Zahtjevi za arhiviranje. Osnovna pravila arhiva organizacija

Arhiv može postojati kao zasebna strukturalna podjela organizacije ili biti sastavni dio uredskog rada. Ovisi o količini postojećeg tijeka rada.

Kako ga organizirati

Izrada arhive bilo kojeg poduzeća ili organizacije zahtijeva implementaciju skupa konkretnih aktivnosti:

1. Bit će potrebno odabrati odgovarajuću skladišnu prostoriju za dokumente i ispravno opremiti.
2. Treba voditi računa o stvaranju takvih uvjeta koji bi odgovarali normativnim.
3. Potrebno je opremiti ga s tehničkog aspekta - kupiti i instalirati potrebnu opremu za arhivu.
4. Depozitar mora organizirati postupak organiziranja arhiviranja svih potrebnih dokumenata.
5. Potrebno je razviti i odobriti regulatorni okvir ove jedinice.

Provedba ovih mjera osigurava očuvanje arhivskih dokumenata i njihovo održavanje u traženom stanju.

Tko je arhivist?

A koji su zahtjevi za one zaposlenike koji će biti uključeni u organiziranje arhiva i daljnje pohranjivanje dokumenata? Može li se položaj njihovog skrbnika i, na primjer, činovnika ili činovnika kombinirati?

Arhivar je specijalist čiji zadaci su organizirati arhivske aktivnosti. Radi sigurnosti dokumenata koji su mu povjereni, on je u potpunosti odgovoran. Njegov je posao nemoguć, bez određene nastave ili čak (ako je potrebno) staž u uspostavi Državnog arhiva.

Njegove se funkcije mogu prenijeti na drugog zaposlenika, što je dio radnog vremena. U pravilu, dužnosti arhivista dodjeljuju se pojedinom zaposleniku u slučaju da je količina pohranjenih dokumenata dovoljno velika. U velikim organizacijama tablica za osoblje osigurava poseban post za tu svrhu. U istom slučaju, obično se daje službena izjava koja ukazuje na vrstu posla koji je dodijeljen arhivistu, kao i za njegove dužnosti i prava.

Glavna stvar je red

Arhivi organizacije preneseni su prema posebno oblikovanom rasporedu. Njegova kompilacija bi trebala biti usklađena s glavama svake od strukturnih odjela, koja će prenositi dokumente, a također i odobriti arhivista. Od radnih dokumenata u arhivu ne samo da su pohranjene, ali i povremeno koristi, odrediti pravila njihovog izdavanja (ako je primjenjivo) podnijeli zahtjeve u organizaciji, kao i vanjskim dionicima.

Izdavanje dokumenata mora biti navedeno u određenim knjigama za registraciju. Za obradu procesa postoje zahtjevi - nalozi, akti za prijenos predmeta za postupak privremene uporabe vanjskim organizacijama (među ostalima, oni mogu uključivati ​​tužiteljstvo i sud). Dokumenti se izdaju do jednog mjeseca svojim zaposlenicima i do tri mjeseca predstavnicima vanjskih struktura.

Osnovna pravila arhiva organizacija

Arhiva djeluje, kao i svaka strukturna podjela, na temelju posebne uredbe koju odobrava uprava. Njegovi zaposlenici se u svom radu pridržavaju svojih opisa posla. Propisi doneseni u poduzeću utvrđuju osnovna pravila za rad arhiva organizacija (status, funkcionalnost, mjerenje prava i odgovornosti, te sastav potrebne dokumentacije). Njezini glavni zadaci uključuju:

1. Dovršite arhivu dokumenata čiji je sastav naveden u posebnom odjeljku ove Uredbe.
2. Vodite evidenciju o materijalima i osigurajte njihovu sigurnost.
3. Razviti znanstvenu i referentnu opremu dostupnim dokumentima.
4. Dopustite provesti postupak korištenja materijala pohranjenog u arhivi.

