Administrativno osoblje je nužna veza u poslovnom lancu

Do sada neki poslovni ljudi smatraju da je administrativno osoblje gubitak sredstava i suvišne birokracije. Međutim, takva izjava vrijedi samo za male tvrtke, gdje menadžer preuzima sve odgovornosti. Zapravo, administrativno osoblje je važna veza u poslovnom lancu. On je taj koji organizira rad poduzeća, odgovoran je za komunikaciju s vanjskim svijetom, za pravovremenu provedbu ugovora, narudžbe i nadzire primitak plaćanja.

Čak i odsutnost za jednog dnevni tajnik, voditelj ureda, osobni asistent pokazuje koliko je potrebno u poslovnom administrativnom osoblju. Položaji koje smo gore imenovali glavni su poslovi ove vrste. Međutim, oni nisu ograničeni na ove vrste aktivnosti. Tko pripada administrativnom osoblju zajedno s tajnikom? Zaposlenik, zaposlenik pozivnog centra, voditelj ureda, osobni asistent, tajnik-prevoditelj. Pogrešno je vjerovati, da takav posao bilo tko može slijediti nakon kratkih tečajeva. Kako bi se kvalitativno organizirala djelatnost poduzeća, potrebne su ne samo osobne kvalitete, kao što su diplomacija, objektivnost, točnost. Administrativno osoblje su ljudi koji imaju pristup vrlo važnim informacijama na kojima često ovisi funkcioniranje cijele tvrtke. Slijedom toga, jednostavno su potrebni kompetentni uredski poslovi, brzo tiskanje, preciznost, savjesnost i organizacijske vještine. Osim toga, potrebno je i posebna znanja. Idealno, administrativno osoblje zaposlenici su s visokim obrazovanjem, a ne nužno i profil. Glavni uvjet bit će sposobnost upravljanja važnim informacijama i dokumentima.

Voditeljica ureda, osim uočljivog izgleda i načina, također treba komunicirati s posjetiteljima poduzeća, budući da će među njima biti partneri i potencijalnih kupaca. Ponekad je takav stručnjak povjeren promociji dobara ili usluga tvrtke. U svakom slučaju, on je on koji koordinira rad svih usluga i komunikaciju s upraviteljem. On je također odgovoran za održavanje radnog rasporeda, za zakazivanje sastanaka i pregovora. Osobni asistent pomaže upravitelju organiziranja poslovnih putovanja diljem zemlje i inozemstva. Poduzetnici se trude odabrati ovaj post osoba s poznavanjem stranih jezika, poslovna etiketa, pismeni i pravovremeni. U pravilu, tajnice i pomoćnici rade žene, međutim, suprotno popularnom uvjerenju, nisu mlade, ali obrazovane žene starije od 25 godina. Ali uredski menadžer može biti čovjek, sve ovisi o industriji. Dodatna prednost će biti ne samo radno iskustvo nego i profesionalno znanje iz područja upravljanja dokumentima. Iznenađujuće, ali sa svim obiljem pismenih i obrazovanih stručnjaka, mladi diplomirani visokoškolske ustanove nalaze kvalificirano administrativno osoblje - to nije lak zadatak. Uostalom, ne samo znanje o profilu je važno, nego i osobne osobine: ne-sukob, objektivnost, sposobnost da se pokoravaju i vodimo, organizacijske sposobnosti.