EDI sustav je elektronički sustav za upravljanje dokumentima. Opis, upute i reference

EDI (Electronic Data Interchange) na engleskom znači "elektronska razmjena podataka". Prije nego što se ova shema pojavila, trgovinski odnosi imaju dug put razvoja. Svaka tvrtka koja se odlučila pridružiti takvom obliku prosljeđivanja dokumentacije može surađivati ​​sa svim članovima sustava. Za takav je postupak potreban instalacija EDI-pristupnika u poduzeću.

Koja je svrha ovog oblika komunikacije?

EDI sustav je u stanju razmjenjivati ​​podatke komercijalne prirode (narudžbe, isporuke, prijenos novca, itd.). To olakšava brzu suradnju između poduzeća u području trgovinskih odnosa. Elektronička razmjena podataka odnosi se na inovativne tehnologije.

Prednosti EDI

EDI sustav naručivanja ima nekoliko prednosti:

• Sve se radnje izvode na automatskoj razini, bez kašnjenja i pogrešaka, za razliku od ručnog unošenja dokumenata.
• Korištenje automatiziranih postupaka povećava brzinu i točnost prikupljanja potrebnih podataka te omogućuje tvrtkama da se usredotoče na glavne probleme, a ne na odgodu rada na papiru.
• Svaka trgovina, dobavljač ili logistička tvrtka obavlja samo jednu vezu. Tako je osigurana neograničena prilika za komunikaciju s minimalnim troškovima sa svim sudionicima. Istodobno se ne uzimaju u obzir njihovi računovodstveni sustavi, promet dokumenata i kvalifikacija osoba.
• EDI sustav može riješiti kontroverzne situacije u kojima jedan partner tvrdi da je narudžba poslana, a drugi - da je nije primio. Ta je situacija česta. U tom slučaju sustav bilježi sve operacije i može pružiti detaljne informacije o nekoj radnji s dokumentacijom. To pridonosi brzom rješavanju sukoba.

Što jamči autentičnost dokumentacije?

EDI je elektronički sustav razmjene podataka. U Europi, njegov softver jamči autentičnost sve dokumentacije koja prolazi kroz njega. Krivotvorine su nemoguće. Ako je porezna služba zainteresirana za pojedinosti pojedinih izvješća, uključujući i pokazatelj PDV-a, tada se svi podaci mogu izdvojiti iz elektroničke arhive sustava. Pravo na obavljanje transakcija s dokumentima u elektronskom obliku, a ne u papirnatom obliku, utvrđeno je na zakonodavnoj razini.

Primjer izračuna učinkovitosti korištenja EDI

Kakva je razina učinkovitosti EDI sustava? Primjeri proračuna služe kao vizualna potvrda.

Lako je pojasniti broj različitih sporazuma o razmjeni koji sudionici zaključuju u konkretnom slučaju:

• Za šest sudionika koristi se sljedeći izračun: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Za 100 suradnika, izračun je: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Kako se broj sudionika povećava, rast lik se povećava eksponencijalno.

Broj korisnika jednak je broju razmjene, svaki partner djeluje u skladu s jedinstvenim pravilima i povezuje se s zajedničkom platformom. U ovom slučaju, način povezivanja drugih pružatelja ne zanima ga uopće. EDI usluga za sve je odgovoran za sebe zbog određene standardizacije poruka.

Nastavimo analizu ekonomske učinkovitosti. Za osnovu ćemo preuzeti trgovinsku mrežu slanja 4000 narudžbi mjesečno. Ručna obrada narudžbi odvija se za pola sata. Elektronički EDI sustav to može učiniti za pet minuta. Ako trgovinska organizacija ima nekoliko tisuća dobavljača, onda čak pola sata štednje na svakom partneru daje značajan rezultat.

Što korisnici misle o uređaju kao što je EDI sustav? Hvaljena su mišljenja elektroničkih dokumenata. Korisnici tvrde da je rad sheme jasan i neprekinut. Bez takvog sustava teško je voditi poslovanje u modernom poslovnom svijetu, gdje je svaka minuta skupo.

EDI Davatelji usluga u Rusiji

Na primjer, komercijalni oblik sustava u našoj zemlji moguć je zbog postojećeg lokaliziranog standarda razmjene informacija elektroničku razinu EANCOM. Postoji i globalna lokalna informacijska struktura i davatelji usluga koji poduzimaju provedbu svih projekata za razmjenu elektronskih dokumenata.