Ako organizacija ima dokumente koji se mogu odnositi na Arhivski fond Ruske federacije, onda ih priprema i prenosi ih za stalnu pohranu u državni spremi jedan je od vanjskih zadataka ove strukturalne jedinice.

Njegova funkcionalnost

Funkcije arhive slijede sustavno od zadataka koji su mu dodijeljeni. Glavni su sljedeći:

1. Održavati popise izvora vlastite akvizicije, odnosno organizacija ili strukturnih jedinica.
2. Primajte od njih u urednom obliku dokumente za pohranu.
3. Uzmite u obzir primljene materijale i osigurajte njihovu potpunu sigurnost.
4. Izradite i održavajte sustav pomoći koji se odnosi na arhivsku dokumentaciju.
5. Održavati informacijski karakter menadžmenta i svih strukturnih podjela svoje organizacije.
6. Organizirajte izdavanje i korištenje dokumentacije u skladu s zahtjevima pojedinaca i trećih strana, da se uzme u obzir i analizira proces ove uporabe.
7. Pripremite izjave i službene odgovore na zahtjeve građana društvene i pravne naravi.
8. Provesti aktivnosti na ispitivanju vrijednosti dokumenta, organizirati prijenos postupaka s ciljem trajnog čuvanja u općinskom ili državnom arhivu (u slučaju kada organizacija je jedna od gore navedenih izvora stjecanja arhiva).
9. Provjeriti točnost registracije i formiranje arhivskih predmeta u izvorima nabave - kako u svojim strukturnim jedinicama tako iu drugim organizacijama.
10. Organizirajte rad na vođenju poslovne nomenklature poduzeća.
11. Pružiti praktičnu i metodičku pomoć u radu s dokumentacijom svakoj strukturnoj jedinici.
12. Sudjelujte u procesu razvoja arhiva i podrške za upravljanje dokumentima.
13. Sudjelovati u događajima koji se održavaju radi poboljšanja vještina arhivskih djelatnika i zaposlenika u postovima vezanim uz dokumentaciju podrške menadžmentu.

Gdje ga staviti

Sada razmotrimo koji su zahtjevi za arhiviranje. Najvažnije od onoga što treba uzeti u obzir, - na mjestu ga u svakom slučaju nisu dozvoljeni u zgradama starim karakter zgrade drvenih objekata, što može biti sirovo, ne samo da je glavna soba, ali tavanima sa podrumima, kao i na zgradama, s grijanjem.

Ukoliko je cjelina prilagođena skladištenju papirnatih dokumenata, izolirana soba nužno je rezervirana za arhivu.

Ako vaša organizacija planira stvoriti vlastitu arhivu u skoroj budućnosti, možete vidjeti ispod popisa zahtjeva koji se moraju uzeti u obzir u postupku pripreme. Dakle, koji su osnovni zahtjevi za arhiviranje, čiji je zadatak pažljivo i pouzdano pohraniti svu potrebnu dokumentaciju?

Popis onoga što mora biti dostupno

1. Arhiva.
2. Prostorije namijenjene za primanje dokumenata, njihovo privremeno skladištenje, kao i aklimatizacija.
3. Soba u kojoj će se koristiti dokumenti.
4. Radna soba (ili soba) za zaposlenike.

Kada mjesto nije dovoljno ...

U slučaju da područje arhive ne dopušta raspodjelu nekoliko prostorija, jedan prostor trebao bi biti podijeljen na zone odijeljene odjeljcima. Glavni uvjet, koji se mora strogo pridržavati u ovom slučaju - izolirani međusobno mjesta skladištenja dokumenata i rad s njima.

Zasebna zgrada ili zgrada koja je posebno izgrađena i prilagođena kao skladište dokumenata, koja se koristi kao arhiva, mora se ukloniti iz objekata koji su opasni po pitanju mogućnosti požara. Primjeri ovih su parkirališta, benzinske crpke ili garaže. U neposrednoj blizini zgrade ili mjesta arhive ne smije postojati nikakav objekt koji služi kao izvor onečišćenja zraka.

