Elektronički sustav za upravljanje dokumentima (EDS): što je to, značajke i preporuke

Prije nekoliko godina, sustavi upravljanja elektroničkim dokumentima govorili su o svijetlu budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i državnim poduzećima. Ali najvažnija stvar je da potražnja stalno raste na SED-u. Kakav je sustav upravljanja elektroničkim dokumentima i kako funkcionira, razmislimo o primjeru sustava koji djeluju u Ruskoj Federaciji.

preduvjeti

Da bismo bolje razumjeli kako funkcionira EDS program, potrebno je razmotriti osnovne pojmove i zadatke. Ključni čimbenici su čimbenici koji određuju izbor određenog sustava.

Ako organizacija može funkcionirati u uvjetima neformalnog upravljanja, tada nema potrebe za cirkulacijom dokumenata. S pojavom poslovnih procesa, postoji potreba za upravljanjem mehanizmom kroz urednu dokumentaciju. Ako se pravovremeno ne bavite vrijednosnim papirima, početi će se akumulirati i izgubiti.

Kao alternativa papirnatim nosačima koristi se posebna shema za pohranu datoteka na poslužitelju. Ali to također ne traje dugo. Uz rast volumena tvrtke, potreba za pohranjivanjem i sinkronizacijom podataka povećava se.

Postoji dilema: hoćete li koristiti stare prijenosnike podataka ili SED za pohranu podataka. Ono što je važno je elektronički sustav? Povećajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinak

Učinkovitost se može povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultat. Dokumenti ERMS-a mogu istodobno postići dva cilja. To jest, uvođenje sustava omogućuje organizaciji da troši manje, ali da zaradi više.

Smanjenje troškova provodi se smanjenjem troškova papira, neproduktivnim vremenom, ubrzavanjem razmjene informacija, promjenom korporativne kulture.

Da biste procijenili učinkovitost EDS programa, morate izračunati vrijeme provedeno na obrađivanju papirnih dokumenata. Prema procjenama konzultantskih tvrtki, takve operacije zauzimaju 20% radnog vremena. U sustavu ruske birokracije to traje još više - 60% vremena. Implementacija ERMS-a smanjuje troškove za najmanje 10 puta.

Rad u uredu i cirkulaciju dokumenata

Ova dva pojma međusobno su povezana. Uredski rad - to je izraz koji označava formalni skup pravila za rad s dokumentima. Neki ERMS sustavi mogu se prilagoditi za uredski rad, ali postoje i sustavi na temelju kojih se uredski rad već formira.

Dokument je jedinica pohrane podataka u ERMS-u. Kruženje dokumenata formira se iz različitih izvora: drugih sustava, aplikacija, e-maila, ali prije svega iz skeniranih papirnih nosača. Stoga su skeneri i ostala oprema sastavni dio SED-a. Sustav pohranjuje sve dokumente, čuva njihovu povijest, pruža pokret za organizaciju i obavlja poslovne procese s njima.

U takvoj bazi postoji odluka, uputa i redoslijed SED-a. Kroz njih i kojima upravlja organizacija. Svaki dokument se isporučuje s "certifikatom". Skup polja u obliku ovisi o vrsti dokumenta. U sustavu se podaci pohranjuju kao baza podataka svakog polja takve kartice.

Funkcije i zadaci SED-a

Program tijeka rada osmišljen je za rješavanje takvih problema:

• sustavizacija rada s dokumentima.
• stvaranje dokumenata po predlošcima, njihovo registriranje pohrane;
• automatizacija računovodstva;
• klasifikacija dokumenata.

Razmotrimo detalje o funkcijama ERMS-a. Program tijeka rada koristi se za:

• stvaranje kartica.
• tekst dokumenta;
• spremanje podataka u pdf ili ms word formatu;
• upravljanje korisničkim pristupnim pravima;
• stvaranje ruta;
• kontrola kretanja dokumenata;
• distribucija obavijesti, podsjetnici;
• održavanje časopisa, referentnih knjiga, klasifikatora;
• oblikovanje uputa;
• pretraživanje i potpisivanje dokumenata;
• formiranje izvješća.

Sustavne funkcije uključuju:

• daljinski rad s dokumentima;
• korištenje DBMS za pohranu podataka;
• istovremeni rad s SED-om;
• sigurnost putem potvrda, crtičnih kodova i personalizacija.

Prednosti i nedostaci

Prijelaz na EDS ima više prednosti nego nedostatke. Međutim, pogrešno organizirani projekt može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi implementacije ERM-a trebali bi biti ostvarivi. Prednosti uključuju:

• centralizirano strukturirano pohranjivanje informacija;
• isti pristup formiranju i obradi dokumenata;
• korištenje predložaka;
• traži;
• pristup reviziji.

Nedostaci uključuju visoke početne troškove i skrupulozan rad na obuci korisnika.

Postupci obrade dokumenata

U EDS-u, elektronički tijek rada prolazi kroz nekoliko faza, tijekom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši i ručno i automatski. U drugom slučaju, navedete:

• uvjeti prijelaza između faza;
• odvajanje rute;
• ciklusi obrade;
• pokretanje podprocesa, vremena, postupaka obrade;
• definirane su korisničke uloge.