U 2004. godini, ECR-Rus Tehnološki odbor održao je natječaj, što je rezultiralo odabirom tvrtki koje su primile pravo pružanja elektroničkih usluga razmjene dokumenata. Odbor namjerava kontinuirano povećati broj pružatelja usluga. Glavni kriterij u izboru je tehnološka mobilnost u EDI servisu, kao i cijena usluga koje se pružaju korisnicima.

Glavni zadatak ECR-Rus je primjena tehnologija EDI sustava ne samo u sferi srednjih i malih poduzeća.

Odbor zaključuje sporazum sa svim davateljima usluga, što daje priliku kontrolirati i podupirati osnovne standarde kvalitete koje je utvrdio ECR-Rus.

Obaveze pružatelja usluga

Pružatelji EDI sustava trebaju izdvojiti vlastitu IT strukturu i omogućiti korisniku pristup centru za obradu koji ima visoku razinu izvedbe i pouzdanosti. Usluge sustava trebaju biti dostupne tijekom cijele godine iu bilo koje doba dana.

Za razliku od IT strukturu većine tvrtki, centar za obradu osigurati neprekidno napajanje sa strujom, slojevitu zaštitu od hakiranja, jamči sigurnost podataka za bilo kakve kvarove. Vrijeme za koje se dokument šalje s jedne točke u drugu ne smije biti duži od 10 minuta.

Davatelj usluga je odgovoran za brzinu usluge, jamči prosljeđivanje poruka i provjera pogrešaka u njima. U tom slučaju, davatelji usluga komuniciraju putem Interneta, a izravni kontakti između korisnika pružaju se putem mreže s dodatnom funkcijom (VAN).

Razlika između domaćeg modela korištenja sustava iz europskog

EDI je elektronički sustav razmjene podataka. Kako ova shema funkcionira u Rusiji? Korištenje EDI-ja u našoj zemlji temeljno se razlikuje od europskog i američkog modela. U tim zemljama obrazac se pojavio 70-ih godina prošlog stoljeća, a ovdje je uveden 20 godina kasnije. Stoga pružatelji usluga nude različite sustave povezivanja, koji ovise o razini IT-a u tvrtki, količini poslanih dokumenata i komunikacijskih alata. To omogućuje svakoj tvrtki da riješi svoje probleme na najbolji način. Trebali biste integrirati računovodstveni sustav i postati vlasnik web sučelja koji će osigurati razmjenu dokumentacije s poslovnim partnerima.

Različiti zadaci i metode za njihovo rješavanje podrazumijevaju različite razine povezivanja i održavanja. Pružatelji usluga u našoj zemlji služe i velikim tvrtkama i malim partnerima - dobavljačima i kupcima.

U početku, neke tvrtke s većim prometom, tako da zainteresirani za suradnju s EDI usluga, kako bi mu ponuditi platnog prometa svojih ugovornih strana na svoj trošak, ili uvesti nisku mjesečnu naknadu za korištenje mreže.

Osnovni zahtjevi za pružatelje usluga

Kupac postavlja svoje zahtjeve u pisanom ugovoru. Označava trajanje usluge, podrška, odgovor na zahtjev klijenta i uklanjanje neuspjeha. Ostale važne točke također su fiksne.

Tipično, pružatelji usluga nude različite sheme za povezivanje s sustavom, kao i različite tarife koje ovise o razini mrežnih usluga.

Zahtjevi klijenta mogu biti mnogo širi od osnovnih odredbi koje je uspostavio ECR-Rus.

Na primjer, za velike tvrtke, potrebni su jamstva za obradu i isporuku poruka, koji se ne broje u minutama, već u sekundama. Pretpostavlja se da će jedna poruka biti poslana najviše 10-20 sekundi.

Glavni zahtjevi za usluge pružatelja usluga su:

• podrška za sve vrste prijenosa;
• niski ukupni trošak vlasništva;
• sigurnost veze;
• interoperabilnost s partnerima;
• jednostavnost instalacije i konfiguracije;
• revizija dokumenata koji prosljeđuju putem mreže;
• Prijevod dokumenta iz jednog formata u drugi;
• brza veza poslovnih partnera;
• lokalizacija i razvoj EDI softvera;
• usluge savjetovanja, osposobljavanje i razvoj rješenja u sustavu;
• tehnička podrška korisnika.