Idealno, arhivi uvijek trebaju biti smješteni u zasebnoj zgradi, namijenjenoj samo za ovu zgradu, izgrađenu u skladu sa svim potrebnim pravilima i propisima. No, nažalost, stvarnost diktira svoje uvjete, au većini organizacija dokumenti se pohranjuju u već postojeće prostorije, pretvaraju se i prilagođavaju u te svrhe.

Što kažu pravila

Upoznajmo se s regulatornim zahtjevima za zgrade i prostorije arhive. Oni su kako slijedi:

1. Zgrada, gdje bi se trebala nalaziti buduća skladišta, mora se smatrati administrativnim. Strogo je zabranjeno stavljati arhivu gdje ima ugostiteljske usluge, skladišta hrane, prodavaonice iz kategorije zapaljivih tvari i agresivan, kao i relevantne kemijske tehnologije primijenjene.
2. Nije moguće smjestiti u neprikladenu sobu gdje se ne poštuju sanitarni i higijenski zahtjevi. Nedopustivost ruševne zgrade arhive već je gore spomenuta.
3. Posebno je važno poštivati ​​zahtjeve za postavljanje požara u arhivu. Njegova sigurnost za moguće požare jedan je od najosnovnijih uvjeta za pouzdanu pohranu dokumentacije. U siječnju 2009. Ministarstvo kulture Rusije, svojim redom br. 3, odobrilo je brojne regulatorne zahtjeve utvrđene u posebnim pravilima o zaštiti od požara Državnog i općinskog arhiva Ruske Federacije. Prilikom spremanja dokumenta, ova pravila moraju se strogo pridržavati.
4. Izgradnja zgrade mora osigurati da se ne može poplaviti. Soba mora imati rezervni izlaz. Ni u kojem se slučaju ne može proći kroz prtljažni cjevovod (vodovod ili plin).

Može li se arhivirati u podrumu?

Preporučljivo je ne staviti arhivsku pohranu u sobu u podrumu, na gornjim katovima, ili ponovno opremiti prostor za potpalu kao takav.

U slučaju akutne nužde, mogu postojati iznimke od ovog pravila. Prihvaćaju se kad je podrum suh i dobro grijani, opremljen umjetnom ventilacijom, sposoban za dva do tri puta razmjenu zraka u roku od jednog sata. Arhiva na gornjim katovima ili u potkrovlju moguće je samo ako je osiguran odgovarajući režim temperature i vlage.

Vrlo je važno postaviti arhivu u odnosu na uređaj za ožičenje. Mora biti zatvoren tip s hermetičkim utičnim utičnicama. Žice prijenosne električne opreme se isporučuju s gumenom izolacijom. Ne možete imati skladište općih ili poda prekidača u prostorijama.

Nepropusni i neagresivni materijali odabrani su kao građevni materijali za doradu arhivskih trgovina. Sustav gašenja požara treba osoblje neutralno, sigurno za dokumente. Nije dopušteno koristiti vatru u skladištu, uključivanje uređaja za grijanje ili postavljanje stranih predmeta.

Sažimo rezultate

Nakon donošenja odabranog područja u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima za arhiviranje, donosi se konačna odluka o tome je li prikladna ili neprikladna za upotrebu. Moguće je donijeti takvu odluku nakon provjere sa sanitarnim i epidemiološkim pregledom i nadzorom državne vatre. Arhiv se može postaviti tamo gdje se planira, tek nakon postupka donošenja detaljnog ispitivanja.

Njegova je svrha - pojasniti požara sobu i odrediti odgovarajuću razinu, kako bi provjerio značajne strukturne izdržljivost, osigurati snagu preklapanja između katova u izračun mogućeg opterećenja (oprema za arhive i težine pohranjenih dokumenata), dostupnosti i trenutno stanje sustava ventilacije i grijanja.

U reviziji su uključeni predstavnici organizacije (obično djelatnici budućeg arhiva), a zaposlenici svih relevantnih usluga - .. zgrada, požara, sigurnosti i sl Rezultati ispita ogledaju u izradi završnog čina.