Zapisnik osoblja i evidencija osoblja u malom poduzeću

U pravilu je neracionalno stvoriti posebnu uslugu osoblja u malom poduzeću. Budući da je količina posla s osobljem u malim poduzećima obično mala, osobna dokumentacija se dodjeljuje jednom od zaposlenika, najčešće tajnikom ili računovođom. A ovo je logično, stvarajući posebnu stopu u ovom slučaju jednostavno nije ekonomski isplativo.

Posebnosti malog gospodarstva su takva da kadrovska evidencija može se svesti na minimalne dopustive količine, što odgovara sposobnostima i potrebama malih tvrtki, čime se samo najpotrebnije funkcije. Treba napomenuti da je osoblje rade u manjim organizacijama provodi uglavnom po potrebi, a ne kontinuirano, a svodi se na odabir i zapošljavanje, otpuštanje osoblja, upravljanje plaća i kontrole nad radne discipline, prioritetima praznika. Ipak, kadrovska politika ne gubi ključnu ulogu u stvaranju profesionalnog i kohezivnog tima.

Unatoč nedostatku specijaliziranog odjela za ljudske resurse u malom poduzeću, nemoguće je zanemariti organizaciju upravljanja kadrovima. Dokumentacija osoblja, iako u smanjenom iznosu, treba provesti u skladu s utvrđenim pravilima i postojećim zakonodavstvom, a nužnost za to ne bi trebalo podcijeniti.

Pravno ispravna i racionalna organizacija uredskog rada pruža optimizaciju cirkulacije dokumenata i smanjenje količine dokumentacije, povećava učinkovitost osobnog rada. Upravljanje osobnim zapisima odnosi se na radne odnose. Čak je i minimalni popis dokumenata potrebnih za provođenje u malom poduzeću prilično velik. To su glavni dokumenti:

• narudžbe i nalozi za zapošljavanje;

• Osoblje;

• ugovori o radu;

• osobne iskaznice;

• narudžbe za blagdane;

Raspored praznika;

• narudžbe za prijenos na drugi posao, kombinirajući postove;

• otkazni nalozi;

• vremenski listovi;

• interni propisi i radna disciplina;

• odredbe za zaštitu osobnih podataka;

• radne knjige i knjigu njihove prijave;

• dokumentaciju o zaštiti radne snage.

Bilo koja osobna dokumentacija s ovog popisa ima pravnu i često komercijalnu vrijednost koja potvrđuje važnost upravljanja i potrebu za pravilnom registracijom. Ovi dokumenti potvrđuju prava i obveze poslodavca i zaposlenika, te, ako je potrebno, postaju važni dokazi u spornim situacijama.

Dokumentiranje radnih odnosa osigurava mirovinska, socijalna i druga jamstva koja se pružaju zaposlenicima ruskim zakonima. Osoblje dokumentacija služi kao osnova za izračun plaće, naknade, bonuse, kako bi se utvrdilo osiguranja i staža obračunskoj mirovine, tako značajnu i nezamjenjivu odgovoran pristup dizajnu originalnih izvora. Neodgovoran stav prema upravljanju dokumentima može nepovoljno utjecati na dobrobit poduzeća i njegovih zaposlenika.

Nažalost, nedostatak menadžera profesionalnih kadrova u malim poduzećima često dovodi do slabe kvalitete upravljanja kadrovima, a time i kršenja radno zakonodavstvo.

Da bi se pomoglo u uklanjanju takvih kršenja prije nego što ih identificira radna ili porezna inspekcija ili predstavnici fonda socijalnog osiguranja, može se provesti reviziju. Revizija osobne dokumentacije daje niz radnji za provjeru ispravnosti izvršenja dokumenata i ispravnosti vođenja evidencije. Revizorima će dobiti stručnu procjenu rizika u slučaju otkrivenih kršenja i preporuke za optimiziranje HR evidencije kako bi se uklonili.

Optimiziranje ljudskih resursa dokumenti mogu biti ne samo kako bi se izbjeglo kazne od strane nadzornih tijela, ali i poboljšati osoblje koje se brine, kako bi se osigurala transparentnost radnih odnosa i zaštite svojih radničkih prava.