Stupanj rizika pri korištenju sustava

Čak i uz pouzdan EDI davatelj usluga, moguće su neke interne promjene. Na primjer, mnoge ruske tvrtke koriste internu šifru bez pribjegavanja GLN kodu.

Prije korištenja EDI-ja, morate dobiti ove kodove i unijeti ih u sustav. Rizik implementacije EDI-a ovisi o razini IT-a. S otpadnim automatizacijom, prijetnja će doći zbog nedostatka normalnog računovodstvenog sustava.

Rizici trgovaca velikih tvrtki povezani su s lošim razvojem EDI tržišta. Kočnica razvoja je zakonodavstvo, usprkos činjenici da je usvojen Zakon o elektroničkom potpisu. Tvrtke koje posluju u Rusiji dužne su arhivirati sve dokumente izdane na papiru. Partneri iz regije boje se elektroničkog oblika poslovanja i odbacuju ih, a ne šalju se trgovcu.

Trošak EDI-ja

Što se tiče troškova, EDI sustav ne može biti skup za korisnike jer je dizajniran za optimizaciju troškova logistike. Međutim, za male tvrtke, takva tehnologija može izgledati nezamislivo, ako se ne naviknu na suradnju s IT-om, njihovo poslovanje nije drukčije. Malo je vjerojatno da će takve tvrtke primiti novčane pogodnosti pri korištenju elektroničkih sustava razmjene dokumenata.

Što je uključeno u infrastrukturu?

Infrastruktura uključuje dial-up, kabelske linije, mreže. Internet u razvoju elektronske sfere ponudio je niz otvorenih mreža (BITNET, itd.) I unutar specijaliziranih mreža (EDI-Express General Electric, IBM mreža razmjene informacija). Okosnicu mreža bile su široko rasprostranjene, što se razlikovalo brzinom.

Shema prijenosa

Prijevoz je putem e-maila, Telnet i HTTP. Drugi uobičajeni protokoli su SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima EDI može pružiti transakcije bez korištenja zajedničkih protokola. U europskim zemljama, izravan način spajanja čelika VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) i EDIINT (EDI preko Interneta), kao i mreže s dodatnim VAN (Value-Added Networks) uslugama.

Stvorena su i dva standarda: AS1, koji omogućuje prijenos EDI dokumenata putem protokola SMTP (e-mail), standard AS2, koji služi za prijenos preko HTTP-a.

Osnovna načela korištenja EDI sustava na Internetu putem AS1 i AS2 standarda:

• tajnovitost informacija od neovlaštenih osoba - mogućnost upoznavanja dokumenata samo od pošiljatelja i primatelja;
• autentifikaciju - provjera autentičnosti provjere elektroničkog potpisa;
• autentičnost dokumenta - nemogućnost promjene sadržaja bez sudjelovanja primatelja;
• pouzdana obavijest - nemogućnost odbijanja primljene poruke.

Osnove XML-a

Brzi razvoj Interneta uključivao je sve veći broj korisnika u mreži. Povećali su se zahtjevi za razmjenom dokumentacije putem interneta. HTML protokol je prestao zadovoljiti zahtjeve mnogih sudionika.

Kako se sustav reformirao? XML EDI je početkom 1998. godine odobrila međunarodna organizacija W3C kao nova specifikacija.

XML (Extensible Markup Language) postao je temelj za stvaranje novih jezika. Postoje i mnogi web poslužitelji koji koriste XML tehnologiju za organiziranje informacija pohranjenih na njima.

Putem XML-a možete opisati cijelu klasu podatkovnih objekata koji su imenovani dokumentima orijentiranim na određeno područje. Sustav omogućuje utvrđivanje je li dopušteno unos oznaka i njihovih atributa.

XML je pružio priliku za privlačenje klijenata srednje i male tvrtke na elektroničko tržište. Postojeći sustavi u suvremenom svijetu EDI su skupe (od 10 000 do 100 000 tisuća dolara). Mnoge male tvrtke koje jednostavno ne mogu priuštiti.

Prezentacija i standardi

Ova razina uključuje definiranje strukture podataka kroz sintaksu i semantiku. Važan je problem stvaranje standarda za strukturiranje podataka pomoću poznatih ANSI X.12 standarda koji se koriste u SAD-u, UNECE EDIFACT, koji se primjenjuju u Europi i Aziji.