2014. Br. 1

S obzirom na bolest viši računovođa u odjelu računovodstva i revizije Tatiana Morozova, ja podnošenjem prijedloga za poziv knjigovođu Matveichuk Pavao Sergeevnu s odmora na 22/03/2014, na

Voditelj računovodstva i revizorskog odjela _signature_ Marinina R.A.

Treba napomenuti da osim pisanja i primanja rezolucije o servisnoj bilješci, ipak je potrebno dobiti suglasnost samog zaposlenika za pregledajte s odmora. Također mora biti formalno dokumentirana. Stoga dopis je samo prva faza ovog procesa.

O bonusima

Servisna napomena o bonusima napisana je kada šef želi potaknuti zaposlenika na produktivni rad. U smislu bonuse zaposlenika je jednostavan proces za načelnika isti, pogotovo ako organizacija nema pričuve za bonuse i više voli raditi bez nje, ona postaje mnogo teže. No, u svakom slučaju, jedna od faza ovog procesa bit će pisanje službenog dopisa.

Prije svega, trebate proučiti specifikaciju poduzeća u tom pogledu - svaka od tvrtki ima svoje bonuse. To se može odrediti u slučajevima kada zaposlenik ne može biti nagrađen (disciplinski postupci, administrativni prekršaji itd.), Izvori premije i slično. Nakon pažljivog proučavanja, možete izravno nastaviti pisati.

Servisna napomena o bonusima mora nužno sadržavati razloge zašto voditelj odjela smatra da bi zaposlenik trebao biti ohrabren. Ako bonus odredba ima jasne točke u kojima je poticaj za ono što se treba navesti, proces je mnogo jednostavniji. Ravnatelj mora samo obavijestiti ravnatelja o ispunjenju takvih i takvih i takvih bodova. Onda je ovo obavijest. U drugom slučaju, voditelj odjela samo predlaže poticanje zaposlenika i sam određuje iznos bonusa - ponovo, s obzirom na sustav materijalnih poticaja za organizaciju.

Zanimljivo je da se službeni naputci o bonovima često pripisuju izvješćima - budući da su napisani u ime višeg ranga. Slična je dilema i bilješke o povlačenju iz dopusta, povećanju itd.

Otpisati

Bilješke o servisu otpis materijala Potrebno je, kada je imovina pokvarena ili je materijalna i tehnička baza zastarjela. Ova vrsta dokumenta je usko povezan s bilješkama o stjecanju i slično u specifikaciji: na primjer, slično piše bilješku voditelju navedenom problemu odjela, koji radi s uništene imovine (kao u primjeru o računalu: žalba otišao na Odjel za informiranje).

Ispod je uzorak takvog dopisa.

Odjel informacijske tehnologije

Na šef odjela kontrole i revizije LLC "Troyanda" Sukhorukov D.

SLUŽBENA NAPOMENA

42/03

Kijev

Na pisanju računala

Ja obavijestiti da je trenutak računalni stroj, koji sadrži informacije tehnički odjel zastarjeli i ne može proizvesti računalnih kapaciteta dovoljan za potpunu funkcionalnost kartice.

U vezi s gore navedenim razlogom, napišite gore navedenu nekretninu kao zastarjele i obavijestite odjel za nabavu o potrebi nadopunjavanja materijalne i tehničke baze.

Voditeljica Odjela za informacijsko-tehnički odjel _signature_ Chashchenko V.T.

Razdvajanje bilježaka usluga prema vrsti

Svi gore navedeni primjeri mogu se podijeliti u dvije vrste:

• zapisnik o zaposleniku, redatelj;
• dopis bilo kojem odjelu.

Što se tiče dileme prvog paragrafa, već je spomenuto u ovom članku. Unatoč činjenici da je informacija, kako napisati dopis ravnatelju, obiluju, kao i primjere i uzorke pisanja, u suštini, to nije u potpunosti točno. Takvo se načelo može primijeniti samo u korporativnim organizacijama, gdje su svi odjeli jednaki, a nema časnika. Zatim pisanje bilješki između odjela automatski postaje službeno, a ne izvjestivo. U svim drugim slučajevima, to se preporučuje pri pisanju bilješki opozvati zaposlenika s odmora, njegovih bonusa, otpuštanja, promicanja koristiti naziv dokumenta „Memorandum”. Ostali zahtjevi za pisanjem ostaju isti.

Za dopise odjeli uključuju sve ostale uzorke - otpis stjecanja, itd Oni pružaju točniji prikaz suštine dopisa: .. komunikaciju između odjela ekvivalent koji ne zahtijevaju ručnu intervenciju.

skladištenje

Servisne napomene koje se odnose izravno na pojedine zaposlenike pohranjuju se u njihovim osobnim datotekama. Sve ostalo se šalje arhivima tvrtke.

Prilikom provjere organizacije od strane viših vlasti mogu biti potrebni izvorni memorandumi: pružaju detaljne informacije o unutarnjim aktivnostima tvrtke, interakciji strukturnih elemenata.

Također, službeni memorandumi, kao službeni dokumenti, mogu biti dokaz ili opovrgavanje u postupku slučaja.

Kao i ostali popratni dokumenti, dopisi se mogu smatrati nekom vrstom privrženosti vanjskoj dokumentaciji tvrtke.

Često korištenje uredskih bilježaka služi kao kriterij za procjenu općeg raspoloženja tvrtke i njegovih zaposlenika za sociologe, trgovce i psihologe radničke organizacije kadrova.

Polu-poslovni, polu-slobodni stil sastavljanja službenih bilješki jasno odražava situacijske odnose unutar radnog kolektiva. Posebno zanimljiva dokumentacija nije između odjela, već između specifičnih zaposlenika odjela - manje je zajednička i stoga je vidljivija.