Kako sastaviti pismo za pokrivanje dokumentima?

Prilikom obavljanja usluga - posebno udaljenih - poduzetnik obično šalje cijeli skup dokumentacije. To može biti akti prijema i prijenosa, popisi za pakiranje, računi, ispravci faktura, ponude. U slučaju da je druga ugovorna strana ili ima puno vrijednosnih papira, preporučljivo je poslati pismo pokrivanja na dokumente. Kako to izraditi i što naznačiti?

Popis dodataka

Najčešće u tijeku rada, računima ili ugovorima i raznim dodatni ugovori njima. U tom slučaju, samo treba detaljno opisati ono što je u paketu, kako hitno papir treba poslati pošiljatelju da je primatelj ima veze s njima, i tako dalje. D. Uloga takve nastave i obavlja popratno pismo dokumentima. U njemu je, na primjer, možete odrediti da primjerak ugovora s pečata i potpisa ovlaštenih osoba treba poslati pošiljatelju. Ako je proizvod priključen na računu, mora se naglasiti da je treba platiti u roku određenom razdoblju. Cover slova su obično ukazuju na popis dokumenata s popisa aplikacija i odredišta. Popis bi trebao biti numerirane, da po primitku mogu odmah provjeriti cjelovitost. Također se događa da je pismo s dokumentima pokazuje da oni sadrže, primjerice, izmijenjen ugovor za proizvodnju i odvajanje prijenosa autorskog prava, ali u stvari pošiljatelj zaboravi priložiti tih vrijednosnih papira. Zato je u pripremi potrebne pomiriti i odmah prijavili pogrešku ugovorne strane.

Kako formulirati pismo za pokrivanje dokumentima?

Najčešće za takve namjene koristi se poseban predložak. Primjer pokrovnog pisma dokumenti mogu se naći izravno u Word, OpenOffice ili bilo koje po Vašem izboru. Samo će umetnuti svoje podatke, odrediti primatelja i pošiljatelja - a paket je spreman. Popratno pismo s dokumentima bez problema možete napraviti svoj vlastiti. Dobar ton je zahvalnost za suradnju u prvom stavku. Drugo, možete odrediti da je „X Organizacija Y upućuje tvrtka slijedeće dokumente” (slijedi popis), a „pitao potpisati i poslati na adresu”, „tretirati kao povjerljive”, „točno, ako je to potrebno” ... To sve ovisi o konkretnoj situaciji , ali poslovna etiketa podrazumijeva jasna i transparentna pravila igre. Vaš izvođač ne bi trebao razmišljati o tome što učiniti s primljenim novinama, bez obzira sadrže li konačne verzije ili opcije za raspravu. Sve bi trebalo napisati crno-bijelo.

Grafički dizajn

Pismo za dokumente obično je prvo ulazi u oči kolegice. Ne bi trebalo biti dugo i dugotrajno. Dovoljno je naznačiti na jednoj stranici ono što je uključeno u skup dokumenata koje primatelj zatraži s njima i za koliko dugo, kao i punu adresu pošiljatelja. Preporučljivo je osigurati da je primatelj pravilno imenovan, a da ne spominjemo činjenicu da pogreška u tako osjetljivoj stvari kao poslovni odnos može biti vrlo skupo. Neprihvatljivo je poslati dopisno pismo drugoj drugoj osobi na dokumente namijenjene drugoj. Poželjno je urediti ga na zaglavlje s potpisima i pečatima, iako je potonji zahtjev neobvezatan. Nemojte se zamarati izvođačem tako što ćete čitati duge poruke u malom ispisu. Stoga, dopisno pismo treba biti napisano što je moguće sažeto, čitljivo i točno.