Vrste tretmana:

• Stvorite dokument.
• Uređivanje.
• Preimenovanje.
• Premještanje.
• Spremanje.
• Indeksiranje.
• Brisanje.

Troškovi za EDS

Knjiženje dokumenata ne može funkcionirati u potpunosti bez licence, poslužitelja, potpunog ugađanja i obuke svih korisnika. Svaki od tih elemenata zahtijeva mnogo novca. Osim toga, ne bismo trebali zaboraviti na integraciju SED-a s drugim sustavima, ažuriranju baza podataka i softvera, savjetovanjem tehničke podrške i ostalim troškovima podrške.

Uvođenje SED-a

Provedba projekta može potrajati nekoliko mjeseci. Proces ovisi o broju dokumentacijskih procesa, io financijskim, organizacijskim i resursnim mogućnostima. Provedba se provodi prema sljedećem algoritmu:

• stvaranje radne skupine, definicija vođe;
• definiranje ciljeva i ciljeva;
• provjeravanje postojećih procesa dokumentacije;
• razvoj tehničkih specifikacija;
• izbor SED-a;
• zaključivanje ugovora za provedbu EDS-a;
• razvoj i odobravanje radnih propisa;
• provjera početnog punjenja direktorija;
• preliminarni EDS test;
• obuka osoblja;
• provjera provedbe SED-a;
• analiza rezultata ispitivanja;
• ispravljanje pogrešaka;
• punu provedbu SED-a.

Pogreške implementacije

Posebna pozornost treba posvetiti onim procesima u kojima je potreban papirni dokument. Glavna je pogreška dupliciranje papirnatih dokumenata elektronskim dokumentom. To komplicira rad i uzrokuje negativan stav prema automatizaciji. Nitko ne plaća dvostruki posao. Potrebno je izgraditi procese automatizacije bez dupliciranja. Druga pogreška je nespremnost osoblja. Češće nego ne, novi procesi se percipiraju kao neprijateljski. Stoga, moramo objasniti zaposlenicima zašto je uvedena sed, pa su namjerno išli u procesu treninga.

Tehnologije pohrane dokumenata

U EDS-u, elektronički tijek rada sastoji se od atributa na temelju kojih se provode pretraživanje, klasifikacija, grupiranje i izvješćivanje. Ponekad se dokument kreira iz predloška, ​​ponekad prijenosom podataka iz baze podataka. Atributi se pohranjuju u tablicama. Sama datoteka se stavlja u mapu za pohranu, podatke iz njega u DBMS direktorij. Pristup podacima dobiva samo korisnici ERMS sustava.

Što je skeniranje streama?

Proces obrade dokumenata s naknadnim postavljanjem njihovih uzoraka u arhivu vrši se pomoću skenera. U postupku skeniranja moguće je automatski stvoriti crtični kod na dokumentu i registrirati ga u bazi podataka, a zatim ga usmjeriti na navedenu rutu.

Optičko prepoznavanje teksta

Ovaj sustav upravljanja elektroničkim dokumentima SED pretvara elektroničku sliku dokumenta u foto ili JPEG formatu u tekstualni format. Istodobno se posebni softver koristi kao samostalna aplikacija ili integrirana ESCOM.BPM u ERMS. Što je ESCOM.BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata, upisivanjem različitih fontova. Valja napomenuti, međutim, da samostalni programi imaju više mogućnosti i čak prepoznaju rukopisni tekst.

Bar kodiranje

Ova tehnologija pruža niz postupaka za izradu i crtanje grafičkog crtičnog koda na dokumentu. Jedinstveni barkod nastaje putem poslužitelja sustava. Ona također omogućuje prepoznavanje dokumenta, brzu pretragu u bazi podataka i distribuciju u mjestima skladištenja. Prilikom prijave dokumenta na naljepnici se ispisuje crtični kôd koji odgovara ID-u elektroničke kartice. Zalijepljen je na papirnatu verziju dokumenta.

EDS

Digitalni potpis omogućuje vam da dokument bude ispravan i da podaci nisu isti. Potpisivanje se obavlja uz pomoć davatelja kriptiranja i ključa softvera. Potonji je datoteka u posebnom formatu, koja se regenerira u centru za izdavanje dozvole. Da biste osigurali sigurnost informacija, pohranite certifikat na pametnu ili I-Token tipku. Zaštićeni su PIN-om. Ako je PIN nekoliko puta netočno unesen, potvrda će automatski biti blokirana.

Potpuni tekst i atribut pretraživanja

Traženje atributa provodi se putem posebnog obrasca na nekoliko vrijednosti iz polja kartica. Na primjer, kriterij "Suradnik" omogućuje traženje podataka u polju "Primatelj" ili "Pošiljatelj". U tom slučaju sustav uspoređuje unesene kriterije s podacima na karticama i ubacuje u rezultat one karte za koje su utakmice prošle. Pretraživanje se provodi uzimajući u obzir točnu ili djelomičnu slučajnost.

Pretraživanje u punom tekstu provodi se prema podacima u samom dokumentu, uključujući oblike riječi putem ugrađenih DBMS alata, kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za punu pretragu, datoteke se moraju unijeti u bazu podataka u formatu dokumenta (doc), tablicama (xls), prezentacijama, porukama.